Tato otázka zní nejčastěji v dotazech, ať už písemných, telefonických, či na různých školeních. Tuto otázku poslouchají, kromě jiných, také pracovníci veřejných archivů, konkrétně ti, kteří mají na starost výkon spisové služby a předarchivní péče. Legislativa (archivní zákon), která upravuje výkon spisové služby v současné době, uvádí, že mateřské školy jsou sice zbaveny povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií a zbaveni výkonu spisové služby, ALE jiný odstavec uvedeného zákona pro právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty v přílohách č. 1 nebo č. 2 k zákonu o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, uvádí, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají, stejně jako výkon spisové služby v zákonem stanoveném rozsahu. Co tedy s tím?
Musí vykonávat spisovou službu i mateřská škola?
Mgr.
Jan
Schwaller,
vedoucí Oddělení fondů městských podniků, institucí a fyzických osob, Archiv hl. města Prahy
Pojďme si nyní v několika bodech rozebrat problém a stanovit jeho možná řešení.
VÝVOJ LEGISLATIVY
Proměna a problémy § 3 archivního zákona (zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů - dále „AZ“). Tato základní právní úprava stanovovala ve svém prvním znění, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají, mimo jiné, školy a vysoké školy [§ 3 odst. 1 písm. f) AZ]. Mateřské školy se tak zařadily mezi tzv. veřejnoprávní původce s povinností výkonu spisové služby, což znamenalo také podle § 63 odst. 2 písm. a) AZ její výkon písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Zjednodušeně řečeno byly mateřské školy při uchovávání dokumentů a výkonu spisové služby postaveny na roveň původcům, jako jsou organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy a další.
Novely zákona č. 499/2004 Sb. tak, jak vznikaly v následujících letech, přinesly do tohoto ustanovení zásadní změnu v roce 2009. Konkrétně pro mateřské školy tu zásadní, že rozebíraný § 3 odst. 1 písm. j) AZ zní (do současnosti) takto: Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají ... školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“). Tato změna se také odrazila v souvisejícím § 63, konkrétně v odst. 2, který řeší povinnost výkonu spisové služby, mimo jiné, i pro školy. Jak jsme si ale uvedli výše, archivní zákon z tohoto vylučuje mateřské školy a výchovná ubytovací zařízení. Avšak § 3 odst. 1 písm. h) AZ uvádí, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, stejně jako výkon spisové služby v zákonem stanoveném rozsahu.
Nepovinnost vedení spisové služby je ale také narušena tím, že mateřské školy vytvářejí rozhodnutí podle zákona č. 500/2004 Sb. (správní řád), a jsou tudíž povinny používat některé postupy vyplývající ze spisové služby. Například § 17 odst. 1 správního řádu definuje spis, který není tvořen ničím jiným než podáními, protokoly, záznamy, písemnými vyhotoveními rozhodnutími a dalšími písemnostmi, které se vztahují k dané věci. Bez základní evidenční pomůcky, jako je např. podací deník, není tato činnost dost dobře možná.
NÁVRH MOŽNÉHO ŘEŠENÍ
Zde se nabízí otázka, nezasluhují-li si v každém případě výše popsané skutečnosti základního vedení správy dokumentů s tím, že zdánlivě nepovinné úkony dostávají mateřské školy do jistého vakua. Nejen mateřské školy, ale i veřejné archivy mohou mít vzhledem k výše uvedeným skutečnostem v legislativě rozdílný přístup. Řešení, které nabídnou následující řádky, vychází z praxe, která je v současné době prováděna Archivem hlavního města Prahy vůči mateřským školám, které spadají do jeho dikce.
Spisová služba tak, jak je definována, bez ohledu na původce, se skládá z legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, oběh, vyřizování a odesílání, evidenci, ukládání a vyřazování. Smyslem spisové služby je co nejjednodušší nakládání s dokumenty při současném vyhovění všem požadavkům příslušné agendy. Spisová služba musí brát ohled na právní a skutečnou hodnotu písemností, včas vyřazovat dokumenty, které jsou již nepotřebné pro provoz organizace a jejichž právní hodnota pominula, a zároveň pečovat o dokumenty s právní nebo historickou hodnotou.
Pokud se zamyslíme nad výše uvedenými řádky, tak můžeme konstatovat, že ochrana dokumentů patří mezi základní povinnosti jakéhokoli původce, v konečném důsledku i fyzických osob. Ač nejsou mateřské školy svázány některými pravidly pro práci s dokumenty jako jiní původci, mohou se v jejich činnostech inspirovat:
1.
Mít dobře propracovaný spisový a skartační plán a z něj odvozený spisový a skartační řád (ze zkušenosti autora v tomto pořadí).
2.
Jeho podobu mohou nalézt na webových stránkách veřejných archivů. Protože jsou ale mateřské školy v pozici původce, který plno skutečností nemusí, veřejné archivy se jim speciálně nevěnují. Sestavit spisový plán mohou tak, že se inspirují ve spisovém plánu například základní školy a vynechají typy dokumentů, které do mateřské školy logicky nepatří. Zkuste například tento odkaz http://www.mza.cz/sites/ default/files/predarchivnipece/ssp_pro_zs.doc.
3.
Veřejným archivem, se kterým mohou projednat otázku spisové služby, by měl být ten, který je škole nejbližší. Síť veřejných archivů naleznou například na stánkách České archivní společnosti. Viz http://cesarch.cz/archivnictvi/adresar-archivu/. Jen pro vysvětlení je třeba říci, že pokud je původce zřizován privátním subjektem (soukromoprávní původce), což mohou být soukromé mateřské školy, je jeho pozice z hlediska výkonu spisové služby ještě trochu jiná. SOA Z státní oblastní archiv, SOkA Z státní okresní archiv, AUC Z archiv územně samosprávného celku (Praha, Brno, Plzeň, Ústí nad Labem, Ostrava.)
4.
Ze zjištěných informací sestavit seznam dokumentů, které se v organizaci vyskytují (častý nářek pracovníků nad množstvím se většinou ukáže jako nepřesný). Objem se rozhodně nerovná typům dokumentů. Typy dokumentů se v podstatě opakují. S tím souvisí i to, že se opakují i stejné pracovní postupy při práci s dokumenty.
5.
Tento seznam se rozdělí podle vyřizovaných agend nebo podle organizační struktury nebo vzájemnou kombinací obojího.
6.
Každá agenda dostane označení, které ji přesně zasazuje do organizační struktury organizace - spisový znak.
7.
Kromě informací o typech dokumentů, by měly být popsány procesy, které se při práci s dokumenty vykonávají - z tohoto se vytvoří základ spisového a skartačního řádu.
8.
Spisový a skartační řád shrne povinnosti jednotlivých pracovních pozic v závislosti na činnosti s dokumenty.
9.
Tím by mělo být jednoznačně dáno, co se má dělat při příjmu, co při označování, evidenci atd.
10.
Obecně platí, že čím přesnější je evidence dokumentů na jejich počátku (při doručení nebo vzniku), tím snazší je práce s nimi v průběhu jejich povinné existence (skartační lhůty) v případě hledání za jakýmkoli účelem i v rozhodování, zda je dotyčné dokumenty možné vyřadit či nikoli.
11.
Z výše uvedeného se dá také zjistit objem dokumentů, který probíhá organizací, a čas, kdy musejí v organizaci fyzicky existovat. Z toho se dá odvodit, jaké je nutné personálně technické zabezpečení dokumentů. Organizace, která produkuje malý objem dokumentů, které se navíc z velké části v relativně krátké době mohou vyřazovat, oproti organizaci, kde je objem dokumentů neskonale vyšší, skartační lhůty delší a podoba dokumentů vyžaduje speciální péči (častý problém dlouhodobého uložení dokumentů v digitální podobě po relativně dlouhou dobu).
Podaří se to, když:
1.
využijete pomoci veřejného archivu (buď přímo, nebo na internetu);
2.
budete chtít s dokumenty pracovat (jedná se v podstatě o stále se opakující procesy);
3.
budete dodržovat jednotné postupy (není třeba moc vymýšlet, je třeba se zamyslet);
4.
uvědomíte si hodnotu dokumentů (je jich hodně, ale současné neřešení se v budoucnosti může negativně projevit);
5.
mít pořádek v dokumentech Z být chráněn.