To je odpověď, kterou slyšíme od většiny ředitelů (nejen) základních škol. Co je však zatěžuje z administrativních činností nejvíce? Kdo je největším zadavatelem administrativy? A existují nějaké příklady dobré praxe, popřípadě bylo by možné administrativu zredukovat a zefektivnit? To jsou všechno klíčové otázky, na které se snaží nalézt odpovědi projekt, který za pomoci Technologické agentury České republiky řeší tým odborníků v součinnosti s Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy.
Projekt Administrativní činnosti základních škol (reg. č. TIRSMSMT935) je podporován Technologickou agenturou České republiky v rámci programu Beta2. Jedná se o program veřejných zakázek v aplikovaném výzkumu a inovacích pro potřeby státní správy. Zadavatelem tohoto projektu je Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy České republiky (dále jen MŠMT).
Výzkumný tým sdružuje odborníky z pracovišť na čtyřech českých univerzitách, konkrétně z Pedagogické fakulty a Ekonomické fakulty Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích, Pedagogické fakulty Masarykovy univerzity v Brně, Pedagogické fakulty Západočeské univerzity v Plzni a Fakulty přírodovědně-humanitní a pedagogické Technické univerzity v Liberci, ale také odborníky z praxe. Projekt byl zahájen v květnu 2020 a jeho plánované ukončení by mělo nastat v lednu 2022.
Cíle projektu
Cílem projektu je identifikace administrativních činností, které právnická osoba vykonávající činnost základní školy musí realizovat, neboť jí to právní předpisy ukládají. Dále jsou sledovány administrativní činnosti, jejichž výkon bezprostředně nevyplývá z právních předpisů, včetně těch, které si školy generují samy. Následně je analyzován způsob výkonu činností z pohledu různých osob, které danou administrativu vykonávají, včetně vytvoření základní klasifikace, jak školy řeší rozdělení administrativy mezi jednotlivé zaměstnance školy.
Zapojení různých škol z hlediska odlišného zřizovatele, regionu, ve kterém se škola nachází, a velikosti školy umožňuje identifikovat případné mezikrajové rozdíly i případné rozdíly v rozsahu a obsahu administrativních činností s ohledem na velikost školy či charakter jejího zřizovatele.
Výstupem celého projektu by měl být návrh opatření vedoucí ke snížení nároků na školy v rámci administrativních činností. MŠMT by rádo získalo relevantní podkladová data pro plánované zefektivnění současného administrativního vykazování (např. sjednocení formulářů, zavedení jednotného místa, kam by údaje mohly být vkládány a jednotliví zadavatelé by si je odtud dle potřeb čerpali).
Design projektu
I) Kvantitativní výzkum (roční snímek vykonávaných administrativních činností)
Do projektu je zapojeno 24 základních škol ze čtyř regionů, vždy šest škol z vybraných regionů (Jihočeský kraj, Jihomoravský kraj, Liberecký kraj a Plzeňský kraj). V každém kraji jsou zapojené dvě základní školy zřizované městem (s postavením obce s rozšířenou působností), dvě základní školy zřizované obcí (s postavením základní obce) a dvě základní školy zřizované soukromým zřizovatelem.
Časový snímek byl zahájen pilotním sledováním v září 2020 a od října školy zaznamenávají veškeré administrativní činnosti prostřednictvím webového portálu, který byl pro tyto účely vytvořen. Za školu nevyplňuje údaje pouze ředitel, ale zapojeny jsou i další osoby (v závislosti na velikosti školy a rozdělení administrativních úkonů na dané škole), například zástupce ředitele, účetní, ekonom, třídní učitel či výchovný poradce. Tímto způsobem se projekt snaží rozkrýt i rozdělení činností mezi jednotlivé zaměstnance školy.
II) Kvalitativní výzkum
Výsledky kvantitativního výzkumu (24 škol ve 4 krajích), které jsou průběžně vyhodnocovány, budou postupně doplňovány o zjištění z kvalitativního výzkumu spočívajícího v řízených rozhovorech s řediteli a dalšími zaměstnanci škol, ale také se zadavateli administrativních činností. Součástí řešení projektu jsou i kulaté diskusní stoly pro zmíněné skupiny osob. Z řízených rozhovorů by měly být identifikovány příklady dobré praxe, popřípadě i příklady praxe zbytečně zatěžující chod školy. Nejedná se vždy o špatnou praxi daných škol, ale například o nesmyslné či podvojné vykazování údajů, které vychází z požadavků zadavatelů administrativní činnosti. Právě identifikace těchto příkladů by měla usnadnit zefektivnění řešení administrativních úkonů v budoucnu.
Jak již bylo zmíněno výše, momentálně intenzivně probíhá sběr dat na všech zapojených školách. Současná situace vykazování zkresluje, tudíž jsou v rámci sledování identifikovány i činnosti, které jsou specifické pro současné dění spojené s koronavirovými opatřeními.
Projektový tým by rád prostřednictvím krátkých sdělení průběžně prezentoval postupně vyhodnocovaná data. Zároveň hledá i možné spolupracovníky a partnery z řad ředitelů základních škol, kteří by měli zájem pomoci při připomínkování průběžných výsledků kvantitativního šetření, popř. by byli ochotni se podělit o své zkušenosti či příklady dobré praxe, a přispět tak ke snaze o redukování a zefektivnění administrativních činností. Cílem není prosté získání dat vzhledem k charakteru výzkumného projektu, ale výsledky projektu by měly poskytnout relevantní oporu pro snahu o snížení administrativní zátěže na základních školách.
Poděkování: Projekt je realizován za finanční podpory Technologické agentury České republiky (reg. č. TIRSMSMT935).