Efektivní provoz školních družin v základních školách

Příkladem toho může být používání školních informačních systémů, takzvaných matrik. Běžně se používají i pro evidenci zájmového vzdělávání, tedy školních družin a klubů. Provoz družiny se ale od výuky zásadně liší. Chod vyučování upravuje školní řád. Provoz družiny řeší samostatný vnitřní řád. Dává tedy smysl mít pro zájmové vzdělávání . Vychovatelům usnadní práci a vedení školy získá nástroj pro efektivní řízení.

Školní družina má svá specifika. Děti průběžně odcházejí, a to různými způsoby. Oddělení se postupně spojují, vychovatelé přebírají děti od kolegyň a kolegů, až nakonec vznikne jedno koncové oddělení.

Po celé odpoledne musí být jasné, která paní vychovatelka nebo pan vychovatel zodpovídají za které dítě. Musí být zřejmé, kdy odpovědnost vznikla a kdy zanikla. Všechny pohyby dětí je třeba prokazatelně zaevidovat a snadno dohledat v systému. Když nastane nejasnost, musí vychovatelé hned zjistit, kde dítě je, případně kdy a jak družinu opustilo.

Komplikaci navíc přináší přerušovaná docházka. Děti odcházejí samy nebo s lektory do kroužků, které vedou externisté mimo družinu. Po kroužku se pak mohou, ale nemusí, do družiny vrátit a pokračovat v programu.

Odchody účastníků po ukončení docházky jsou realizovány jedním ze dvou definovaných způsobů. Děti buď odcházejí dopředu plánovaným samostatným odchodem, nebo odcházejí v doprovodu pověřené osoby, která si pro ně přijde. Z výjimečných důvodů může dojít i k nestandardnímu způsobu odchodu, který ale také musí být definovaný ve vnitřním řádu ŠD. Nicméně zájmem školy je, aby odchod dítěte byl v naprosté většině realizován jednou ze dvou výše popsaných možností.

Samostatné odchody účastníků jsou naplánované dle přihlášky. Mohou se lišit v jednotlivých dnech v týdnu, případně i v sudých a lichých týdnech. Vhodný informační systém může na tyto odchody upozorňovat příslušné paní vychovatelky, které potom nemusí na časy odchodů myslet a mohou se v klidu věnovat vzdělávací činnosti, která je smyslem zájmového vzdělávání.

U samostatných odchodů dochází navíc často k jejich změnám. Rodiče z celkem pochopitelných důvodů potřebují změnit čas odchodu, případně k danému odchodu připojit nějakou další informaci - například nezapomenout si vzít s sebou vybavení na sportovní kroužek atp. Specializovaný informační systém v takovém případě může nabídnout rodičům přístup přímo do plánovacího kalendáře samostatných odchodů, kde si mohou časy odchodů v rámci daných pravidel ŠD nastavit sami. Není tak nutné psát vychovatelům zprávy a čekat na jejich potvrzení. Takový postup je zdlouhavý a komplikovaný pro obě komunikující strany.

Odchod účastníka zájmového vzdělávání s doprovodem se na českých školách realizuje různými způsoby. Osobní vyzvednutí přímo v oddělení ŠD se dnes vyskytuje již jen zřídkakdy. Je totiž spojeno s jen velmi těžko kontrolovaným pohybem cizích osob po budově školy a z bezpečnostních důvodů je tak zcela nevyhovující. Často se ještě používají domácí telefony a videotelefony. Ty ale nemají žádný záznam o proběhlém hovoru a při vysokém vytížení v exponovaných časech nesplňují ani nároky na spolehlivost a rychlost předávání požadavků na vyzvednutí.

U specializovaného systému pro ŠD je sběr požadavků na vyzvednutí prováděn pomocí šifrovaných RFID čipů. Požadavky jsou následně předávány přímo vychovatelkám a vychovatelům, u kterých jsou požadované děti přítomné. Vyzvedávání je tak rychlé, efektivní a především bezpečné, protože družina má prokazatelný záznam o přítomnosti pověřené vyzvedávající osoby přímo u dveří, kterými vyjde dítě ven z budovy školy. Díky použitým šifrovacím technologiím jsou všechny záznamy zpětně dohledatelné, a hlavně jednoznačně prokazatelné.

Systém pro školní družinu může nabídnout i další funkce. Typickým příkladem je docházkový a přístupový systém pro evidenci docházky žáků i zaměstnanců. Řízení přístupu do budovy se hodí nejen pro ně, ale i pro pronajímatele nebo externí lektory.

Nároky na zabezpečení školních budov rostou. Vedení škol i zřizovatelé jsou pod tlakem tato opatření zlepšovat. Školní družina přitom patří k nejzranitelnějším místům provozu školy. Vhodný informační systém s čipovými funkcemi může velkou část těchto problémů vyřešit.