Dnešní díl seriálu o školním PR se týká zcela aktuálního tématu. Jednou z každoročních povinností ředitele školy, danou zákonem, je zveřejnění výroční zprávy za uplynulý školní rok. Je možné to brát jako formalismus a vyprodukovat „cosi“, co se jen minimálně liší od sousední školy nebo od loňské verze. Takový přístup je ale dle mého promarněná šance, výroční zpráva může sloužit jako účinný nástroj propagace školy. Znamená to ale odlišit se na první pohled a věnovat přípravě patřičnou pozornost. Pojďme se podrobně podívat, co výroční zpráva musí a může obsahovat a jak ji využít při prezentaci školy.
Výroční zpráva jako nástroj propagace školy
Mgr.
Miroslav
Hřebecký
lektor školského managementu, manažer vzdělávání a služeb EDUin, o. p. s.
Blíží se termín dokončení a obhájení výroční zprávy školy za uplynulý školní rok. Většina ředitelů tím splní jednu z jasných povinností vůči školské radě (dále též „ŠR“) a zřizovateli. U ŠR je to mnohdy jeden z mála pevných bodů agendy, pokud pracuje spíše formálně. Nedělám si iluze a vím, že pro mnohé členy vedení škol
formálním vyplněním osnovy výroční zprávy
(dále též „VZ“) povinnost končí. Pozor, pokud to vnímáte pouze takto, přicházíte o mnohem víc, než by se na první pohled mohlo zdát!Začnu u zřizovatelů. Mnohdy, zejména u středních škol zřizovaných kraji,
zřizovatel určuje strukturu výročních zpráv svých škol
a posílá nebo zveřejňuje v elektronických systémech vzory dokumentu. Odevzdané zprávy pak úředníci zpracovávají, a ať chtějí, či ne, tvoří si jejich prostřednictvím na konkrétní školu i její vedení názor. Je to pro úředníka jedna z mála možností, jak školu blíže poznat. Vždyť kolikrát byl váš referent z odboru školství přímo u vás ve škole? Na několika krajích jsem se na tyto zkušenosti referentů i vedoucích úředníků ptal a všichni shodně potvrdili, že výroční zprávy, zejména ty psané zajímavě,
sledují a čerpají z nich informace o dění na té které škole.
Padly i odstrašující příklady. Jeden úředník se přiznal, že dodnes uchovává jako trofej výroční zprávu, kde ředitelka školy vytiskla zaslanou osnovu, propiskou do toho doplnila požadovaná čísla a takto holý text sešila sešívačkou, přeložila do obálky a odeslala. Takovéto pohrdání nadřízeným úřadem se příliš nevyplácí, u konkurzů se reference a dosavadní zkušenosti s konkrétním ředitelem úročí. A nejde jen o osobu nejvyššího,
výroční zpráva buduje image celé organizaci
a nadřízené úřady jsou na kvalitu té které konkrétní školy často dotazovány veřejností nebo odborníky.Proč tedy vydáváme výroční zprávu?
Je to jasně daný požadavek legislativy.
Pro zřizovatele je to často jeden z mála zdrojů informací pro hodnocení ředitele i budování image školy.
Vnímáme výroční zprávu také jako nástroj veřejné kontroly.
Je to vzkaz stávajícím zákazníkům. I rodičům a žákům patří shrnutí, co všechno se v uplynulém roce událo a jak se škole celkově daří.
Berme to i jako nástroj propagace určený potenciálním novým zákazníkům. Zejména tatínkové velmi rádi srovnávají porovnatelné a probírají se nejrůznějšími žebříčky a čísly. Struktura výroční zprávy jim v tom jde většinou velmi na ruku, jestliže se v daném regionu rozhodují mezi více konkrétními školami.
VZ je třeba chápat jako obecný nástroj propagace s tím, že nesměřuje jenom ven, ale i dovnitř. Rozešlete hotovou výroční zprávu i
všem zaměstnancům
(nejen pedagogům), také pro ně je důležité vědět, co vše se na škole dělo a na čem všem pracovali jejich kolegové.Výroční zpráva je také důležitou archiválií. Když budeme připravovat jakýkoliv almanach, budou tyto dokumenty neocenitelnými zdroji informací. Z těchto důvodů je vždy vhodné archivovat minimálně dva papírové výtiskyplus elektronickou verzi. Jeden výtisk by neměl archivář dávat z ruky, aby se zachovala zpráva za každý rok.
VZ může být v některých případech také jednou z povinných příloh k žádosti o grant. Někdy do nich může nahlížet i hodnoticí komise a zohlednit to v celkovém bodování.
Legislativně vymezuje výroční zprávu školský zákon. Povinnost zpracovávat výroční zprávu o činnosti školy ukládá zákon
řediteli každé základní školy, střední školy
(s ohledem na § 91 odst. 2 školského zákona také konzervatoře) a vyšší odborné školy, tedy řediteli každé školy, která poskytuje vzdělávání vedoucí k dosažení určitého stupně vzdělání. Povinnost vypracovávat výroční zprávu nemají ředitelé mateřských škol, základních uměleckých škol, jazykových škol s právem státní jazykové zkoušky a školských zařízení. Poslední dobou se lze často setkat s řediteli právě posledně jmenovaných druhů škol a školských zařízení, kteří, ač ze zákona nemusí, chtějí výroční zprávu vydávat
dobrovolně
a správně vytušili, že se investovaná energie velmi zúročí v image školy i jejich osoby.Vydání výroční zprávy je podmíněno jejím
schválením školskou radou
v souladu s § 168 odst. 1 písm. b) školského zákona. Bez schválení školskou radou nemůže ředitel školy výroční zprávu o činnosti školy vydat.§ 168 odst. 3 školského zákona
O schválení výroční zprávy rozhodne školská rada do 1 měsíce od předložení ředitelem školy. Pokud školská rada tento dokument neschválí, ředitel školy předloží dokument k novému projednání do 1 měsíce. Opakovaného projednání se účastní zřizovatel. Není-li dokument schválen ani při opakovaném projednání nebo pokud školská rada neprojedná dokument do 1 měsíce od předložení ředitelem školy, rozhodne o dalším postupu bez zbytečného odkladu zřizovatel.
ČASOVÝ HARMONOGRAM
Termínově je situace rovněž daná jasně legislativou:
Výroční zpráva o činnosti školy se zpracovává za období předcházejícího školního roku, s výjimkou základních údajů o hospodaření školy.
Do 15. října
se předkládá školské radě ke schválení.Po schválení školskou radou zasílá ředitel školy výroční zprávu do 14 dnů
zřizovateli a zveřejní ji
na přístupném místě ve škole.Včasné a kvalitní vypracování VZ je tak trochu praktická zkouška time managementu. Je nanejvýš strategické, dát si jako nejzazší termín dřívější datum než 15. říjen, rezerva se bude vždy hodit. Materiály je třeba sbírat průběžně po celý rok, skutečně kvalitní zpráva nikdy nevznikne v ředitelském notebooku za jednu bezesnou noc! Agendu je třeba delegovat a učinit tak již v předstihu, například ve druhém pololetí.
Každá část VZ by měla mít svůj jasný zveřejněný termín a garanta.
Vyučující by těmto garantům měli odevzdávat svoje příspěvky nejpozději před přípravným týdnem, aby byl dostatek času na finalizaci. Nezapomínejme, že se nám vydávání zprávy kryje s rozjezdem nového školního roku, to se v ředitelně nebo kanceláři zástupců nudívá málokdo! Do zprávy je ale na druhou stranu třeba zahrnout celý dobíhající školní rok k 31. 8., tedy i například opravné zkoušky. Pamatujme i na to, že je třeba svolat v dostatečném předstihu „nepolapitelné“ členy školské rady.ZVEŘEJNĚNÍ
Po schválení musí být výroční zpráva zveřejněna. Zákon nehovoří výslovně o umožnění nahlížení dálkovým přístupem. Stanovuje pouze
povinnost zveřejnit ji na přístupném místě ve škole
a zároveň zajistit, aby každý, kdo o to projeví zájem, mohl do výroční zprávy nahlížet a pořizovat si z ní výpisy nebo opisy. Tyto formy zpřístupnění musí být pro žadatele bezúplatné. Můžeme pouze požadovat cenu za kopírování podle zveřejněného ceníku, ceny nesmí být vyšší, než je v místě obvyklé.Otevřená škola, která se snaží vystupovat důvěryhodně, by měla zprávu zveřejnit i na svém
webu
a mít tam pro porovnání
v archivu přístupné výroční zprávy i za uplynulé roky.
Čtenáři nejsou obtížný hmyz, kterým do našeho konání nic není a je třeba je držet co nejdále od těla. Jsou to uživatelé veřejné služby, kterou si platí ze svých daní, a podle toho je třeba k nim přistupovat.REALIZAČNÍ TÝM
Na sestavení výroční zprávy je možné nahlížet jako na dlouhodobý projekt a uplatnit všechny
osvědčené nástroje i metodiky projektového managementu.
Každý dobře vedený projekt má svého hlavního koordinátora, kterým je v našem případě editor. Není dobré, když je jím ředitel školy! Ten je z titulu své funkce i z dikce legislativy hlavním garantem dodání zprávy, ale sestavením by měl být pověřen
někdo z podřízených
, možná raději někdo ze sboru než zástupce ředitele. Podaří se tak propojit lépe pohledy z kapitánského můstku a z podpalubí. Rozhodně by ředitelé i editoři měli být ti, kteří umějí dobře delegovat a jsou schopni hlídat termíny a řídit v tomto duchu i sami sebe. Velmi vhodné je rozčlenit celou zprávu na jednotlivé logické celky a těm určit garanty. Zapojit je možné také vlastní žáky. Je potřeba si přiznat, že to má své klady. Jsou často kreativnější a originálnější než my. Lépe si rozumí s technikou, na poli počítačové grafiky většinou zcela neoddiskutovatelně. Navíc je tím smysluplně vzděláváme skrze reálné výstupy jejich práce a ještě se takovou výukou můžeme pochlubit.Ředitelky a ředitelé škol by se na druhé straně neměli omezit jen na bezbřehé důvěřování a automatické podepsání připravené verze zprávy, ale důkladně provádět střešní supervizi. Oni jsou oficiální předkladatelé a za zprávu osobně ručí.
STRUKTURA VÝROČNÍ ZPRÁVY
V mnoha případech vycházejí školy ze šablony, která je sestavena zřizovatelem. Je třeba se na to dívat tak, že takováto struktura je doporučeným minimem. Vycházejme z vyhlášky č. 15/2005 Sb., kterou se stanoví náležitosti dlouhodobých záměrů, výročních zpráv a vlastního hodnocení školy, především z § 7 – Obsah a zpracování výroční zprávy o činnosti školy.
My se ale můžeme pochlubit mnohem více nad rámec nezbytných statistik a oficiálních údajů a nejednu pasáž přidat. Co doplnit především?
Fotografie!
Ono akční koření, které si nechá ujít málokterý čtenář. Nejčtenějšími pasážemi rozsáhlejších textů jsou vždy titulky a mezititulky a právě fotografie a jejich popisky. Sem směřujte sdělení, které chcete, aby zaregistrovalo maximum čtenářů. Fotografie kolikrát stačí ilustrativní,
s vhodně zvoleným popiskem
, který tvoří hlavní informaci.Celá VZ by měla mít jednotný design, nejlépe s graficky jasně oddělenými jednotlivými částmi pro lepší přehlednost (různé barvy, případně ikony).
Výroční zpráva musí obsahovat vždy tyto
povinné náležitosti:
Základní údaje o škole, jimiž jsou název, sídlo, charakteristika školy, zřizovatel školy, údaje o vedení školy, adresa pro dálkový přístup, údaje o školské radě
Vedle výše zmíněných povinných údajů je vhodné uvádět i IČ, IZO nebo datovou schránku. Tato část výročních zpráv bývá často využívána k dohledání kontaktů. Jak často musím až právě z výroční zprávy zjišťovat jméno ředitele, když ho chci kontaktovat, protože na webových stránkách školy ho nelze dohledat? Pozor, tato část VZ bývá tvůrci automaticky kopírována z loňské verze, a proto zde bývají
nejčastější chyby!
Přehlédne se, že se mezitím změnilo například telefonní číslo. Vždy by měl být v tomto oddílu jasně uvedený rychlý kontakt na školu – telefon, e-mail i poštovní adresa. Někde se objevuje i QR kód pro smartphony.Přehled oborů vzdělání, které škola vyučuje v souladu se zápisem ve školském rejstříku
Vycházíme striktně z aktuálních údajů uvedených ve školském rejstříku. Logika je podobná jako u katastru nemovitostí. Oficiálně existuje pouze to, co je zapsáno.
Rámcový popis personálního zabezpečení činnosti školy
Údaje o přijímacím řízení nebo o zápisu k povinné školní docházce a následném přijetí do školy
V případě zápisů se snažíme zvlášť pečlivě hlídat odklady (obce si hlídají plnění povinné školní docházky). U přijímacího řízení uvádíme počty podle jednotlivých kol. Nezapomeneme ani na kritéria přijetí. Etickou otázkou je, zda se chlubit převisem. Ne vždy je to zásluha kvality školy a z pohledu rodin i společnosti je vlastně špatně, že se nějaké dítě nedostalo tam, kam chtělo.
Údaje o výsledcích vzdělávání žáků podle cílů stanovených vzdělávacími programy a podle poskytovaného stupně vzdělání včetně výsledků závěrečných zkoušek, maturitních zkoušek a absolutorií
Měla by to být jedna z nejzajímavějších kapitol, škola zde osvědčuje, jak naplňuje hlavní funkci, pro kterou byla zřízena. Důležitá je ona zmínka
„podle cílů stanovených vzdělávacími programy“
. Nezapomínejme, co se po nás v dnešní době po kurikulární reformě chce. Neomezujme se pouze na výčty čísel a žebříčků
Kalibro, Scio, Niqes
nebo státních maturit. Přestože formátu výroční zprávy vyhovují především jasné statistiky, nesoustřeďme se minimálně v této kapitole pouze na ně,
zasaďme fakta do kontextu
a rozhodně doplňme tabulky a grafy slovním komentářem. Vždyť v dnešním pojetí vzdělávání nemá jít pouze o tlak na výkon. Zadaného cíle budování kompetencí dosáhneme spíše preferencí tvoření vnitřní motivace k poznávání než bičem strachu z testů, známek a přijímaček. Takže oprašme školní vzdělávací program a důsledně pracujme při hodnocení výsledků vzdělávání s v něm popsanými výstupy. K jejich plné šíři vztahujme popis ve zprávě o tom, co se daří a co ne. A buďme opatrní se superlativy. Co se velmi povedlo letos, nemusí se povést příště. A velký úspěch zavazuje do budoucna. Pro většinu vážných zájemců o školu není problém si pročíst zprávy v časové řadě několika posledních let. Rozhodně se vyhněme jakémukoliv přímému veřejnému srovnávání konkrétních tříd, nadělá to mnohem více škod než užitku. Raději hodnoťme školu jako celek, popisujme trendy v obecné rovině.Údaje o prevenci sociálně patologických jevů
nic nezakrývat
a hrát otevřenou hru. Pokud došlo v uplynulém období ve škole k nějaké nepříjemnosti, tutláním můžeme jenom ztratit. Není zásadní chybou, pokud se něco stane, ale mnohem horší je, když se z toho škola nedokáže poučit a nezmění nic na svém způsobu práce. Proto by za popisem stavu či konkrétních skutečností měl následovat
výčet přijatých opatření.
Zejména kontrolním orgánům zní v uších výčet konkrétních kroků reagujících na neblahý stav jako rajská hudba. Při zpracování této kapitoly vycházíme ze školního minimálního preventivního programu. Nezapomínáme, že sociálně patologickými jevy nejsou jenom drogy a krádeže, ale i záškoláctví, demolování vybavení školy, sprejerství nebo šikana. Zejména u té poslední položky bych se ještě krátce zastavil. Doufám, že se dnes už nenajdou školy, které alibisticky tvrdí, že šikana u nich není a být nemůže či že sice kdysi byla, ale rázně s ní zametli, takže garantují klid do budoucna. Tento jev je v
latentní podobě ve společnosti přítomen neustále a prevence je nikdy nekončící mravenčí práce. Sotva to jedny děti naučíme, ze školy odrostou a přijdou po nich další a je třeba začít nanovo. Právě školy, které mají tykadla vůči šikaně neustále nastražená a otevřeně o ní hovoří, na tom bývají v jejím potírání a kvalitě školního klimatu nejlépe.
Údaje o dalším vzdělávání pedagogických pracovníků
Nezapomínejme, že
plán DVPP
je povinná součást dokumentace školy, jeden z mála plánů, jehož povinné zpracování ukládá řediteli školy přímo legislativa. Vyjdeme tedy z něj a zhodnotíme míru i kvalitu jeho naplnění. Můžeme přidat i výhled a priority do budoucna, abychom čtenáři VZ ukázali, že v našem dalším vzdělávání máme kontinuální systém. Je skvělé, pokud se škola může prezentovat jako skutečné centrum vzdělanosti, k čemuž patří statut stále se učící organizace, která na sobě neustále pracuje. Pro úspěšné sepsání této kapitoly se hodí evidence návštěv všech vzdělávacích akcí, kterou vede například zástupce ředitele pověřený organizací suplování.Údaje o aktivitách a prezentaci školy na veřejnosti
V této kapitole je vhodné uvést
celou nabídku služeb, které škola poskytuje.
Výčet všech aktivit a akcí směrem k veřejnosti bude na každé škole velmi obsáhlý. Je proto třeba informace systematicky shromažďovat celý rok a na jeho konci projít pro kontrolu aktuality na webu a zápisy z provozních porad a pedagogických rad. Můžeme například zařadit samostatnou rubriku
10 největších úspěchů školy v loňském roce.
Údaje o výsledcích inspekční činnosti provedené Českou školní inspekcí
Pokud školu ČŠI v uplynulém školním roce navštívila, napíšeme, o jaký
typ inspekční návštěvy
šlo a kdy se kontrola uskutečnila. Citujeme celkový
závěr z inspekční zprávy
nebo závěry jednotlivých částí. Nikdy se nesnažme doplňovat fakta z protokolu subjektivními komentáři. Jednou je to výrok nezávislé kontrolní instituce a my měli právo vznést námitky písemně po seznámení se s inspekční zprávou. Pokud nás ČŠI v posledním roce svojí návštěvou nepoctila, je možné citovat závěry z poslední inspekční zprávy, je třeba ale jasně uvést, že jde o poslední návštěvu a kdy se odehrála. Je pochopitelné, že po tomto řešení sáhnou především ti, kteří se mají z předchozí kontroly čím pochlubit. Jinak je možné pouze suše konstatovat, že v tomto školním roce ČŠI školu nenavštívila.Údaje o zapojení školy do rozvojových a mezinárodních programů
Pokud se škola do nějakých programů zapojila (a určitě by měla, je to vizitka aktivního vedení školy i zvednutí hozené rukavice v podobě finančních prostředků navíc), měli bychom psát nejen o tom, že programy byly, ale také vysvětlit laické veřejnosti, v čem spočívaly a především co přinesly. Je vhodné připojit podle charakteru a obsáhlosti do textu nebo do přílohy ukázky konkrétních výstupů z těchto programů. Nezapomínáme na fotografie s vysvětlujícími popisky. Zvlášť upozorňuji, že mnohé takovéto programy mají povinnou publicitu s dodržením veškerých grafických náležitostí! Jejich naplnění by měli za školu kontrolovat nezávisle alespoň dva lidé.
Údaje o zapojení školy do dalšího vzdělávání v rámci celoživotního učení
Celoživotní učení je jedním z pilířů vzdělanosti, jak si ho stanovila EU. Jestliže chceme svoji školu prezentovat jako centrum vzdělanosti obce, měli bychom něco na tomto poli organizovat pro veřejnost. Mohou to být dlouhodobější aktivity na způsob univerzity třetího věku, cykly přednášek nebo jednorázové besedy. Skvělými, lidsky obohacujícími aktivitami jsou ty, kde se mezigeneračně při učení setkávají mladí a staří. Na tomto poli patří mezi nejvděčnější například projekty, při nichž děti učí seniory obsluze výpočetní techniky.
Údaje o předložených a školou realizovaných projektech financovaných z cizích zdrojů
Tuto kolonku nepodceňujte, bývá to jedno z kritérií posuzovaných zřizovatelem z pohledu aktivity a schopností ředitele školy, často s přímým dopadem na jeho ohodnocení mimořádnými odměnami. Zapojení školy pouze do tzv. „šablon“ je dosti málo, většina škol toho zvládá mnohem více. Hodně záleží na tom, zda je vedení školy schopné tím někoho z vhodných spolupracovníků pověřit, nikdy vše nemůže dobře zvládat jen ředitel. Je vhodné se zamyslet nad tím, zda by škola neměla mít svého cíleně školeného
fundraisera
a projektového manažera. V obou případech to není o ničem jiném než o osvojení si specifického know-how, je to řemeslo jako každé jiné. Pokud do zprávy za uplynulé období nemáme co napsat, uvedeme alespoň, že jsme třeba realizovali velký projekt v roce předešlém a připravujeme se zase na projekt v roce příštím.Údaje o spolupráci s odborovými organizacemi, organizacemi zaměstnavatelů a dalšími partnery při plnění úkolů ve vzdělávání
Škola by si měla cíleně budovat
síť partnerů
. Nebýt sám vojákem v poli, ale začleňovat se do podobných zájmových a odborných struktur, či je dokonce aktivně vytvářet. Síla síťování – networkingu – je ohromná. Můžeme se opřít o sdílené informace a know-how, může nám dodat sílu, když máme pocit, že se nic nedaří. Jsme-li členy nějakých oficiálních organizací, můžeme jejich loga vložit do VZ i na hlavičkový papír školy do zápatí. Stále pamatujeme na to, že výroční zprávu bude číst i laická veřejnost, proto při zmínce o takovýchto odborných organizacích a asociacích připojíme i krátkou vysvětlující poznámku, o jaký subjekt se jedná, co je jeho hlavním cílem a jaká je role naší školy uvnitř tohoto uskupení. U odborných škol a jejich partnerů z řad firem může být hezkým a dobře prezentovatelným příkladem partnerství společný stánek na odborném veletrhu. Školu může veřejně zaštítit i nějaký patron, například nějaká veřejně známá osoba. Vždy ale dbáme na to, aby šlo o partnerství na první pohled nezištné, čestné a eticky bez závad. Bude-li se školou veřejně spojována nějaká osobnost, měla by se čas od času objevit na školní akci nebo alespoň prostřednictvím fotografie či písemného poselství na webu školy.Základní údaje o hospodaření školy
Dříve školy sestavovaly samostatnou výroční zprávu o hospodaření školy. Povinnost sestavovat tuto zprávu vyplývala ze zákona č. 564/1990 Sb., o státní správě a samosprávě ve školství, který byl zrušen školským zákonem č. 561/2004 Sb. k 31. 12. 2004. Nadále tuto samostatnou zprávu školy nesestavují a vkládají základní přehled do své výroční zprávy. Údaje o hospodaření ve výroční zprávě (stručná informace o hospodaření školy za uplynulý školní rok) vycházejí ze
základních ukazatelů v pololetním výkazu
(tj. k 30. 6. běžného roku). Z pohledu formátu VZ, která je, jak již bylo v textu několikrát zmíněno, čtena i laickou veřejností, je vhodné suché finanční statistiky opatřit komentářem, určeným například rodičům našich žáků. Popsat systém financování regionálního školství a roli státu i zřizovatele. I laikovi by po přečtení této části VZ mělo být jasné, odkud se peníze berou a na co se vynakládají. Pokud se na údaje podíváme očima nezasvěceného člověka, je vždy patrné, že jde o efektivní výdaj? Přímo legendární bývá projednávání rozpočtu školy na školské radě, popř. propírání detailů vytržených z kontextu na Unii rodičů. Také jste zažili rozvášněné tatínky, kteří si někde našli částku na mzdy i s odvody na sociální a zdravotní pojištění, populisticky vydělili tuto částku jenom pedagogickými pracovníky a nahlas vydávají výsledek za čistou mzdu, přičemž zdůrazňují, že v tom jsou navíc tři měsíce prázdnin gratis?DALŠÍ SOUČÁSTI, KTERÉ BY MOHLA OBSAHOVAT VÝROČNÍ ZPRÁVA
Úvodník
Je vhodné zahájit celou VZ úvodníkem. Mělo by jít o slovo ředitele/ředitelky na půl až celou stranu. Je osobnější, když je u textu portrétní fotografie. Obsahově by mělo jít o hřejivé slovo, povzbuzení napsané v osobní formě. Ředitel je leader, který nefňuká, úvodník by se měl obracet optimisticky do budoucnosti. Je vhodné, aby shrnoval i minulost, zejména poděkováním participantům za spolupráci. Dbejte o to, abyste v textu nestahovali úspěchy na sebe, volte raději formu
„podívejte, co všechno dokázali mí skvělí spolupracovníci, zaslouží obdiv a dík“.
Nebojte se, odlesk slávy dopadne i na vás, každý si úspěchy školy spojuje s jejím nejvyšším vedením. Na konci úvodníku by měl být podpis a označení funkce, ne každý čtenář VZ bude hned vědět, kdo k němu promlouvá. Nejlepší inspirací pro úvodníky jsou výroční zprávy nadací.Poslání školy
Za úvodníkem by měla následovat pasáž, která se hned nevrhne na statistiky, ale bude se věnovat hodnotám a celkové filosofii školy. Měli bychom naznačit cíle, k nimž směřujeme, a pro přehlednost vyjmenovat hlavní činnosti školy. Tato pasáž je nedílnou součástí výročních zpráv neziskových organizací, tam je možné se inspirovat.
Obsah
Obsah by měl být zařazen vždy, pokud je dokument rozsáhlejší a má více než 8 stran textu, což mají výroční zprávy v drtivé většině. Vždy by měl být na samostatné stránce a vytváříme ho prostřednictvím automatické funkce textového editoru. Ušetří nám to práci, graficky to vypadá velmi zdařile a je udržována aktuálnost stránkování i při následné editaci textu nebo přesouvání jednotlivých oddílů. Z těchto důvodů je důležité, aby byla zpráva od počátku tvořena v šabloně s nadefinovanými styly víceúrovňového číslování, kde se následně dá velmi efektivně editovat celá zpráva v režimu osnovy a bez potíží se generuje právě automatický obsah. Pokud si nejste v zacházení s textovým editorem na tomto poli jistí, požádejte o založení šablony, nastavení a zaškolení vyučujícího výpočetní techniky. Naučíte se nebo si procvičíte potřebnou dovednost.
Tiráž
V případě výroční zprávy se jedná o veřejně přístupnou publikaci, měla by mít tedy i svoji tiráž. Co by měla tato část obsahovat? Název publikace, složení redakce, jména autorů textů a hlavního editora, jména autorů fotografií či ilustrací. Výčet autorů dalších činností spojených s produkcí – grafická úprava, sazba, korektury. Jak libě se vyjímá v tiráži třeba text:
„Korektury a jazykovou úpravu výroční zprávy provedli žáci 9. C v rámci hodin českého jazyka pod vedením své vyučující XY.“
Pokud VZ chceme nechat vydat i tiskem, uvedena by měla být tiskárna – kdo, kde a počet výtisků plus datum schválení k tisku. Vždy by mělo být deklarováno, kde a jak byla zpráva zveřejněna (poučení o nahlížení v kanceláři školy, odkaz na internet, kde je VZ ke stažení). Tiráž je nejvhodnější umístit na poslední stránku nebo zadní obálku – záleží na celkovém grafickém pojetí.
Dále je možné zařadit do výroční zprávy tyto pasáže:
Historie školy
Organizační schéma (ideální je grafické provedení formou diagramu)
Popis informačního systému školy (zejména ve vztahu k vnějším zákazníkům, tedy např. rodičům)
Závěrečné zprávy předmětových komisí
Procesy certifikace, jejich průběh a výsledek, dosažené certifikáty
Aktivity v oblasti ochrany životního prostředí (propojení s EVVO)
Informace o CSR aktivitách (společenské odpovědnosti)
Informace o fundraisingu (dárcovství) včetně poděkování sponzorům
JAZYK VÝROČNÍ ZPRÁVY
Psát bychom měli s vědomím, že čtenář naši školu nezná, tedy důsledně popisovat všechny „samozřejmosti“, nepředjímat žádnou detailnější znalost specifik. Editor by měl zajistit a ohlídat, aby jednotlivé příspěvky od navzájem různých autorů byly sladěny na společnou notu a působily homogenně. Výroční zpráva školy by měla mít charakter převážně zpravodajský, tomu by měl odpovídat jazyk i stručnost a jistá hutnost textu. Čtenář by měl za pár minut čtení získat ucelený přehled o vaší instituci. Z dobré výroční zprávy sálá nadšení žáků i jejich učitelů pro věc, pro společný cíl.
FOTOGRAFIE
Snímky by měl pověřený koordinátor shromažďovat průběžně celý rok do vyhrazené složky na školní síti a pečlivě je obratem popisovat. Z takovéhoto portfolia se potom dá tvořit dobrá sbírka fotografií pro výroční zprávu. Je vhodnější vkládat fotografie přímo do textu – lepší než do přílohy na konec. Nikdy nezapomeneme připojit popisky s vhodným textem.
Z hlediska motivů si vytvoříme aktéry v akčních situacích. Preferujeme snímky žáků během nějaké tvůrčí činnosti. Dále je vhodné vytvořit sadu ilustrativních snímků – budovy, školy ve tmě se zářícími okny, typické třídy apod. Pokud fotíme interiéry, vždy spíše v akci a plné žáků než prázdné se zvednutými židlemi a tmou za okny.
Fotografie by měla hromadně upravovat osoba, která dokáže optimalizovat jas a kontrast snímků, umí změnit velikost, snímek oříznout. Při sázení využíváme i obtékání textu a orámování. Klíčové je však využívání funkce komprimace obrázků. Díky tomu má potom výsledný soubor celé výroční zprávy rozumnou velikost a je možné publikovat ho na internetu i rozesílat e-mailem.
ETIKA PRÁCE S DATY
Výroční zpráva je naší vizitkou nejen co se týče obsažených úspěchů a pozitiv školy, ale také z pohledu objektivity a etického zacházení s daty. Nezneužíváme jisté míry nevědomosti veřejnosti, která nezná detailně situaci uvnitř školy.
Operujeme-li s čísly, měli bychom znát základy statistické latiny, tušit, co je průměr, co medián (polovina vzorků bude menší, polovina větší) a co modus (nejčastěji zastoupená hodnota) a navzájem tyto pojmy nezaměňovat.
Velmi záleží na tom, jak budeme čísla veřejnosti předkládat. Vždy by se tak mělo dít v kontextu ostatních skutečností, které možná my v hlavě máme, lidé vně školy a často i naši učitelé je netuší.
Jako příklad uveďme výši rozpočtu školy. V textu můžeme napsat, že roční rozpočet školy je 16 milionů. Je to hodně, nebo málo? Můžeme ale přidat i to, že letošní rozpočet byl o 560 tisíc korun nižší, případně že byl o 3,4 % nižší. Nejlepší vypovídací hodnotu mívá v takovýchto komentářích časová perspektiva:
„Jde o třetí rok poklesu rozpočtu za sebou.“
GRAFY
Jak říkají seznamovací inzeráty: „Foto napoví!“ V našem případě jde o mluvící obrázek – graf. Než něco složitě opisovat na celou stránku, kolikrát stačí několik sloupečků nebo „nakrájený koláč“. Je velmi vhodné grafy do VZ zařazovat, vždy ale musíme přesně vědět, proč ho zveřejňujeme. Grafy se hodí na dokládání nějakého trendu. V takovém případě si ale položme i otázku, zda trend, možná momentálně pro nás a školu příznivý, vydrží i v budoucnu. Aby se takovéto zveřejňované grafy neotočily proti nám.
Kdy se prezentování formou grafů nehodí?
Když máme málo dat.
Když v datech schází jasný pohyb (hlavně nezačít posouvat osy a měnit měřítko).
Když máme několik málo čísel, nejvhodnější bývá tabulka.
Když je text možné vyprávět jako příběh (např. bezprostřední, úderný popis problémů a jejich dopadu).
Přímo uměním je vybrat i vhodný typ grafu, aby měl dostatečně vypovídací schopnost. Musíme zvažovat strategicky, jaký pocit vyvolá prezentovaná statistika u čtenáře.
GRAFICKÁ ÚPRAVA A TYPOGRAFIE
Obal prodává. I VZ je druh zboží a kvalita obsahu tvoří jen polovinu úspěchu. Hodně záleží na prvním dojmu zvolené grafické úpravy, na barvách, kvalitě obálky, druhu vazby. Plastový samovazač z papírnictví už dnes nestačí. Použijeme raději kroužkový vazač a pevné desky na obálku. Případně alespoň klíčové výtisky mířící zřizovateli a určené k dlouhodobému veřejnému nahlížení necháme profesionálně svázat. Pro tisk bychom měli zvolit papír s vyšší gramáží, než je běžný kancelářský standard. Vyzkoušejte 90 až 100 g/m2.
Při sazbě dokumentu volíme širší okraje, aby se čtenáři publikace lépe držela, a počítáme předem s místem pro vazbu. Zkušený typograf ohlídá, zda jsou dodrženy zásady standardizované textové úpravy, například mezery po čárce, zachování malých písmen po řadové číslovce či zarovnání textu do bloku. Předem vybere a v šabloně nastaví vhodné fonty písma.
Klíčové je u takto rozsáhlého a strukturovaného dokumentu udržet přehlednost. Docílíme toho jasnými
nadpisy a členěním do odstavců.
Využít můžeme ke zdůraznění a lepší strukturovanosti i kapitálky, verzálky a minusky. Záleží i na tvaru odrážek. Využívat bychom měli taktéž funkci záhlaví a zápatí.FINALIZACE
Jakmile je dokončena tvorba celé výroční zprávy, je třeba učinit
kontrolu správnosti a úplnosti
všech částí. Doporučuji, aby tak bylo učiněno ve dvou stupních nezávisle po sobě, abychom měli jistotu, že předkládáme zprávu, která má všechny potřebné náležitosti a nejsou v ní chyby.Teprve po
obsahovém dokončení
je vhodné
jednotně zformátovat
celý dokument, nezapomenout
zkomprimovat obrázky.
Pak by zpráva měla projít
jazykovou korekturou
včetně stylistiky. Hotový dokument je vhodné
exportovat do PDF
a publikovat v takto uzamčeném formátu.Nezapomeneme k VZ dopsat
doložku o schválení školskou radou
s datem a vlastnoručním podpisem ředitele. A pak již jen zbývá doručit ji v termínu zřizovateli a zveřejnit na své škole.DISTRIBUCE
Když už jsme věnovali sestavení VZ takovou péči, byl by hřích ji nerozšířit na ta správná místa k veřejnosti. Je vhodné vést evidenci, kolik zpráv a komu se doručovalo, pro sestavení adresáře a stanovení počtu výtisků na další rok.
Komu zprávu distribuujeme (je ke zvážení komu na papíře a kde postačí elektronická verze):
Zřizovateli (každému referentovi, členovi rady nebo zastupitelstva)
Členům školské rady
Všem zaměstnancům, spolupracovníkům
Klientům (rodiče, žáci)
Dárcům, sponzorům
Spolupracujícím partnerům
Organizacím, kde jsme členy
Důležitým institucím v místě školy (knihovny, infocentrum, archiv...)
Několik kusů necháme pro nahlížení v kanceláři školy, v čekárně školní družiny, na vrátnici
Bereme je s sebou na všechny akce pro veřejnost, dny otevřených dveří, veletrhy apod.
CO SE DĚJE S VÝROČNÍ ZPRÁVOU?
Jak bylo řečeno výše, ředitel předkládá zprávu svému zřizovateli. Jde-li o menší obec, zabývají se jí většinou přímo starostové nebo místostarostové, v zastupitelstvu nejčastěji lidé, kteří mají děti školou povinné a jsou na chodu školy přímo zainteresováni. Projednávání a vygenerované závěry jsou v malých obcích odvislé od konkrétních osob v těchto funkcích. Mnohdy je třeba nasadit velmi nadprůměrnou diplomacii a polknout leckterou hořkou pilulku.
Ve městech je situace trochu přehlednější, proti nám stojí kvalifikovaní úředníci školského odboru, kteří zpracovávají odevzdané výroční zprávy jednotlivých škol do souhrnného celku.
Jak jsem si osobně na několika úřadech ověřil, dotyční referenti se ve výročních zprávách rádi podívají na
informace o vnitřním dění
a
z akcí školy
a se zájmem si prohlížejí připojené fotografie. Přiznávají, že je to pro ně oživení úřednické práce a přiblížení zpracovávané agendy. Zařazení fotografií bylo výslovně uváděno jako velmi pozitivní.Co se z výročních zpráv nejčastěji sleduje a extrahuje do svodky pro jednání rady, popřípadě školské komise?
Výuka cizích jazyků
Zahraniční aktivity
Finance, investice
Počet pedagogických pracovníků
Jak se škola profiluje
Co dělá škola navíc, čím se odlišuje
Co se děje dále?
Nejrůznější údaje o regionálním školství si shromažďují u sebe kraje, sestavují každoročně výroční zprávu o stavu a rozvoji vzdělávací soustavy na svém území. Tyto jednotlivé zprávy jsou využívány jako podklad pro tvorbu dlouhodobého záměru, který musí kraje vytvářet povinně ze zákona. Své výroční zprávy o stavu školství předávají kraje na
MŠMT
– to vytváří
souhrnnou zprávu za celou ČR.
Tolik oficiální linie. Pak je tu ještě ta neoficiální. Když úřad řeší na nějaké škole problém, snaží se nejprve o analytický vhled. K tomu využívá časovou řadu starých výročních zpráv a pátrá, kde jsou příčiny a v jakém období problém vznikl. Pokud se chystá na školu
kontrola
z úřadu, jedinou ucelenou oficiální informací, kterou může referent o škole odboru kontroly poskytnout, je právě výroční zpráva. Ve VZ by se měly objevit i požadavky a přání, co školy chtějí od zřizovatele, aby se o tom vědělo a mohlo se to případně objevit například v plánu investičních akcí. Tak jednoduché to v praxi většinou není a je třeba následné velké diplomacie ředitele školy, ale uvedení nějaké potřeby ve výroční zprávě znamená vypuštění prvního zkušebního balónku.Kde nacházejí zřizovatelé ve výročních zprávách nejčastější chyby?
Chybné součty
Počet dojíždějících nehraje se skutečným stavem žáků ve škole
Ve vykazování kvalifikovanosti pedagogického sboru
Na středních školách je uváděn výraz studenti, ač školský zákon zná tento pojem pouze pro terciální vzdělávání, v sekundárním jsou to stále žáci
ZÁVĚR
Jestliže jste dočetli až sem, jste dobří a máte výdrž, dnešní díl byl opravdu dlouhý. Jde o opravdu důležitý dokument, který si zaslouží náležitou péči. Investujeme do obrazu naší školy i našeho vlastního. Je to běh na dlouhou trať, ale nedá se vzít zkratkou.
Pokud jste zvyklí neusínat na vavřínech a stále se snažíte procesy zlepšovat, postupujte podle spirály kvality popsané v
Total Quality Managementu
i příručkách projektového řízení.Jakmile dokončíme nějaký projekt, není hotovo, poslední fází je archivace. Zakonzervování současného díla pro budoucnost, ale i poučení se z chyb a naplánování, co všechno příště udělat jinak a lépe. Nechte editora výroční zprávy odpočinout a po 14 dnech se sejděte a proberte, co skřípalo a jak to promazat, co příště vypustit, kde vyměnit garanta, co naopak určitě zopakovat, posílit, přidat. Pečlivě zaznamenejte a včas rozběhněte procesy na další rok. Ten nejvhodnější čas je právě teď, již se nacházíme ve školním roce, o němž budeme za rok odevzdávat další výroční zprávu. Tak proč si na ni neschovávat materiály průběžně již odteď. Pokud je vytvořen systém, šetří se energie a bezesné noci v závěrečném finále.