Současná koronavirová krize kromě svých negativních důsledků také způsobila zrychlení digitalizace některých aspektů pracovněprávních vztahů. Jedním z nich je i výraznější rozšíření elektronických výplatních pásek.
Vydáním výplatní pásky zaměstnavatel plní povinnost informovat zaměstnance o jednotlivých složkách platu a o provedených srážkách (§ 142 odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, dále jen zákoník práce), a to v písemné formě. Výplatní pásky se u většiny zaměstnavatelů stále zaměstnancům předávají v papírové podobě. Z důvodu aktuální minimalizace výkonu práce na pracovišti mnoho zaměstnavatelů přechází právě na elektronické výplatní pásky.
Lze konstatovat, že i v případě elektronické formy výplatní pásky lze písemnou formu považovat za splněnou, je-li její obsah seznatelný a je-li z ní zřejmé, kdo ji vystavil. Elektronickou výplatní pásku není potřebné opatřovat kvalifikovaným elektronickým podpisem. Podle mého názoru bude postačovat hlavička zaměstnavatele s ostatními údaji uváděnými na papírové výplatní pásce.
Zásadní rozdíl oproti klasické papírové výplatní pásce je ve způsobu jejího předání zaměstnanci. Zatímco u papírové pásky je zaměstnanci dána fyzická kopie, v případě elektronické musí zaměstnavatel využít elektronickou komunikaci. A právě zde může se zaváděním elektronické výplatní pásky vzniknout problém.
Zaměstnanec totiž nemá povinnost zaměstnavateli sdělovat soukromý e-mail nebo datovou schránku. Před přechodem na výplatní pásky v elektronické formě tudíž bude zaměstnavatel muset zajistit způsob, jakým budou zaměstnancům doručovány. K tomu lze využít e-mailové schránky vytvořené pro zaměstnance zaměstnavatelem, případně i různé typy intranetu. Pokud pro své zaměstnance zaměstnavatel žádný ze způsobů elektronické komunikace nezajišťuje, bude muset získat jejich soukromé e-mailové adresy. Se sdělením této e-mailové adresy musí zaměstnanec vyjádřit souhlas.
V praxi proto může nastat situace, kdy u části zaměstnanců bude možné přejít na elektronickou výplatní pásku, neboť mají např. pracovní e-maily nebo poskytnou e-mail soukromý, ale u části nikoli. Pro některé zaměstnance také nemusí být reálné zajistit si přístup k výpočetní technice a tím i k výplatní pásce v elektronické podobě. Je potřeba mít na paměti, že účelem povinnosti zaměstnavatele upravené v § 142 odst. 5 zákoníku práce je umožnit zaměstnanci přehled a kontrolu o vyplácených složkách platu a případných prováděných srážkách. Zaměstnavatel tudíž nemůže jednostranně zavést elektronickou výplatní pásku, nebudou-li k ní někteří zaměstnanci mít přístup.
U této skupiny zaměstnanců by tudíž zaměstnavatel musel zajistit, aby výplatní pásku dostali. Může podle mého názoru zavést dvojí režim, kdy část zaměstnanců stále dostává klasickou papírovou výplatní pásku a část elektronickou. Lze také uvažovat o plném zavedení elektronické výplatní pásky, za předpokladu, že zaměstnavatel vyhradí výpočetní techniku, prostřednictvím které k ní budou zaměstnanci moct přistupovat. V takovém případě bude ovšem nutné přístup jednotlivých zaměstnanců opatřit heslem, neboť výplatní páska obsahuje jejich osobní údaje. Po zpřístupnění výplatní pásky tímto způsobem by pak také zaměstnavatel měl zajistit bezpečnou možnost přenosu na datový nosič i její případné vytisknutí na jeho náklady.
Splní-li zaměstnavatel výše uvedené podmínky, může elektronickou výplatní pásku podle mého názoru zavést i jednostranně, např. vnitřním předpisem. Musí však bezpodmínečně zajistit, aby ji reálně obdrželi všichni zaměstnanci, jinak by porušoval povinnost poskytnout informace podle § 145 odst. 5 zákoníku práce.