Převod dokumentů z digitální podoby do listinné a naopak je běžnou součástí praxe škol. Dokument doručený v elektronické podobě jako příloha datové zprávy datovou schránkou nebo e-mailem se jednoduše vytiskne. Stejně tak originální dokument v listinné podobě lze jednoduše převést do digitální podoby jeho naskenováním. Výstupem takového převodu ale bude vždy pouze prostá kopie dokumentu, která nemá žádné právní účinky. Škole to v mnohých případech vůbec nemusí vadit, protože si takto převedený dokument pouze zaměstnanec školy založí pro svoje vlastní potřeby, např. že se s listinným dokumentem lépe pracuje.
Autorizovaná konverze dokumentů ve školác
V životě školy mohou nastat situace, kdy je nutné daný dokument převést do listinné/digitální podoby tak, aby byly jeho právní účinky zachovány. Mezi takové důvody, jak již bylo zmíněno v minulém čísle časopisu, patří následující:
*
škola musí předložit dokument v listinné podobě správnímu orgánu nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí,
*
je třeba sjednotit formu všech dokumentů (listinných/digitálních) ve správním spisu,
*
pokud škola vykonává spisovou službu v listinné podobě (podací deník), převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí do dokumentu v analogové podobě (listinné),
*
pokud škola vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě (listinné) autorizovanou konverzí do dokumentu v digitální podobě.
Proces autorizované konverze dokumentů vyplývá ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o datových schránkách“), a vyhlášky č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů (dále jen „vyhláška o autorizované konverzi“).
V ustanovení § 22 zákona o datových schránkách je definován pojem konverze jako úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Dokumenty doručované prostřednictvím datové schránky nebo e-mailu mají formu datové zprávy.
V ustanovení § 23 stejného zákona jsou definovány subjekty, které tuto konverzi provádějí:
*
kontaktní místa veřejné správy (Czech POINT) a advokáti na žádost,
*
orgány veřejné moci pro výkon své působnosti z moci úřední.
Oba způsoby konverze se provádí prostřednictvím elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup (rozhraní Czech POINT pro konverzi na žádost/rozhraní CzechPOINT@Office pro konverzi z moci úřední).
Od počátku vzniku datových schránek bylo možné těmito způsoby konvertovat pouze samotný dokument, tj. přílohu datové zprávy nebo e-mailu, která ale musela splňovat dvě podmínky:
1.
dokument musel být ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší, resp. PDF/A,
2.
dokument musel být podepsán platným certifikátem kvalifikovaného elektronického podpisu.
Dnes existuje i možnost konverze celé datové zprávy (nejen přílohy), která není závislá na platnosti certifikátu kvalifikovaného elektronického podpisu, ale na platnosti časového razítka, kterým je označena každá datová zpráva, která byla odeslaná datovou schránkou. Formát dokumentu tím není dotčen. Tuto možnost lze využít v případě, že dokument není elektronicky podepsán.
Autorizovaná konverze na žádost
V případě, že chce škola využít možnosti požádat o autorizovanou konverzi dokumentu (za převod se platí poplatek ve výši 30 Kč za každou započatou stranu) z elektronické podoby do podoby listinné, existuje několik cest, jak doručit daný dokument / datovou zprávu na jakoukoliv pobočku Czech POINT:
1.
Přílohu nebo celou datovou zprávu lze odeslat přímo z datové schránky školy pomocí příslušného tlačítka („zkonvertovat“ / „zkonvertovat zprávu“). V případě odeslání pouze přílohy musí být tato ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší, resp. PDF/A, a zároveň podepsána kvalifikovaným elektronickým podpisem, který je založen na platném certifikátu. V případě odeslání celé datové zprávy stačí mít její přílohu ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší, resp. PDF/A. Díky výše uvedenému tlačítku je příloha / datová zpráva odeslaná do Úschovny Czech POINT a uživateli se na obrazovce počítače objeví konverzní lístek s datem, do kdy si musí přijít na jakoukoliv pobočku Czech POINT nechat konverzi provést (nejpozději do 30 dnů). Konverzní lístek je možné vytisknout nebo uložit v elektronické podobě např. do mobilního telefonu. Na pobočce Czech POINT je nutné se tímto lístkem prokázat. Pracovník Czech POINT naskenuje čárový kód na lístku nebo opíše číslo nad čárovým kódem, na jehož základě si danou přílohu / datovou zprávu vyhledá v Úschovně Czech POINT a pomocí rozhraní Czech POINT provede konverzi do listinné podoby. Součástí převedeného dokumentu je doložka, bez které by listinný dokument neměl stejné právní účinky jako ten elektronický.
2.
Přílohu nebo celou datovou zprávu, které jsou stažené mimo datovou schránku, lze odeslat přes Úschovnu Czech POINT (https://www.czechpoint.cz/uschovna/), tlačítko „přidat dokument“. Dále je proces stejný jako v případě 1.
3.
Přílohu nebo celou datovou zprávu lze na pobočku Czech POINT přinést v elektronické podobě na technickém nosiči dat s laserovým záznamem (CD, DVD).
4.
V případě konverze dokumentu z listinné podoby do elektronické je nutné přinést originál dokumentu na pobočku Czech POINT, kde pracovník dokument naskenuje, připojí k němu doložku a převedený dokument jako přílohu datové zprávy předá zaměstnanci školy buď na technickém nosiči dat s laserovým záznamem (CD, DVD), nebo pošle do Úschovny Czech POINT a zaměstnanec školy dostane do ruky konverzní lístek, na jehož základě si datovou zprávu vyzvedne. Má na to 7 dnů. Existuje ještě třetí možnost, a to zaslání přímo do datové schránky, ale zde platí, že to nesmí být datová schránka orgánu veřejné moci. Za převod se platí poplatek ve výši 30 Kč za každou započatou stranu.
Autorizovaná konverze z moci úřední
Aby škola mohla provádět pro svoji vlastní potřebu zdarma autorizovanou konverzi z moci úřední, je nutné mít stanoveného lokálního administrátora, kterým nemusí být ředitel školy, ale jakýkoliv zaměstnanec (bližší informace v Řízení školy 11/2020). Lokální administrátor je důležitý pro správu dat v Seznamu orgánů veřejné moci, ve kterém může nastavit mimo jiné konkrétní osoby, které budou ve škole provádět autorizovanou konverzi z moci úřední. Tyto osoby si musí v první řadě pořídit u certifikační autority kvalifikovaný elektronický podpis a komerční certifikát, který slouží pro vstup do rozhraní CzechPOINT@Office, ve kterém bude škola provádět autorizovanou konverzi. Oba certifikáty lze zakoupit u jedné ze tří certifikačních autorit akreditovaných v České republice:
1.
První certifikační autorita, a. s. (I. CA) – https://www.ica.cz,
2.
Česká pošta, s. p. (PostSignum) – http://www.postsignum.cz,
3.
eIdentity, a. s. – https://www.eidentity.cz.
Díky nařízení eIDAS, což je zkratka pro nařízení EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu, vznikl zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, který přinesl změnu v práci s certifikáty. Tou nejdůležitější je, že certifikát kvalifikovaného elektronického podpisu se nemůže instalovat do počítače, ale musí být z důvodu bezpečnosti uložen v úložišti certifikátů (např. USB token nebo čtečka čipových karet). Tato úložiště si lze zakoupit spolu s certifikáty u certifikační autority. Komerční certifikát může být uložen v počítači.
Kromě výše uvedených certifikátů je nutné ještě následující vybavení:
*
počítač nebo notebook,
*
připojení k internetu (minimální rychlost 128 kb/s),
*
skener (parametry dle vyhlášky o autorizované konverzi),
*
tiskárna (parametry dle vyhlášky o autorizované konverzi),
*
Adobe Reader – https://get2.adobe.com/cz/reader/otherversions/,
*
Software602 Form Filler – https://www.602.cz,
*
úřední razítko.
V okamžiku, kdy má škola, resp. konkrétní osoba, která bude provádět autorizovanou konverzi, výše uvedené vybavení připravené, přihlásí se pomocí komerčního certifikátu do rozhraní CzechPOINT@Office (https://cert.czechpoint.cz/czechpoint/). Po vstupu do systému je možné využít uživatelskou dokumentaci k prostudování, nicméně systém uživatele navádí k jednotlivým úkonům sám, a není třeba se obávat případných chyb.
Je třeba si uvědomit, že existují dokumenty, u kterých se konverze neprovádí. Jejich seznam lze najít v ustanovení § 24 odst. 4 zákona o datových schránkách. Patří mezi ně např. občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, geometrický plán, rys nebo technická kresba.
Škola provádějící konverzi je povinna v souladu s § 26 zákona o datových schránkách vést evidenci provedených konverzí a údaje jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.
Závěr
Pokud je nutné převést dokument doručený datovou schránkou z digitální do listinné podoby nebo naopak se zachováním jeho právní účinnosti, má škola možnost využít dva způsoby tohoto převodu. Buď autorizovanou konverzí na žádost, kterou provádí kontaktní místa veřejné správy přes rozhraní Czech POINT za poplatek 30 Kč za každou započatou stranu, nebo autorizovanou konverzí z moci úřední, kterou mohou provádět školy samy zdarma přes rozhraní CzechPOINT@Office.
Pro výkon autorizované konverze z moci úřední je třeba učinit určitá opatření. Nejprve stanovit konkrétní osoby, které budou autorizovanou konverzi z moci úřední ve škole vykonávat a které lokální administrátor zaeviduje do
Seznamu orgánů veřejné moci
. Tyto osoby si zařídí příslušné certifikáty (kvalifikovaný a komerční) a prostudují si právní předpisy (§ 22 až § 26 zákona o datových schránkách a vyhlášku o autorizované konverzi). Informace o provádění autorizované konverze z moci úřední musí být implementována do spisového řádu školy.Poznámka redakce: V Řízení školy 11/2020 jsme uveřejnili první díl této série článků nazvanou Autorizovaná konverze dokumentů ve školách / 1. část: Základní informace. Text najdete také v online archivu časopisu na www.rizeniskoly.cz.