Mgr. Jan Schwaller

Normativní definicí spisové služby je, že „výkonem spisové služby [se rozumí] zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“ [§ 2 písm. l) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „AZ“].

Obecně z praxe platí, že spisová služba v organizaci je nejlépe vykonávána nejen na základě platných právních předpisů, ale také tak, aby byla zajištěna kontinuita řady činností, do jisté míry i bez ohledu na to, kdo je přítomen příjmu dokumentů, jejich evidenci, oběhu, vyřizování a hlavně jejich uložení.

Text se zabývá uchováváním klasifikačních prací v prostředí škol.

V závěru minulého příspěvku, který byl věnován spisovému plánu (přesněji spisovému a skartačnímu plánu), bylo konstatováno, že připravíme skartační řízení.

V předchozí části jsme si popsali, jak využít přechodné období, které poskytuje zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů (tzv. DEPO), abychom se řádně připravili na tzv. plnou digitalizaci a výkon spisové služby v plně elektronické podobě.

Nejedno školské zařízení (dále též „původce“) je v současné době vystaveno otázce tzv. digitalizace. Děje se tak různými formami. Stát prostřednictvím různých ministerstev (nejčastěji jde patrně o pokyny ministerstva vnitra) posílá orgánům veřejně moci (dále jen „OVM“), kterými jsou i všechny školy a školská zařízení, například sdělení o registraci agendy apod. Zástupci různých softwarových firem nabízejí své produkty, nejčastěji se zmínkou o plném výkonu spisové služby v elektronické podobě. Ideálně ihned. Podobnému tlaku jsou vystaveni i zřizovatelé škol a školských zařízení. Nabízí se zdánlivě banální otázka: co s tím?

Škola jako veřejná instituce se musí v rámci svého chodu řídit řadou právních předpisů. Jedním z nich je i archivní zákon a jeho hlavní prováděcí předpis – vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby. (podrobněji viz níže). Tyto právní předpisy dávají školám, mimo jiné, za povinnost mít vlastní interní normu, která upravuje oběh dokumentů v organizaci od jejich přijetí či vzniku až po likvidaci, tedy skartaci.

Jak postupovat při tvorbě spisového a skartačního řádu?

Zkratkové slovo, které je uvedeno v nadpisu tohoto příspěvku, se čím dál tím více objevuje v různých souvislostech zejména s tzv. digitalizací. Vzniklo zkrácením názvu právního předpisu, a to zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s Další Elektronizací POstupů orgánů veřejné moci (dále „Depo“)1). Co výše uvedený zákon znamená pro školy a školská zařízení zejména v souvislosti se správou dokumentů neboli se spisovou službou, tedy s aplikací zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále „zákon o archivnictví“)? Podstatné si popíšeme v tomto příspěvku.

Tato otázka zní nejčastěji v dotazech, ať už písemných, telefonických, či na různých školeních. Tuto otázku poslouchají, kromě jiných, také pracovníci veřejných archivů, konkrétně ti, kteří mají na starost výkon spisové služby a předarchivní péče. Legislativa (archivní zákon), která upravuje výkon spisové služby v současné době, uvádí, že mateřské školy jsou sice zbaveny povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií a zbaveni výkonu spisové služby, ALE jiný odstavec uvedeného zákona pro právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty v přílohách č. 1 nebo č. 2 k zákonu o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, uvádí, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají, stejně jako výkon spisové služby v zákonem stanoveném rozsahu. Co tedy s tím?