Následující článek navazuje na text vydaný v časopise Řízení školy a jeho cílem je na příkladu provozování kamerového systému se záznamem ukázat, jak může vypadat záznam o činnostech zpracování osobních údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“).
Záznam o činnostech zpracování a provoz kamerových systémů ve školách
Mgr.
Alice
Frýbová,
právnička společnosti Holubová advokáti, s. r. o.
RNDr. Ing.
Eva
Urbanová,
lektorka, PedF UK
GDPR stanovuje minimální rozsah údajů, které musejí záznamy o činnostech zpracování obsahovat. Jedná se o (i) kontaktní údaje správce osobních údajů, (ii) údaje o pověřenci pro ochranu osobních údajů, (iii) účel zpracování osobních údajů, (iv) popis činnosti zpracování, (v) kategorie subjektů údajů dotčených předmětným zpracováním, (vi) kategorie příjemců, kterým budou nebo byly osobní údaje sděleny nebo jinak zpřístupněny, (vii) údaj o tom, zda jsou osobní údaje předávány do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci, (viii) plánovaná lhůta pro výmaz osobních údajů a (ix) obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření.
Níže uvedený příklad představuje modelovou situaci, kdy škola provozuje kamerový systém. Jedná se o smyšlený příklad. Záznam o činnostech zpracování se bude lišit v každé škole a bude záležet zejména na poloze kamer a době uchování záznamu z kamerového systému.
Upozorňujeme, že GDPR nespecifikuje, jaká přesná formulace je třeba, proto i jiné formulace záznamů budou v souladu s požadavky GDPR.
-
Kontaktní údaje správce osobních údajů: Střední škola ABC se sídlem Sídelní 1, Praha 3, IČO: 000 000, datová schránka: abcd11, tel.: 000000 000, www.skola_abc.cz, abc@skola.cz.
-
Údaje o pověřenci pro ochranu osobních údajů: Jan Pověřený, povereny@poverenec.cz, tel.: 000 000 000, k zastižení PO-PÁ 9:00-12:00.
-
Účel zpracování osobních údajů: ochrana majetku školy, zajištění bezpečnosti a zdraví žáků.
-
Popis činnosti zpracování: provozování jedné kamery snímající prostor před vchodem do areálu školy.
-
Kategorie subjektů údajů dotčených předmětným zpracováním: žáci, zaměstnanci, osoby přicházející do areálu školy.
-
Popis kategorií osobních údajů: videozáznam - podobizna, údaj o poloze v určitém čase.
-
Kategorie příjemců, kterým budou nebo byly osobní údaje sděleny nebo jinak zpřístupněny:
-
ve škole: ředitel, školník;
-
mimo školu: nepředává se.
-
Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci: neprobíhá.
-
Plánovaná lhůta pro výmaz osobních údajů: tři dny.
-
Obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření: záznamy jsou uloženy na serveru školy, který se nachází v uzamčené místnosti.
Na tomto místě stojí za to ujasnit, že školy nebudou vést záznamy o činnostech zpracování pro kamerové systémy, které instalovala a provozuje ať už obecní policie, nebo Policie ČR. V této situaci nejsou totiž ani správci, ani zpracovateli osobních údajů.
Na závěr upozorňujeme, že lhůta pro výmaz osobních údajů by při běžném provozu systému neměla přesáhnout délku několika dnů s přihlédnutím k možným odchylkám jednotlivých videozáznamů pořizovaných například během prázdnin.