V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se rozdělování a oběhu dokumentů, která definuje, jakým způsobem se ve škole předávají dokumenty k jejich dalšímu vyřízení. Dnes se budu věnovat samotnému vyřizování dokumentů ve škole.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Pátou částí spisového řádu pro školy je
vyřizování dokumentů, která definuje,
jakým způsobem jsou ve škole dokumenty vyřizovány.
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole jsou neprodleně zaevidovány v základní evidenční pomůcce (jednacím protokolu/eSSL), rozděleny a předány jednotlivým zaměstnancům k vyřízení.
Každý takto zaevidovaný dokument musí být vždy řádně vyřízen.
Mezi způsoby vyřízení patří poštou, e-mailem, datovou schránkou, faxem, telefonicky, osobně, ale i vzetím na vědomí.
Vyřídí-li příslušný pracovník dokument jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě
(např. datovou schránkou, telefonicky, e-mailem, faxem, osobním kontaktem, vzetím na vědomí),
učiní se o tom záznam v základní evidenční pomůcce. Pokud je dokument v analogové (listinné) podobě, učiní se o způsobu vyřízení rovněž záznam na tomto dokumentu.
Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
podle spisového a skartačního plánu školy. Tyto údaje se zapíší buď do otisku podacího razítka na doručeném dokumentu, pokud tyto náležitosti obsahuje, nebo přímo na dokument.
Vyřízené dokumenty se vrátí zpět pracovníkovi pověřenému vedením základní evidenční pomůcky, který do ní zaznamená, jakým způsobem a kdy byl příslušný dokument vyřízen.
Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno v základní evidenční pomůcce samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím, tzn. – na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím. Kopie odpovědi je přiložena k originálu doručeného dokumentu.
ZÁVĚR
Každý dokument zaevidovaný v základní evidenční pomůcce školy musí být vždy řádně vyřízen. Mezi způsoby vyřízení patří poštou, e-mailem, datovou schránkou, faxem, telefonicky, osobně, ale i vzetím na vědomí. Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu školy.
Na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím
a kopie odpovědi je přiložena k originálu doručeného dokumentu.V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy (vyhotovování dokumentů).
ZDROJE:
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
5. Vyřizování dokumentů
5.1
Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím.
5.2
Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. datovou schránkou, telefonicky, e-mailem, faxem, ústně, vzetím na vědomí), učiní se o tom záznam v jednacím protokolu (podacím deníku/eSSL). Kopie vyřízení se připojí k vyřízenému dokumentu.
5.3
Do jednacího protokolu (podacího deníku/eSSL) se doplní údaj o způsobu vyřízení, tedy komu byla zaslána odpověď, den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů nebo svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, dále pak spisový znak, skartační znak, skartační lhůta nebo rok zařazení dokumentu do skartačního řízení.
5.4
Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu školy.