Někdo má porady rád a někdo zase ne… Nicméně porady se konaly, konají a budou konat. Jsou to sice především vedoucí pracovníci školy, kdo poradu připravuje a měl by být garantem efektivní porady. Ale stejnou měrou záleží i na účastnících, zda setkání bude úspěšné a zda přinese požadovaný výsledek. Jak se tedy řadoví pedagogičtí pracovníci mohou na realizaci efektivní porady podílet?
Každá porada má své zákonitosti a specifika, ale vždycky se skládá ze tří částí: přípravy porady, vlastního průběhu a reflexe.
Především je potřebné se na poradu připravit
Když se objeví v plánu školy porada, časovému údaji a místu, kde se bude konat, musí předcházet cíl porady a její program. To je první důležitý krok, který určuje, proč se vlastně scházet. Vhod přijde i dodatek, co si mají účastnící porady připravit (a že se třeba ideálně ještě mají k programu porady předem vyjádřit). Pak každý ví, že to není ztráta času a že se dozví, popř. předá něco, co je pro všechny důležité. A s tím souvisí další důležitá věc: porady se účastní jen ti, kterých se cíl setkání bezprostředně týká. Pak se bude diskuse točit pouze okolo daného tématu, protože účastníci k němu mají co dodat. Nechte si tedy projít hlavou, zda víte, proč se scházíte, a ujistěte se, že máte představu, co se bude v průběhu porady dít a zda si máte něco připravit. A nezapomeňte si s sebou vzít kávu nebo jiný nealko povzbuzující nápoj – pokud to nezajistí vedoucí porady.
Příkladem takové přípravy může být avizovaná schůzka vzdělávacího týmu učitelek budoucích prvních tříd v přípravném týdnu. Při oslovení kolegyň s určením termínu a místnosti jsem zároveň požádala, aby si s sebou vzaly poznámky z minulých let, protože budeme připravovat plán prvního týdne pro děti a zároveň úvodní třídní schůzky pro rodiče. Vedoucí týmu si připraví rozpis požadovaných pomůcek (tým se už sešel na konci minulého školního roku), popř. požadavky na vedení školy. Vzhledem k takto předem danému obsahu porady jednání proběhlo rychle a efektivně.
Stejně důležité je poradu smysluplně prožít
Porada začíná, ideálně ve vyvětrané místnosti s potřebnou technikou, dodržuje se program porady, a přesto vám něco vadí. Třeba v oblasti komunikace: vedení pronáší monolog, kolegové mluví jeden přes druhého nebo naopak mlčí a nevyjadřují se. Tady je nutné jasné nastavení pravidel, která souvisejí s programem porady a která určí, kdy se bude záležitost prezentovat a kdy se o ní může diskutovat. Pokud se tak neděje, zkuste pravidla nastavit sami! Asi budete zpočátku vypadat trochu „zvláštně“, ale nakonec to určitě všichni ocení.
Porada končí vyčerpáním programu a všichni se rychle zvedají a odcházejí, sláva, konečně konec! Ale ani to není správné, je potřeba shrnout probrané záležitosti a vymezit závěry s konkrétním termínem i odpovědnými osobami. A zase, pokud se tak neděje, zeptejte se, co tedy máte vlastně udělat. Je to lepší a určitě časově méně náročné než posléze pokyny zjišťovat, nebo dokonce propásnout nějaké termíny.
Vzpomínám si na svoji první poradu v roli učitelky – táhla se celé tři hodiny, přitom se řešila v podstatě jedna věc, a to organizace škol v přírodě v daném roce. Všichni už jsme byli unavení a hlavně naštvaní na několik kolegů, kteří neustále – a bez konkrétních návrhů – rozviřovali debatu pořád dokola. Neocenili jsme ani vedení, kterému se situace evidentně vymkla z rukou. Zkušení kolegové zatím v klidu tajně opravovali písemky… Tehdy jsem odvahu upozornit na nedostatky nenašla, ale jeden z kolegů po poradě ano. Porady se zlepšily a dotyčný kolega je dnes ředitelem.
A po poradě se zamyslet
Po skončení porady si rychle promítněte, co se odehrálo, a zapište si do diáře (nebo kamkoliv jinam) potřebné úkoly s termíny. Zvažte také, zda nezapojit ostatní kolegy nebo třeba i žáky. Efektivní plánování spojené s delegováním se rozhodně vyplatí.
Dostanete-li za úkol výzdobu, rozhodně na to nebuďte sami! Kolega v sousední třídě možná tápe, jakou činnost pro svou třídu vymyslet, a prospěšná může být i školní družina.
Možná si po přečtení článku řeknete, že je to všechno hezké, ale že vaše vedení na žádné připomínky určitě nepřistoupí. Ale zkusili jste to? Určitě všechno nepůjde hned, ale postupné kroky nebo vlastní příklad dokážou mnohé. Držím palce!