Autorizovaná konverze dokumentů ve školách: 1. část: Základní informace

Je třeba se těmto změnám přizpůsobit. Práce s listinnými dokumenty se postupně mění na práci s těmi digitálními, která je dnes už běžnou součástí pracovního i osobního života (nakupování přes e-shopy, podávání žádostí úřadům na elektronických formulářích). Hledají se různé způsoby, jak efektivně a hlavně bezpečně elektronicky komunikovat. S rozvojem moderních informačních technologií došlo ke změně ve způsobu zpracování informací, ale i jejich předávání (digitální komunikace). Velkou roli v tom hrají politické struktury, které určují koncepci budování informační společnosti, stanovení cílů a zásad jejich dosažení, včetně právní, finanční a společenské podpory realizace koncepce elektronizace veřejné správy (e-Government). Jejím cílem je díky transformaci veřejné správy a za pomocí informačních a komunikačních technologií usnadnit komunikaci veřejnosti s orgány veřejné moci a tím zajistit rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb nejširší veřejnosti.

Práce s dokumenty je činnost, kterou se musí zabývat každá organizace. U veřejných institucí, mezi které patří i školy, tvoří zpracování dokumentů jednu z hlavních částí administrativy, která bývá často nákladná, zejména kvůli neustálému zdražování provozovatele poštovních služeb (např. listovních zásilek). V posledních letech se proto ve veřejném sektoru stále více řeší zefektivnění a zlevnění těchto administrativních procesů. Díky elektronizaci veřejné správy přecházejí veřejné instituce (včetně škol) na elektronické doručování dokumentů datovou schránkou, které je pro orgány veřejné moci zdarma.

Škola jako veřejná instituce komunikuje s mnoha adresáty – od MŠMT přes další orgány veřejné moci (finanční úřad, Česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna), zřizovatele, dodavatele služeb, zákonné zástupce a žáky až po veřejnost. Před zřízením datové schránky používaly školy pro doručování dokumentů zejména provozovatele poštovních služeb, e-mail nebo osobní doručení. Se zřízením datové schránky orgánu veřejné moci nastaly školám nové povinnosti, které předtím neměly. Tou nejdůležitější je povinnost přednostně komunikovat datovou schránkou, pokud ji má adresát zřízenou a zpřístupněnou a pokud se nedoručuje na místě, příp. veřejnou vyhláškou. Na druhou stranu fyzické, podnikající fyzické a právnické osoby nemají povinnost doručovat datovou schránkou, i když ji mají zřízenou a zpřístupněnou, a dokonce povinně ze zákona.

Školy jsou právnické osoby, které mají právní subjektivitu a do roku 2017 nemusely mít datovou schránku, pokud nebyly zapsané v obchodním rejstříku, což většina z nich není. V roce 2017 došlo k zásadní změně. Ministerstvo vnitra ČR rozšířilo okruh subjektů, kterým do 1. 7. 2017 zřídilo datovou schránku orgánu veřejné moci, o školy a školská zařízení. K této změně došlo zákonem č. 192/2016 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony, v důsledku nějž se s účinností od 1. 1. 2017 s přechodným obdobím na šest měsíců změnil zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o datových schránkách“) v části týkající se definice orgánu veřejné moci. Mezi orgány veřejné moci patří státní orgány, územní samosprávné celky a fyzické nebo právnické osoby, pokud těmto fyzickým nebo právnickým osobám byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy, notáři a soudní exekutoři.

Školy jako právnické osoby vykonávající působnost v oblasti veřejné správy (rozhodují o právech a povinnostech v oblasti školství, tj. rozhodují ve správním řízení) patří mezi orgány veřejné moci. Od této doby jsou školám doručovány datovou schránkou digitální dokumenty, jež mají stejnou platnost jako dokumenty v listinné podobě podepsané vlastní rukou. Školy mají povinnost datovou schránku využívat i k odesílání dokumentů.

V souvislosti s výše uvedeným školy dostaly během září 2017 informaci z Ministerstva vnitra ČR o registraci agendy A3082 Školský zákon v základních registrech a nastala jim povinnost ji zaregistrovat ve lhůtě do 30 dnů na základě § 55 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Každá škola musela provést registraci agendy v základním registru agend, orgánů veřejné moci, soukromoprávních uživatelů údajů a některých práv a povinností (RPP).

V okamžiku zřízení datové schránky školám jako orgánům veřejné moci si každá škola musela zřídit účet lokálního administrátora, který je důležitý pro správu dat v seznamu orgánů veřejné moci, tzn. lokální administrátor je správce dat týkajících se školy jako orgánu veřejné moci. Může např. zaregistrovat nové agendy, může čerpat referenční údaje ze základních registrů (např. osobní údaje účastníků řízení ze základního registru obyvatel) nebo nastavit osoby ve škole, které mohou provádět autorizovanou konverzi z moci úřední, v souladu s § 23 odst. 2 zákona o datových schránkách. Pokud škola neví, kdo je aktuálně jejím lokálním administrátorem, zjistí to posláním elektronického formuláře Ministerstvu vnitra ČR, který lze najít na webové stránce Seznamu orgánů veřejné moci (správa dat) – http://www.czechpoint.cz/data/formulare/files/sprava_lokalnich_administratoru.zfo. Formulář je ve formátu ZFO, takže je nutné si do počítače nejprve nainstalovat zdarma program Software602 Form Filler, který s tímto formátem umí pracovat.

Přestože se stát snaží o elektronickou komunikaci a „úřadování bez papíru“, existují případy, kdy je nutné převést dokument v elektronické podobě do podoby listinné. Jedná se zejména o dokumenty doručené datovou schránkou. Dokumenty mohou být převedeny (konvertovány) z elektronické podoby do listinné se zachováním právní účinnosti. Jedná se o autorizovanou konverzi, kterou mohou provádět kontaktní místa veřejné správy (Czech POINT) a advokáti na žádost. Orgány veřejné moci, mezi které patří i školy, protože vykonávají působnost v oblasti veřejné správy (rozhodují ve správním řízení), mohou provádět autorizovanou konverzi z moci úřední pro výkon své působnosti (např. sjednocení formy dokumentů ve správním spisu, tj. všechny dokumenty ve spisu budou převedeny do analogové podoby a vznikne analogový spis).

V souladu s § 22 zákona o datových schránkách je autorizovaná konverze úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Dokumenty doručované prostřednictvím datové schránky nebo e-mailu mají formu datové zprávy.

Oba způsoby autorizované konverze (na žádost, z moci úřední) lze uplatnit ve školách a budou blíže rozebrány v 2. části článku.

I ve školách existují případy, kdy je nutné autorizovanou konverzi provést. Tím nejdůležitějším je případ, kdy má být předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí. Pokud byl škole tento dokument doručen datovou schránkou, je tato povinnost splněna předložením dokumentu autorizovaně konvertovaného do listinné podoby.

Dalším důvodem je sjednocení formy dokumentů ve správním spisu. Pokud je část dokumentů ve správním spisu v listinné podobě a část v digitální, je nutné všechny dokumenty převést do jednotné podoby, tj. všechny dokumenty ve spisu budou buď převedeny do analogové podoby, a tedy bude vytvořen analogový spis, nebo budou převedeny do digitální podoby a vznikne digitální spis.

Posledním důvodem je povinnost vyplývající školám z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška o spisové službě“). V ustanovení § 6 odst. 1 je uvedeno, že pokud škola vykonává spisovou službu v listinné podobě (podací deník), převede doručený dokument v digitální podobě (např. doručený datovou schránkou) autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“) do dokumentu v analogové (listinné) podobě.

V ustanovení § 6 odst. 2 vyhlášky o spisové službě je uvedeno, že pokud škola vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové (listinné) podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a archivního zákona do dokumentu v digitální podobě.

Z uvedeného vyplývá, že má škola právo volby, zda k převodu dokumentů použije autorizovanou konverzi, nebo využije možnosti podle § 69a archivního zákona.

Varianta převodu dokumentu autorizovanou konverzí bude blíže rozebrána v 2. části článku.

Školy jako orgány veřejné moci mají povinnost přednostně komunikovat datovou schránkou. V případě nutnosti převést dokument doručený datovou schránkou do listinné podoby se zachováním jeho právní účinnosti mají možnost využít dva způsoby tohoto převodu: buď autorizovanou konverzí na žádost, kterou provádějí kontaktní místa veřejné správy (Czech POINT), nebo autorizovanou konverzí z moci úřední, kterou mohou provádět školy samy.