Podmínky pracovních cest zaměstnanců ve školách

Kompletní platnou právní úpravu poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců, a to tuzemských i zahraničních, zahrnuje od 1. 1. 2007 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Do rámce této právní úpravy je zapracován i způsob určování podmínek každé pracovní cesty zaměstnance, na kterou je svým zaměstnavatelem vysílán.

Tato konkrétní úprava je obecná a platí pro všechny zaměstnavatele bez výjimky, a tedy samozřejmě i pro všechny zaměstnavatelské právní subjekty ve školství, jimiž jsou nejčastěji školy. A právě proto, že náhrady cestovních výdajů zaměstnancům při jejich pracovních cestách poskytuje jejich zaměstnavatel, stanoví jednoznačně platná právní úprava zákoníku práce i pro něj povinnost určovat i všechny tyto podmínky, které budou nepochybně výši předmětných cestovních náhrad ovlivňovat. Základem k tomu je ustanovení § 153 zmíněného zákoníku práce.

Zákoník práce přesně stanoví, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel tím, že přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.

Převedeno do praktické aplikace to znamená, že zaměstnavatel má povinnost vždy výhradně sám určit všechny konkrétní podmínky pro každou konkrétní pracovní cestu svého zaměstnance, kterého na pracovní cestu vysílá, protože tyto podmínky mají přímý vliv na výši cestovních náhrad. Předmětné podmínky má povinnost určit výhradně sám zaměstnavatel (zaměstnanec není oprávněn cokoliv svévolně změnit na zaměstnavatelem určených podmínkách), a to předem (to jest před zahájením pracovní cesty zaměstnancem) a v zásadě písemně, což má pochopitelně značný význam pro případné pozdější důkazní řízení. Z toho je třeba bezvýhradně chápat, že zaměstnanec není oprávněn jakékoliv podmínky určené zaměstnavatelem před zahájením pracovní cesty na základě svého rozhodnutí měnit nebo jakkoliv upravovat a pokud tak učiní, veškeré důsledky dopadají na něj samotného (nejčastěji taková změna provedená zaměstnancem má za následek ztrátu nároku na příslušnou náhradu).

Platná právní úprava nově zavedla určení podmínek pracovní cesty zaměstnance, a to v zásadě písemnou formou. Formulace „v zásadě písemnou formou“ je zdůrazněna proto, že hned v odstavci 2 téhož uvedeného ustanovení je totiž současně stanoveno, že jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec. Tím je tedy naopak stanoveno, kdy není třeba písemnou formu pro určení podmínek pracovní cesty vyžadovat. V této souvislosti je však nanejvýš potřebné připomenout, že pokud není respektována písemná forma určení podmínek, může takováto okolnost způsobit nesmírné problémy. S ohledem na to, že práva zaměstnance na cestovní náhrady budou zpochybňována pravděpodobně až po realizaci pracovní cesty. To již nebude možné absenci písemně určených podmínek pracovní cesty zaměstnavatelem napravit. Bude se zřejmě jednat nejčastěji o situace při nečekaných mimořádných událostech, jako jsou úrazy, dopravní nehody, kalamity a podobně, se kterými se dá dopředu jen těžko počítat. Vzhledem k těmto možným situacím je evidentní, že pro zaměstnance je nezbytně potřebné, a lze jim to také důrazně doporučit, aby vždy vyžadovali ze strany zaměstnavatele určování předmětných podmínek písemně a co nejpřesněji. Jen tímto způsobem je možné účinně předcházet případným nepříjemným sporům.

Podmínky jednotlivých pracovních cest jednotlivých zaměstnanců určuje písemně zaměstnavatel nejčastěji na formuláři „CESTOVNÍ PŘÍKAZ“, a to na jeho přední straně, kde jsou kolonky pro vyplnění všech základních podmínek pracovní cesty. Skutečnosti uvedené a schválené zaměstnavatelem na této přední straně cestovního příkazu jsou rozhodující a jim musí odpovídat vyúčtování pracovní cesty na druhé straně formuláře. Není možné, aby tomu bylo naopak.

Ve školách určuje podmínky pracovních cest zaměstnanců nejčastěji sám ředitel školy, pokud k tomuto úkolu nezmocní někoho jiného. Ředitel školy si může rozhodovat o své pracovní cestě sám, jestliže si právo k tomu nevymíní například zřizovatel nebo se ředitel sám nedohodne například se svým zástupcem, že si budou pracovní cesty vzájemně schvalovat.

Zmíněné formuláře nejsou právně závazné, lze je sice zakoupit u specializovaných prodejců, a nebo si je může každý zaměstnavatel vyhotovovat sám, a to v podobě, která mu nejlépe vyhovuje, avšak s tím, že tyto formuláře musí obsahovat veškeré požadavky platné právní úpravy zákoníku práce.

Pro úplnost je vhodné také poznamenat odpověď na otázku, která se velmi často v praxi objevuje, a to, zda je zaměstnavatel vůbec předmětné „cestovní příkazy“ u svých zaměstnanců povinen uplatňovat, a tedy vyžadovat k používání. Situace je v tomto směru velice zajímavá, protože neexistuje žádný obecně závazný platný právní předpis, který by používání „cestovních příkazů“ nařizoval. Z toho je zřejmé, že jejich používání není pro zaměstnavatele povinností. Problém však spočívá v tom, že faktické používání těchto „cestovních příkazů“ představuje nejpraktičtější a nejjednodušší postup, v rámci kterého je možné vždy prokázat, že zaměstnanec byl svým zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu a zaměstnavatel to nemůže popírat.

Pokud zaměstnavatel nechce „cestovní příkazy“ uplatňovat u svých zaměstnanců, nemusí, ale musí vymyslet jiný způsob realizace pracovních cest, v rámci kterého bude zaměstnanec vždy schopen bez jakýchkoliv pochyb prokázat, že byl vyslán na pracovní cestu zaměstnavatelem a zaměstnavatel to nebude schopen (moci) popřít.

V návaznosti na uvedené je určitě vhodné uvést a vysvětlit případy, kdy u zaměstnanců trvá pracovní cesta, na kterou jsou zaměstnavatelem vysláni, méně než pět hodin a ještě jim nevznikne ani nárok na jízdní výdaj (protože buď jedou služebním autem nebo jdou pěšky a podobně) neboť za takové situace odmítají vyplňovat zmíněný „cestovní příkaz“ s tím, že jim nevzniká nárok na žádné náhrady. Častý dotaz k tomu bývá skutečně předkládán, a to v tom smyslu, zda i v této situaci musí být vyplňován uvedený tiskopis. Za této situace nemusí být předmětný formulář vyplňován, ale pouze za předpokladu, že bude u zaměstnavatele zavedený určitý prokazatelný systém vykazující přesně pohyb zaměstnanců během stanovené pracovní doby, to jest například perfektně vedenou knihou příchodů a odchodů, elektronickou docházkou, propustkami, píchačkami a podobně. Tato prokazatelnost je důležitá především pro zaměstnance, protože oni jsou při pracovní cestě právě ty osoby, které jsou v rámci plnění pracovních úkolů (v souvislosti s výkonem práce) v určitém riziku například z hlediska pracovního úrazu, náhrady škody a je nezbytné, aby jim nevznikla újma právě z důvodu nemožnosti prokázat realizaci pracovní cesty.

Další chybu, o které je třeba se zmínit, představuje otázka, která se objevuje ze strany zaměstnanců, a to zda je možné, aby několik zaměstnanců vyúčtovalo jednu pracovní cestu na jeden tiskopis „cestovní příkaz“ či nikoliv, protože ji vykonávali společně. K tomu je nutno zdůraznit, že takový postup nebyl nikdy připuštěn (až na dvě výjimky, o kterých bude zmínka dále). Jako důvod bylo vždy především uváděno, že je to proto, že zaměstnanci vyúčtovávají po návratu z pracovní cesty nejrůznější výdaje, které jim vznikají v souvislosti s výkonem práce (s pracovní cestou) a musí být prokázány příslušnými doklady. Dalším důvodem je, že zákonné znění stanoví, že zaměstnanec je povinen ve stanoveném nebo dohodnutém termínu po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad (tedy každý sám za sebe) a současně by měl na konci vyúčtování podepsat prohlášení (to může učinit jen sám za sebe), že uvedl všechny údaje pravdivě a správně. Toto prohlášení by mělo být zapracováno do každého tiskopisu určeného k vyúčtování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců, neboť prokazuje vyjádření zaměstnance. Pro toto prohlášení svědčí i ustanovení § 186 zákoníku práce, kde je přesně stanoveno, že zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady. Vyúčtování každého zaměstnance musí být jasné a přehledné.

A nyní ke dvěma zmíněným výjimkám. Jde o poskytování pouze stravného většímu počtu zaměstnanců, kteří pracují na pracovní cestě na jednom místě pod jedním vedoucím. Tato eventualita zahrnuje stavební dělníky nebo montéry, které zaměstnavatel po určitou delší dobu vozí na vlastní náklady na jedno staveniště (například stavby velkých komplexů), kde také jestliže se denně nevracejí, přespávají v podnikových ubytovnách, také na náklady zaměstnavatele, takže u těchto zaměstnanců se skutečně vyplácí jen stravné (které se neprokazuje), a proto pro zjednodušení bylo již v minulosti kontrolními orgány akceptováno, že u těchto zaměstnanců se částky stravného vyúčtovávaly prostřednictvím pracovních výkazů zaměstnanců, které podepisoval a tedy stvrzoval obvykle stavbyvedoucí. Ten samozřejmě také věděl, zda zaměstnanci byli v práci a odpracovali směny či nikoliv (například pro nemoc). Druhou podobnou situaci představují takzvaná výjezdní představení divadelních souborů – divadelní soubor odjede odehrát své představení do jiného města. Mateřské divadlo objedná autokar, kterým cestuje celý soubor. Hercům žádné výdaje nevznikají, pouze jim vzniká nárok na stravné, které se neprokazuje a navíc, protože všichni jedou jedním autokarem, nárok na stravné je u všech účastníků shodný. Situace se řeší tak, že vedoucí souboru připraví seznam vystupujících herců pro takovýto zájezd (pracovní cestu) s tím, že v úvodu budou uvedeny všechny potřebné údaje, které jsou pro všechny zaměstnance (herce) shodné, to jest datum vystoupení – pracovní cesty, počátek a konec pracovní cesty, způsob dopravy a výše stravného. Každý herec – zaměstnanec podepíše na tento list příjem příslušného stravného. Všechny skutečnosti jsou prokázané a nic nebylo porušeno. Celou pracovní cestu souboru řídí její vedoucí, tedy včetně určování podmínek pracovní cesty celého souboru. Obě zmíněné eventuality jsou postaveny na tom, že se uskutečňuje pouze výplata stravného.

A nyní je třeba se vrátit ke shora citovanému § 153, a tedy k určování jednotlivých podmínek pracovní cesty, alespoň těch nejzákladnějších. Časté nejasnosti se vztahují nesporně k určení doby a místa nástupu a ukončení pracovní cesty, stručněji řečeno k počátku a konci pracovní cesty zaměstnance. Vyskytují se mylné domněnky, že pracovní cesty zaměstnanců musí vždy začínat a končit na pravidelném pracovišti zaměstnance nebo že pracovní cesta musí začínat odjezdem veřejného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy. Toto jsou mylné představy, protože podle shora citovaného ustanovení § 153 zákoníku práce by mělo být každému zřejmé, že počátek a konec pracovní cesty určuje vždy výhradně sám zaměstnavatel podle vlastního uvážení s tím, že není vyloučeno ani místo bydliště zaměstnance. Rozhodující je, co je pro zaměstnavatele nejvýhodnější. Nutno dodat, že i situace zmíněné shora jako mylné lze takto určit, ale pouze jako individuální rozhodnutí, nikoliv jako zásadní. Zaměstnavatel může určit počátek a konec pracovní cesty svého zaměstnance kdekoliv na světě, a tedy i v místě bydliště zaměstnance to není vyloučené.

Pokud se týká způsobu dopravy, i zde je třeba zdůraznit, že výhradně zaměstnavatel je oprávněn určit přesně konkrétní dopravní prostředek pro konkrétní pracovní cestu zaměstnance a ten je pro zaměstnance závazný a nemůže ho svévolně změnit. Pokud zaměstnanec svévolně změní dopravní prostředek oproti tomu, který určil zaměstnavatel, nenáleží mu jízdní výdaje, i když pracovní cestu vykoná. Je tomu tak proto, že zaměstnavatel nemůže ručit za něco, co nerozhodl.

Nejčastěji k tomu dochází za situace, kdy zaměstnavatel určí zaměstnanci pro konkrétní pracovní cestu veřejný hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy (například vlak nebo autobus) a zaměstnanec ve skutečnosti vykoná tuto pracovní cestu vlastní osobním autem.

Nemůže vyúčtovat žádný jízdní výdaj, protože jednak svévolně změnil podmínku pracovní cesty a jednak nemá jízdenku z určeného dopravního prostředku zaměstnavatelem a podle § 157 odst. 1 zákoníku práce poskytuje zaměstnavatel pouze náhradu prokázaného jízdního výdaje. Pokud se týká náhrady prokázaného výdaje za ubytování, je třeba důrazně připomenout, že tento doklad, jako každý jiný, musí obsahovat všechny náležitosti účetního dokladu, jak stanoví § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a mezi ně patří také, mimo jiných, i účastníci účetního případu, to jest jméno a adresa zaměstnance a zaměstnavatele. Velice často zaměstnanci v ubytovacím zařízení název svého zaměstnavatele neuvádí, což je považováno za nepřehlédnutelnou chybu.