Elektronický zápis do MŠ

Tomuto postupu žádný zákon nebrání. Je však třeba pamatovat na to, že je nutné mezi mateřskou školou a zpracovatelem uzavřít smlouvu o zpracování podle ustanovení § 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), podle něhož pokud zmocnění nevyplývá z právního předpisu, musí Smlouva musí mít písemnou formu. Musí v ní být zejména výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá, a musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.

Po formální stránce je možné uzavřít tuto smlouvu o zpracování osobních údajů jako samostatnou smlouvu, která bude obsahovat náležitosti uvedené v § 6 a kterou lze nazvat např. Smlouva o zpracování osobních údajů pro účely elektronického zápisu dětí do mateřských škol nebo Je také možné v rámci jiné uzavírané smlouvy mezi správcem a zpracovatelem zakomponovat příslušná ustanovení do této smlouvy a těmto ustanovením věnovat zvláštní paragraf či článek smlouvy.

V zájmu právní jistoty nejen správce a zpracovatele, ale i subjektů údajů a dalších osob je, aby Zákon o ochraně osobních údajů vyžaduje, aby v takové smlouvě kromě jiných podstatných částí smlouvy bylo také výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, tedy o jaké osobní údaje se jedná, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá, a musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů. Nebude tedy postačovat, aby ve smlouvě bylo pouze uvedeno, že zpracovatel poskytuje záruky, ale musí v ní být opatření přijatá zpracovatelem popsána. V opačném případě by takové garance nebyly kontrolovatelné a jak správce, tak i zpracovatel by se mohli dostat do důkazní nouze při stanovení odpovědnosti za případné porušení zákona.²⁾

Pokud by smlouva neobsahovala zákonem o ochraně osobních údajů uvedené náležitosti, nezpůsobilo to sice její neplatnost, avšak nejednalo by se již pojmově o smlouvu o zpracování. To by současně znamenalo, že by zpracování, pokud by k němu docházelo, probíhalo bez relevantního právního titulu, což by jak pro správce, tak „zpracovatele“ mohlo mít vážné důsledky. Správce by se totiž dostal do rozporu minimálně s § 5 odst. 1 písm. f), větou první (zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem) a také § 13, neboť by a porušil tak jednu ze základních povinností, tedy údaje chránit před zneužitím. A „zpracovatel“, spíše tedy quazizpracovatel, by osobními údaji disponoval zcela bez právního důvodu se všemi důsledky z toho plynoucími, neboť by se ocitl v postavení „neoprávněného“ správce.³⁾