Změny v komunikaci prostřednictvím datové schránky a elektronickém podepisování dokumentů v praxi škol a školských zařízení

Od 1. července 2017 dojde k povinnému zřízení datových schránek těm školám a školským zařízením, které ji doposud nemají. Změny spojené s komunikací prostřednictvím datové schránky se však dotknou i škol a školských zařízení, které již datovou schránku zřízenu mají. Článek je věnován důsledkům, jež v praxi škol a školských zařízení uvedená skutečnost vyvolá, a základnímu rámci změny při elektronickém podepisování dokumentů.

 

Změny v komunikaci prostřednictvím datové schránky a elektronickém podepisování dokumentů v praxi škol a školských zařízení
PhDr. Mgr.
Monika
Puškinová,
Ph.D.,
specialistka na školskou problematiku
Jiří
Průša,
odborník na eGovernment, CZ.NIC, z. s. p. o.
Škola jako orgán veřejné moci a registr orgánů veřejné moci
V souvislosti s „nařízením eIDAS“1) došlo s účinností od 1. ledna 2017 v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, k rozšíření definice „orgánu veřejné moci“. Do uvedené kategorie nyní rovněž spadají školy a školská zařízení zapsané v rejstříku škol a školských zařízení. Ty totiž vykonávají působnost v oblasti veřejné správy (resp. v oblasti školství), což se děje zejména v případech, kdy rozhodují o právech a povinnostech uchazečů o vzdělávání, žadatelů o školské služby nebo o právech a povinnostech dětí, žáků nebo studentů (např. rozhodují o přijetí, resp. nepřijetí k předškolnímu nebo základnímu vzdělávání, rozhodují o přestupu do jiné střední školy, rozhodují o poskytování školního stravování). V těchto případech školy nebo školská zařízení rozhodují v rámci správního řízení (s výjimkou situací, kdy mohou přistoupit k tzv. faktickému úkonu).
V rámci novely zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, dochází k vytvoření registru orgánů veřejné moci, do kterého by od 1. července 2017 mělo MŠMT zapsat všechny školy a školská zařízení zapsané v rejstříku škol a školských zařízení.
Povinné zřízení a zpřístupnění datové schránky
Zařazení škol a školských zařízení do skupiny „orgánů veřejné moci“ a jejich zápis do registru orgánů veřejné moci s sebou přinese těm školám a školským zařízením, které dosud nemají datovou schránku, její povinné zřízení. Konkrétně to znamená, že Ministerstvo vnitra škole nebo školskému zařízení, kterému dosud nebyla zřízena datová schránka2), zřídí datovou schránku do 1. července 2017, a to datovou schránku orgánu veřejné moci.
Zřízení datové schránky připadá nejpozději na 1. červenec 2017, tj. na začátek hlavních prázdnin ve školním roce 2016/2017.
V této souvislosti je nutné upozornit na dvě skutečnosti:
1)
Datová schránka bude zpřístupněna
prvním přihlášením, nejpozději patnáctým dnem po dni, kdy byly řediteli školy nebo školského zařízení doručeny přístupové údaje k datové schránce.
2)
Přístupové údaje k datové schránce
budou doručovány poštou do vlastních rukou řediteli školy nebo školského zařízení; pokud uvedené přístupové údaje ředitel školy nebo školského zařízení fakticky nepřevezme, dojde k doručení tzv. fikcí doručení.
Fikce
doručení nastane v okamžiku, kdy uplyne desetidenní úložní lhůta, po kterou je zásilka s přístupovými údaji uložena na poště.
Změna typu datové schránky - datová schránka orgánu veřejné moci
Těm školám a školským zařízením, které již mají zřízenu datovou schránku, se nebude zřizovat nová datová schránka, ale Ministerstvo vnitra změní ode dne zápisu do registru orgánů veřejné moci jejich typ na datovou schránku orgánu veřejné moci. Dosud má tento typ datové schránky (tj. datovou schránku orgánu veřejné moci) pouze cca 100 z celkového počtu 9000 škol a školských zařízení.
Změna typu datové schránky nebude mít vliv na její identifikátor, který zůstane stejný. Škole nebo školskému zařízení zůstanou zachovány přístupové údaje a zprávy v datové schránce.
Doručování písemnosti do datové schránky orgánu veřejné moci
S jakými důsledky doručování písemnosti do své datové schránky musejí školy nebo školská zařízení počítat? Školy a školská zařízení se musejí zaměřit zejména na následující:
1.
Ať už bude škole nebo školskému zařízení zřízena datová schránka nově, nebo dojde pouze ke změně typu datové schránky, je nutné zdůraznit, že se bude nově jednat o datovou schránku orgánu veřejné moci. U datových schránek orgánu veřejné moci je na základě judikatury3)datová zpráva
doručena okamžikem dodání do datové schránky
. To znamená, že není podstatné, zda, resp. kdy se pověřený pracovník fakticky do datové schránky přihlásí.
Tím se doručení do datové schránky orgánu veřejné moci liší od doručení do datové schránky právnické osoby (kterou má dnes většina škol a školských zařízení). U datových schránek právnických osob se datová zpráva považuje za doručenou okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která je k tomu oprávněna, nejpozději však do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán (tzv. fikce doručení).4)
2.
Jestliže škole nebo školskému zařízení jako orgánu veřejné moci bude do datové schránky doručovat např. fyzická osoba, pak má tento úkon stejné účinky,
jako by byl učiněn písemně a byl podepsán oprávněnou osobou.
5)
Povinné doručování prostřednictvím datové schránky jiným subjektům
Výše uvedené změny přinesou také nové povinnosti škol a školských zařízení, když školy nebo školská zařízení doručují dokumenty jiným subjektům. V souladu s § 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. budou muset školy a školská zařízení povinně upřednostňovat elektronickou komunikaci prostřednictvím datové schránky před zásilkami v listinné podobě prostřednictvím „tradiční“ pošty.
§ 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.
Umožňuje-li to povaha dokumentu, orgán veřejné moci jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě
.
To znamená, že škola nebo školské zařízení jako orgán veřejné moci bude mít od 1. července 2017 (resp. od zřízení datové schránky orgánu veřejné moci) za výše uvedených podmínek povinnost doručovat do datové schránky:
-
např. krajského úřadu, MŠMT, České školní inspekce nebo zřizovatele;
-
fyzických osob (např. zletilých uchazečů o vzdělávání nebo zákonných zástupců nezletilých uchazečů o vzdělávání, zletilých studentů nebo zletilých žáků či zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků). Konkrétně to znamená, že škola nebo školské zařízení bude muset ověřit, zda určitá fyzická osoba má, nebo nemá zpřístupněnou datovou schránku.6) Pokud fyzická osoba zpřístupněnou datovou schránku má, bude mít škola nebo školské zařízení povinnost doručovat do datové schránky např. rozhodnutí o nepřijetí uchazeče k předškolnímu, základnímu vzdělávání nebo vyššímu odbornému vzdělávání. Pouze tehdy, pokud škola nebo školské zařízení zjistí, že fyzická osoba nemá zpřístupněnou datovou schránku, doručí toto rozhodnutí v listinné podobě „tradiční“ poštou do vlastních rukou.
Jak je známo, ustanovení § 183 odst. 2 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění upravuje speciální způsob doručování rozhodnutí, kterým se uchazeč přijímá ke vzdělávání (rozhodnutí, kterým se vyhovuje žádosti o přijetí ke vzdělávání).
§ 183 odst. 2 zákona č. 561/2004 Sb.
Rozhodnutí, kterým se vyhovuje žádosti o přijetí ke vzdělávání, se oznamují zveřejněním seznamu uchazečů pod přiděleným registračním číslem s výsledkem řízení u každého uchazeče. Seznam se zveřejňuje na veřejně přístupném místě ve škole a v případě základní, střední a vyšší odborné školy též způsobem umožňujícím dálkový přístup, a to alespoň na dobu 15 dnů, obsahuje datum zveřejnění a v případě středních škol též poučení o právních následcích neodevzdání zápisového lístku podle § 60g odst. 7. Zveřejněním seznamu se považují rozhodnutí, kterými se vyhovuje žádostem o přijetí ke vzdělávání, za oznámená.
Ve vztahu k uvedené speciální právní úpravě doručování MŠMT zdůrazňuje, že se použije tento speciální způsob doručování.7) Znamená to, že školy a školská zařízení nedoručují do datové schránky fyzických osob např. rozhodnutí o přijetí k předškolnímu, základnímu vzdělávání nebo rozhodnutí o přijetí ke vzdělávání ve střední škole. Do datové schránky fyzické osoby však doručují např. rozhodnutí o nepřijetí k základnímu vzdělávání nebo rozhodnutí o nepřijetí ke vzdělávání ve střední škole.
Elektronické podepisování dokumentů a spisová služba
Povinné doručování dokumentů či stanovení okamžiku, kterým je dokument doručen škole nebo školskému zařízení jako orgánu veřejné moci, nejsou jedinou změnou, která školy nebo školská zařízení postihne.
Zde uvádíme pouze základní informaci o tom, že na školy a školská zařízení dopadají pravidla stanovená zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (který je účinný od 19. září 2016). To znamená, že za podmínek stanovených tímto zákonem mají školy a školská zařízení povinnost opatřovat dokumenty tzv. kvalifikovaným elektronickým podpisem (§ 5), případně kvalifikovanou elektronickou pečetí a časovým razítkem (§ 8 až 11).
V praxi to pro školy a školská zařízení znamená (pro minimálně jednu osobu) pořídit si kvalifikovaný elektronický podpis, jehož cena včetně nosiče se pohybuje přibližně od 1500 Kč výše. Další náklady jsou pak spojeny se zajištěním kvalifikovaných časových razítek. U přijatých e-mailů by zároveň škola měla umět rozeznat, jakým typem elektronického podpisu je dokument podepsán, což s sebou v ojedinělých případech nese rovněž schopnost pracovat s certifikáty pro elektronický podpis vystavenými v jiné zemi EU.
Pravidla použití elektronického podpisu, elektronické pečetě, elektronického časového razítka nebo jiného elektronického prostředku obdobného účelu upraví škola nebo školské zařízení ve spisovém řádu.8) Dále by měly školy a školská zařízení vzít v potaz, že novelizovaná zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě obsažená v zákoně č. 499/2004 Sb. se týkají i elektronického podpisu, elektronické pečetě a elektronického časového razítka.9)
Nabídka semináře
K tomu, aby se školy s výše uvedenými povinnostmi v elektronické komunikaci dokázaly snadněji vypořádat, jim sdružení CZ.NIC nabízí pomocnou ruku v podobě kurzu „Elektronická komunikace pro školy“, v rámci kterého budou mít možnost se s dopady změn týkajících se datových schránek i s nařízením eIDAS podrobněji seznámit. Na kurz, pořádaný 9. 6. 2017 v Ostravě a 23. 6. a 3. 7. 2017 v Praze, je možné se přihlásit prostřednictvím webových stránek Akademie CZ.NIC na adrese
akademie.nic.cz
.
1 Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES.
2 Počet škol a školských zařízení, kterým dosud nebyla zařízena datová schránka, představuje podle odhadů cca 10 % celkového počtu škol a školských zařízení zapsaných do rejstříku škol a školských zařízení.
3 Usnesení Nejvyššího správního soudu ze dne 15. července 2010, sp. zn. 9 Afs 28/2010.
4 Viz § 17 odst. 3 a 4 zákona č. 300/2008 Sb. v platném znění.
5 Viz § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. v platném znění.
6 Veřejně přístupný seznam držitelů datových schránek je dostupný na https://seznam.gov.cz/ovm/welcome.do?ref=obcan
7 Viz Ministerstvo vnitra zřizuje školám datové schránky.
MŠMT
[online]. [cit. 2017-04-24]. Dostupné z: http://www.msmt.cz/ministerstvo/novinar/informace-k-datovym-schrankam-skol-a-skolskych-zarizeni
8 Viz § 65 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění.
9 Viz § 69a zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění.

Související dokumenty

Pracovní situace

Základní momenty novely zákona o pedagogických pracovnících a novely školského zákona
Pedagogičtí pracovníci a pracovní poměr na dobu určitou od 1. 9. 2023 (1. část)
Školský zákon a jeho vyhlášky
2022/2023: Činnosti mateřské školy v 1. pololetí školního roku
Malotřídní základní škola - legislativa
Pravidla rozpočtové odpovědnosti
Shrnutí základních legislativních změn ovlivňujících činnost škol a školských zařízení ve školním roce 2017/2018
Novela maturitní vyhlášky
Shrnutí změn školského zákona k 1. 9. 2015
Jak „číst“ nový občanský zákoník – povaha jeho právních norem
Právní domněnky v novém občanském zákoníku a jejich rizika
Blíží se lhůta pro změnu stanov SRPŠ
Pracovní doba pedagogických pracovníků, její rozvržení a evidence
Zápis do prvního ročníku základního vzdělávání – základní souvislosti v rámci školského zákona a prováděcích vyhlášek
Přijímání ke vzdělávání ve střední škole a konzervatoři - právní předpisy, informace
Leden 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Prosinec 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Červen a červenec 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Srpen a září 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Říjen 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení

Poradna

Jmenování ředitele
Cestovní náklady v případě cesty na soutěž - odborná poradna, odpověď na dotaz
Zahraniční výjezd ředitele školy - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náhrady při cestě na školení - odborná poradna, odpověď na dotaz
Čipy ve školní jídelně - odborná poradna, odpověď na dotaz
Volby do školské rady
Dohoda o výkonu práce z domova
Úplata za zájmové vzdělávání
Směrnice
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
561/2004 Sb. o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon)
300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů