Všichni víme, že změnit zažitý postup nebo dokument může být fuška. Než se věci dají do pohybu, trvá to, ale jak se říká, trpělivost přináší růže. Proto jsme z naší pověřenecké praxe vybrali případ, kde trpělivost byla zapotřebí, začali jsme ho řešit na začátku školního roku 2018/2019 a uspokojivě ukončili v lednu 2020.
Po roce a půl „Souhlas s poskytnutím poradenské služby“ v souladu s GDPR
Mgr.
Alice
Frýbová
advokátka společnosti Holubová advokáti, s. r. o.
O radu nás požádalo poradenské zařízení působící při základní škole. Jako každé poradenské zařízení používalo i toto zařízení formulář nazvaný „Informovaný souhlas s poskytnutím poradenské služby a se zpracováním a uchováním osobních údajů ve školském poradenském zařízení“. Znění tohoto formuláře je upraveno v příloze č. 5 vyhlášky č. 72/2005 Sb., o poskytování poradenských služeb ve školách a školských poradenských zařízeních. Tento formulář, který musel žák nebo zákonný zástupce vyplnit, obsahoval dva souhlasy: 1) souhlas s poskytnutím poradenské služby a 2) souhlas se zpracováním osobních údajů. Problém nastal ve chvíli, kdy zákonný zástupce či žák souhlasil s poskytnutím poradenské služby, ale nesouhlasil se zpracováním osobních údajů, což bylo zejména těsně po účinnosti obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) „in“.
Poradenská zařízení se tak dostávala do nepříjemné situace, kdy mohla teoreticky poskytovat poradenskou službu, ale nemohla přitom zpracovávat osobní údaje žáka, což prakticky nešlo dohromady. Jelikož jsme se domnívali, že poradenská zařízení nepotřebují souhlas se zpracováním osobních údajů, ale postačí jim pouze souhlas s poskytnutím poradenské služby, obrátili jsme se v říjnu roku 2018 na Úřad pro ochranu osobních údajů se žádostí o stanovisko. Ten nám za měsíc potvrdil, že poradenská zařízení mohou zpracovávat osobní údaje žáků bez souhlasu. Takzvaným právním důvodem je totiž čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR, který stanoví, že zpracovávat citlivé osobní údaje je možné, pokud je zpracování nezbytné pro účely sociální péče. Úřad pro ochranu osobních údajů tak podřadil činnost poradenských zařízení pod poskytování sociální péče. Současně nám Úřad pro ochranu osobních údajů doporučil obrátit se na Ministerstvo školství, které je oprávněno formulář změnit. V prosinci 2018 jsme tedy oslovili Ministerstvo školství s podnětem na změnu tohoto formuláře. Změna měla spočívat v odstranění problematické věty: „Souhlasím/nesouhlasím se zpracováním a uchováním osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.“ Přes průtahy v komunikaci jsme se nakonec přece jen dokázali s příslušným pracovníkem spojit a vysvětlit mu nadbytečnost souhlasu se zpracováním osobních údajů. Zpětně si myslíme, že jsme měli rovnou oslovit pověřence pro ochranu osobních údajů na MŠMT, čímž bychom pravděpodobně komunikaci urychlili. Nicméně stalo se, všichni se stále učíme. :)
Z komunikace s MŠMT následně vyplynulo, že změna formuláře bude provedena při příští novele vyhlášky o poskytování poradenských služeb, což se skutečně stalo. V souvislosti s poslední novelou tzv. inkluzivní vyhlášky byla měněna též vyhláška o poskytování poradenských služeb ve školách a školských poradenských zařízeních. Ve formuláři byla s účinností od 1. 1. 2020 problematická věta o souhlasu se zpracováním osobních údajů skutečně vypuštěna. Poradenská zařízení by se tak nyní měla vyhnout handrkování s rodiči, kteří trvali na poskytnutí poradenské služby, ale odmítali udělit souhlas se zpracováním osobních údajů svých dětí.