Pojem "dle povahy své činnosti" obsažený ve školském zákoně

Toto ustanovení v odst. 1 uvádí, že Následuje výčet písmen a) až k) specifikující součásti dokumentace. Obdobnou dikci obsahuje i odst. 2 výše uvedeného ustanovení, když uvádí, že a následuje výčet pod písmeny a) až i).²⁾Je zjevné, že školský zákon obsahuje velmi Vzhledem k tomu, že školský zákon je obecný právní předpis určený širokému spektru subjektů, bylo nutné nějakým způsobem stanovit tomuto rozsáhlému zpracování limity. Zákonodárce tak učinil právě pojmem .

Připomeneme-li si definici osobního údaje, která je uvedena v ustanovení § 4 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoOU“), která říká, že osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů, přičemž subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu, zjistíme, že osobní údaje se vyskytují téměř ve všech formách dokumentace, jejíž výčet tvoří obsah § 28 odst. 1 školského zákona.

Podstatnou měrou jsou osobní údaje obsahem dokumentace školy:

Protože zákonem pro školu jako takovou ani pro žádnou z činností, které školy vykonávají, výjimky z povinností při zpracování osobních údajů, použije se na nakládání s osobními údaji pro výše uvedenou dokumentaci ZoOU. Také „zbytková položka“, zde uvedená jako další dokumentace stanovená zvláštními právními předpisy, obsahuje v některých částech osobní údaje, pro něž platí režim ZoOU, který může být modifikován právním předpisem primárně upravujícím takovou další dokumentaci.

Uvedené ustanovení obsahuje maximální rozsah možných zpracovávaných osobních údajů. Zcela zásadní je pak výraz uvedený v návětí ustanovení § 28 odst. 1 školského zákona. Z něj jednoznačně vyplývá, že ne všechny školy a školská zařízení budou zpracovávat všechny zde uvedené údaje. Rozsah bude přizpůsoben typu a činnosti konkrétního subjektu, resp. ne s činností každé školy či školského zařízení je spjata povinnost vést dokumentaci v celém rozsahu uvedeném v tomto ustanovení, ale že

Tento výklad zcela koresponduje s ustanovením § 5 odst. 1 písm. d) ZoOU, které říká, že správce osobních údajů je povinen shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Toto ustanovení uvádí, že stejně jako by měly být správci známy ještě před zahájením zpracovávání účel, prostředky a způsob zpracování, měl by znát i rozsah osobních údajů, které hodlá zpracovávat. Existuje zde vazba na předchozí písmena tohoto ustanovení, neboť ZoOU říká, že správce smí shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. Ustanovení § 5 odst. 1 písm. d) ZoOU tedy tiše předpokládá, že správce již splnil předchozí povinnost – určil účel. Bez toho by totiž splnění povinnosti uvedené v tomto ustanovení nebylo možné. V zásadě se jedná o vztah mezi účelem a informací, která má být dílčím prostředkem pro jeho dosažení. ZoOU tak stanovil základní princip toho, které osobní údaje je možno shromažďovat – odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Povinnost tedy směřuje do šíře, resp. počtu shromažďovaných informací a již neřeší otázku jejich aktuálnosti.

Splnění této povinnosti bude tedy vyžadovat přesné vymezení minimálního rozsahu konkrétních osobních údajů, které budou v daném případě k naplnění stanoveného účelu skutečně potřebné. Je tak třeba o každém osobním údaji rozhodnout, zda je, či není pro daný účel nezbytný, popř. při které kombinaci ostatních údajů je nezbytný. Zvolí-li si správce nějaký rozsah osobních údajů, které hodlá zpracovávat, měl by být schopen u každého jednotlivého údaje odpovědět na otázku, proč je daného údaje třeba pro dosažení stanoveného účelu. Cílem je dosažení situace, kdy účelu zpracovávání bude dosaženo s použitím co nejužší skupiny osobních údajů. Ty zbylé by měl správce bez zbytečného odkladu (nebo je vůbec nezačít shromažďovat), neboť jejich další uchovávání by odporovalo tomuto ustanovení. Pro správce bude v mnoha případech skupina zpracovávaných osobních údajů vymezena pomocí právní úpravy, v jejímž rámci bude ke zpracovávání osobních údajů docházet.

Smyslem ZoOU je tedy zabránit tomu, aby nebylo zneužito znalostí osobních údajů k zasahování do života a soukromí osob nebo jejich rodin. Tudíž se každý osobní údaj, který je nadbytečný, posuzuje také podle toho, zda jeho znalost může, či nemůže neblaze a způsobit újmu subjektu údajů či jeho blízkých.³⁾