Administrativní zatížení základních škol - první výsledky monitoringu

V Řízení školy 12/2020 jsme stručně představili projekt Administrativní činnosti základních škol (reg. č. TIRSMSMT935), který za finanční podpory Technologické agentury České republiky zadalo Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy České republiky (dále jen MŠMT). Na jeho řešení se podílí tým složený ze zástupců čtyř univerzit (Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích, Masarykovy univerzity v Brně, Západočeské univerzity v Plzni a Technické univerzity v Liberci) a odborníků z praxe. Cílem projektu je identifikace objemu administrativních činností, které právnická osoba vykonávající činnost základní školy musí realizovat, protože jí to právní předpisy ukládají, ale i objemu administrativních činností, které si vytváří škola sama.

Jak jsme již v závěru předchozího příspěvku informovali, rádi bychom prostřednictvím krátkých sdělení průběžně prezentovali postupně vyhodnocovaná data. V tomto příspěvku představíme vzorek zapojených škol a ukážeme první data, která jsme při monitoringu získali.

Celkem je do projektu zapojeno 24 škol ve čtyřech regionech: v Jihočeském kraji, Plzeňském kraji, Libereckém kraji a Jihomoravském kraji. Vzorek zapojených škol v regionu má vždy stejnou strukturu: dvě základní školy zřizované městem (s postavením obce s rozšířenou působností), dvě základní školy zřizované obcí (s postavením základní obce) a dvě základní školy zřizované soukromým zřizovatelem. Obecná charakteristika všech zapojených škol, včetně počtu žáků, je uvedena v tabulce 1.

Tabulka 1: Obecná charakteristika zapojených škol (1–6: Jihočeský kraj, 7–12: Plzeňský kraj, 13–18: Liberecký kraj, 19–24: Jihomoravský kraj)

Charakteristika		Zřizovatel	Počet žáků	Charakteristika		Zřizovatel	Počet žáků
1.	Státní, plně organizovaná	Město	800	7.	Státní, plně organizovaná	Město	480
2.	Státní, plně organizovaná	Město	483	8.	Státní, 1. stupeň	Město	111
3.	Státní, plně organizovaná	Obec	125	9.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	249
4.	Státní, málotřídní	Obec	35	10.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	130
5.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	37	11.	Státní, málotřídní	Obec	39
6.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	229	12.	Státní, plně organizovaná	Obec	439
13.	Státní, plně organizovaná	Město	471	19.	Státní, plně organizovaná	Město	903
14.	Státní, plně organizovaná	Město	651	20.	Státní, plně organizovaná	Město	750
15.	Státní, 1. stupeň	Obec	91	21.	Státní, plně organizovaná	Obec	580
16.	Státní, plně organizovaná	Obec	127	22.	Státní, plně organizovaná	Obec	325
17.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	216	23.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	72
18.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	151	24.	Soukromá, plně organizovaná	Soukromý	180

Šetření na školách probíhá od začátku září 2020 a je naplánováno do konce září 2021. Záměrně jsme se rozhodli zaznamenat září dvakrát, jelikož v roce 2020 se jednalo o pilotní měsíc, kdy se uživatelé se systémem pro záznam administrativních činností teprve učili pracovat.

Pro účely záznamu je vytvořena elektronická platforma, která zároveň umožňuje sledovat různé statistiky (např. záznam vykazovaných minut či počtu aktivit v daném čase, regionální odlišnosti, odlišnosti dle zřizovatele apod.) přímov on-line prostředí. Do platformy vstupují různé osoby z jednotlivých škol, například ředitel, zástupce ředitele, účetní, ekonom či asistent ředitele, ale také pedagogičtí pracovníci v rolích učitele, třídního učitele či výchovného poradce.

Celkem bylo za říjen vykázáno 234 752 minut administrativních činností (z celkem 24 zapojených škol). V následující části představíme výsledky zadané vedením čtyř vybraných škol. Názvy škol jsme záměrně vypustili, uvádíme pouze jejich obecnou charakteristiku.

Škola 1 je státní, plně organizovanou školou, kterou navštěvuje 471 žáků. Do vykazování administrativních činností byli zapojeni ředitel, zástupce ředitele a účetní. Za říjen bylo celkem vykázáno 13 620 minut, z nichž 3 460 minut souviselo s „covidovou administrativou“.

Pokud se podíváme detailněji na jednotlivé aktivity, tak největší část tvoří vnitřní administrativa spojená s plány práce a organizací výuky (např. záznamy z pracovních porad, sestavení a aktualizace týdenních plánů práce) a finanční agendou (např. hospodaření s rozpočtem, faktury, mzdové prostředky). Je nutné dodat, že velký podíl minut v kategorii plánů práce a organizace souvisel s již zmíněnou „covidovou administrativou“ (přibližně čtvrtina z minut vykázaných v této kategorii). V případě této školy vidíme i velký podíl projektů (výkaznictví, uzavírání dohod a hospodaření s finančními prostředky).

Škola 2 je státní, plně organizovanou školou s 325 žáky. Administrativní činnosti za všechny sledované role vykazoval pouze ředitel, který celkem do platformy zadal 9 306 minut. S protiepidemickými opatřeními souviselo 2 265 minut.

Vyšší počet minut ve vztahu k MŠMT souvisel s nastudováním nových opatřeních a metodik, tudíž se opět jednaloo administrativu spojenou s pandemií. Stejně tak se projevil i nárůst ve vztahu k hygienickým opatřením, což souviselo s prokázaným případem onemocnění covid-19 v dané škole. Výraznější počet minut v kategorii „Jiné“ zahrnoval agendu spojenou s GDPR a úřadem práce.

Škola 3 je státní málotřídní školou s 35 žáky, v níž vedení školy představuje pouze ředitel. Celkem bylo v říjnu vykázáno 5 505 minut a 1 355 minut se vztahovalo k opatřením proti koronaviru.

Rozdílem oproti ostatním školám je velký podíl administrativy ve vztahu k České školní inspekci. Vysvětlením je skutečnost, že v říjnu proběhla ve Škole 3 předem plánovaná inspekce. U ostatních oblastí je podíl srovnatelný s ostatními školami. Zajímavostí je výraznější administrativa vůči rodičům (vzhledem k faktu, že škola má nejmenší počet žáků ze všech sledovaných škol).

Škola 4 zastupuje soukromé školy. Je plně organizovanáa navštěvuje ji 229 žáků. Do zapisování aktivit jsou zapojeni ředitel, dva zástupci ředitele, dvě účetní a asistent ředitele. Celkem v říjnu strávili respondenti z této školy 15 710 minut administrativou, z čehož 2245 minut (více než 14%) připadlo na agendu spojenou s koronavirovými opatřeními.

Z vnitřní administrativy jsou opět nejčastěji zastoupeny finanční záležitosti a plány práce a organizace. U finanční agendy se jedná nejvíce o personálie (např. hospodaření s mzdovými prostředky, podklady pro výplatu mezd a s tím spojená evidence docházky a dovolené). V případě této školy patří do oblasti financí i práce s pohledávkami – jelikož žáci platí školné, ve vykázaných činnostech se objevuje i příprava podkladů pro platby školného, kontrola jejich provedení apod. Můžeme vidět i větší podíl pracovněprávní agendy, v níž se jedná zejména o zajištění personálního obsazení školy a výběrová řízení. I v této oblasti se však objevuje administrativa spojená s opatřeními proti koronaviru (např. řešení zástupu za učitele v karanténě).

Samozřejmě, že na základě čtyř analyzovaných škol a jejich záznamu administrativních činností v jednom měsíci nemůžeme data zobecňovat, ale již nyní se ukazují konkrétní oblasti administrativy, které jsou výrazně zastoupeny ve všech uvedených školách (a stejné poznatky máme i z ostatních zapojených škol). V případě vnitřní administrativy spojené s financemi se jedná také o snahu vyčerpat finanční prostředky před závěrem roku, s čímž je spojeno vyhotovení objednávek, splácení faktur apod. Oblast vnitřní administrativy týkající se plánů práce a organizace je ovlivněna „covidovou administrativou“, která podíl v této oblasti navyšuje. Stejně tak se koronavirová opatření projevují ve vyšším podílu administrativy ve vztahu k MŠMT, hygieně či v oblasti komunikace se zákonnými zástupci (v grafech sekce Rodiče).

Kvantitativní sběr dat prostřednictvím platformy bude pokračovat až do konce září 2021. Detailnější pohled na problematiku administrativních činností na základních školách bude získáván v kvalitativní části výzkumu, kterou představují řízené rozhovory s řediteli a dalšími zaměstnanci škol (včetně pozic do kvantitativního šetření momentálně nezapojených, např. metodik prevence, kariérní poradce, koordinátor ICT apod.). Součástí kvalitativního šetření budou také kulaté stoly s hlavními zadavateli administrativních činností, jejichž cílem bude hledání cest ke snížení nároků na školy v oblasti administrativních činností.

V této části nabízíme možnost spolupráce s projektovým týmem ve formě připomínkování průběžných výsledků kvantitativního šetření a budeme velmi vděční i za případné sdílení vlastních zkušeností či příkladů dobré praxe.

Poděkování: Projekt je realizován za finanční podpory Technologické agentury České republiky (reg. č. TIRSMSMT935).