Jak správně nastartovat komunikaci s rodiči?

Pro nastavení smysluplné a efektivní komunikace s rodiči je nutné odpovědět si na tři základní otázky:

Pod otázkou „co“ se v běžném životě školy skrývá řada různých témat. S rodiči potřebujeme komunikovat o průběhu vzdělávání žáků, pomůckách na výuku, domácí přípravě, aktualitách ve škole, změnách rozvrhu, mimoškolních aktivitách a výjezdech a nyní samozřejmě i o situaci okolo covidu-19.

Když se podíváte na uvedená rámcová témata, je jasné, že pro komunikaci o známkách a chování žáků nezvolíte veřejnou školní nebo třídní stránku, ta se hodí více na aktuality ze školy. Veškerá témata také není nutné probírat s rodiči každý týden, ale s ohledem na harmonogram a chod školy vyvstává doba, kdy je nutné prodiskutovat výsledky nebo o nich informovat, a jindy taková, kdy je zase třeba sdělit jim detaily o škole v přírodě. Pro něco se hodí web, pro něco jiného e-mail, něco najdou rodiče třeba v systému Bakaláři. Něco komunikuje zástupce rodičů, něco třídní učitel, něco přímo ředitel, něco dalšího jazykáři, objevují se informace na webu, na Facebooku, na WhatsAppu, formou zpráv SMS, někdo možná použije Viber, škola třeba vydává svůj newsletter. Dnes se možnosti rozšířily i o Teams, Meet, Zoom, Skype. Také je občas nutné přijít osobně na konzultaci, na třídní schůzku nebo na neformální setkání, kde rodič dostane letáček nebo informační papír, vidí nástěnky před školou, ve škole, ve třídě…

Rodič je tak postaven před situaci, kdy musí sledovat velké množství informačních kanálů, ve kterých se dokáže s úspěchem úplně ztratit i vysokoškolsky vzdělaný a aktivní jedinec. Pak vznikají drobná nedorozumění, která postupně přerůstají ve větší problémy, až se z nich může vyvinout emocionálně a časově náročný spor.

Zásady pro úspěšný způsob komunikace nazývám zkratkou PROSO – tj. pravidla, respekt, odpovědnost, srozumitelnost a otevřenost.

Pravidlem ošetříte i další způsoby komunikace s rodiči, rozhodnete se, jakým způsobem vás mohou rodiče kontaktovat, kde a jak informaci najdou. Základním cílem všech pravidel je, abyste rodiči sdělili, co potřebujete, tak, aby žák chodil do školy přiměřeně připraven a vy (učitelé) jste mohli učit a žák se mohl rozvíjet. Nezapomeňte pak ale rodiče o pravidlu informovat – například srozumitelným informačním e-mailem.

Místo výroku „Pepík zase nevěděl, že jdeme do divadla, musíte to kontrolovat“ použijte raději: „Přeposílám Vám informační e-mail ještě jednou, potvrďte prosím, že Vám dorazil. Pokud byste si přáli využívat jinou e-mailovou adresu, dejte vědět.“

S respektem se pojí i odpovědnost. Pro nastavení efektivní komunikace s rodičem je nutné přijmout myšlenku, že je za ni zodpovědná škola, tj. učitel. Učitelé jsou při komunikaci učitel–rodič na straně profesionála, tj. oni mají odpovědnost za to, jakým způsobem se bude vyvíjet a ubírat. Může se stát, že rodič s respektem nekomunikuje, učitel je ale odpovědný za to, že on vždy s respektem komunikovat bude. Odpovědnost za stanovení pravidel komunikace a komunikačních toků je také na učiteli. Je logické, že některý rodič dává přednost WhatsAppu, další e-mailu, někdo by raději skupinu na Messengeru a někdo chce papírek v sešitě. Učitel ví, jaké má rodiny ve třídě a jaký způsob je s ohledem na hromadné vzdělávání nejlepší, a odpovědně rozhodne, stanoví pravidla a ta bude s respektem dodržovat.

Není možné se snažit vyhovět každému jednotlivému rodiči, přeposílat zprávy a informace na různé účty a platformy. Jednak je to problematické s ohledem na ochranu osobních údajů a jednak takový postup vytváří chaos. Hromadnost vzdělávání bych ráda zdůraznila i v situaci, kdy je například ve třídě sociálně slabý žák a rodiče nemají žádná elektronická zařízení, tj. nemohou číst informační e-mail. Neznamená to, že by se celá třída přizpůsobila jednomu žákovi a všichni psali sdělení do sešitku. Znamená to, že informační e-mail vytisknete a příslušnému dítěti vložíte do sešitku, s respektem a s vědomím cíle, že je zásadní, aby se rodič dozvěděl potřebné sdělení, dítě ve škole všechno mělo, bylo v klidu, a vy jste tím pádem mohli učit.

Jistě jsme se všichni setkali se situací, kdy jsme mluvili s odborníkem z jiného oboru, který nám něco vysvětloval, a v naší hlavě znělo jediné: „Vůbec nevím, co říká.“ Odborníci používají výrazy, které patří k jejich oboru, stejně tak i učitelé. Je pro nás jednoduché mluvit o „rámcáku“, „ívépé“, „espécéčku“ apod., musíme ale respektovat, že ne všichni rodiče jsou odborníci na školství, ne všichni mají vysokou školu a rozvinuté komunikační schopnosti a ne všichni mají češtinu jako mateřský jazyk. Srozumitelnost je tedy důležitá a je opět odpovědností učitele takto komunikovat a stanovit i srozumitelná pravidla.

Pro zajištění srozumitelnosti doporučuji jednoduchý postup. Napište informační e-mail, který se chystáte rozeslat, a dejte ho přečíst někomu, kdo nepracuje ve školství a o němž ideálně víte, že nerad čte (poslouží případně i někdo z rodiny). Zeptejte se, zda textu rozumí a zda tam má jako rodič všechno, co potřebuje vědět, případně co mu chybí. Takový člověk vám poskytne kvalitní zpětnou vazbu, zda je váš text srozumitelný a v rozumné délce. Možná vám pak bude líto, že musíte polovinu e-mailu smazat, ale věřte, že se to vyplatí.

Srozumitelnost je nutné nastavit i v používání komunikačních platforem a sjednotit je, jak jen to bude možné. Pokud škola používá jako celek jednu platformu, musíte to respektovat, i když máte raději jinou. Rozhodně srozumitelně informujete rodiče, které platformy se používají, co v nich najdou a kdy se do nich mají dívat. Výraz „sledujte průběžně“ není vhodný a srozumitelný, protože po rodiči vyžaduje být neustále ve střehu, což je nereálné. Vyplatí se být konkrétní a stanovit systém jasně, pomůže to i vám učitelům, protože budete vědět, co, kdy a kde má být, a nemusíte pracovat „průběžně“ (tj. stále).

Pozor na náhodnou komunikaci s rodiči – otevřenost ano, ale s respektem k vzájemným rolím a hranicím školy. Strávíme-li ve školství více let, jsou rodiče vlastně všude, a pokud žijeme v blízkosti školy, není výjimkou, že je potkáme v restauraci nebo v obchodě. V takové chvíli pracovně nekomunikujeme z pozice učitel–rodič, protože se nejedná o nastavený komunikační způsob. Předpokládám, že žádný učitel si nestanoví, že o známkách informuje také při pravidelném týdenním nákupu v supermarketu. Je opět odpovědnost učitele stanovené pravidlo dodržet a respektovat. S ohledem na potřebnou otevřenost učitel rodiče samozřejmě neodbude, ale jasně připomene pravidlo a doporučí využít dohodnutý způsob, například takto: „Děkuji za vaši připomínku, v tuto chvíli to nemůžeme řešit. Co kdybyste zavolala v pondělí kolem jedné do školy, to už budu mít po výuce a domluvíme se na konzultačních hodinách. Posílala jsem vám je také e-mailem, tak se podívejte, jestli by se vám nějaký termín nehodil, a v pondělí se domluvíme konkrétně. Na shledanou a pěkný víkend.“

Dodržování zásad „PROSO“ vám zjednoduší pracovní život, odpadne sledování různých komunikačních kanálů a sníží se rozčilování se, že někdo něco opět neví. Je jasné, že žádný nový způsob nefunguje hned a stoprocentně, všichni potřebují prostor a čas, aby si pravidla zažili a zvykli si na ně. V průběhu školního roku pak můžete sledovat, jestli je nastavený způsob komunikace funkční, a případně ho upravit. Pokud například zjistíte, že váš krásný rodičovský newsletter nikdo nečte, nebojte se ho zrušit a přejít na jiný způsob. Nastavte si ho tak, aby se vám dobře učilo a odpadlo zbytečné mailování a telefonování.

O včasném informování rodičů a o tom, že systém „to dá rozum“ často selhává, si můžete přečíst zase za měsíc.