Základy managementu pro výchovné poradce, 3. část

ve školách slouží ke sdělování zpráv nebo vzájemné výměně informací.  (mluvčí) předává určité sdělení a  (příjemce) tuto informaci přijímá. Důležitou roli v komunikaci hraje  , která slouží nejen k ujištění se, zda byla informace správně pochopena, ale může se stát i podnětem pro rozšíření sdělované skutečnosti. Zpětná vazba se realizuje především pomocí kladení otevřených otázek nebo tzv. zrcadlením, tedy parafrázováním slov druhé strany a vyžádáním si jejího souhlasu.

Komunikaci rozdělujeme podle několika hledisek. Nejčastější je rozdělení na komunikaci verbální a neverbální.  edy komunikace prostřednictvím slov, může být ústní nebo písemná. Výhodou písemné komunikace je její prokazatelnost, ale zaostává u ní zpětná vazba, která je v případě ústní komunikace okamžitě možná. Pokud se jedná o oficiální jednání s žákem, zákonnými zástupci nebo např. oficiálním orgánem (např. OSPOD), je potřebné písemný záznam pořídit.

Následující ukázka předkládá formulář pro zápis z jednání s žákem a zákonnými zástupci:

ZÁPIS Z JEDNÁNÍ S ŽÁKEM A ZÁKONNÝMI ZÁSTUPCI ŽÁKA Datum: Přítomni: a) žák: b) zákonní zástupci: c) pracovníci školy: d) další zúčastnění: Důvod setkání: Popis situace: Návrh opatření: a) žák: b) zákonní zástupci: c) pracovníci školy: d) další zúčastnění: Způsob kontroly opatření a termíny, kdy budou kontroly probíhat: Postup v případě nedodržení opatření: Podpisy zúčastněných:

Další možné formuláře lze najít na stránkách MŠMT nebo v různých publikacích či elektronických médiích. Písemným záznam je ve vážných případech každopádně nezbytně nutný a slouží jako podklad pro další jednání.

 

 

 

dokresluje verbální komunikaci a bývá často spojena s emocemi, protože vyjadřuje postoj mluvčího nebo příjemce. Odborné publikace zdůrazňují význam neverbální komunikace oproti komunikaci verbální, některé z nich dokonce hovoří o zastoupení až 80 %. Do neverbální komunikace patří pohyby těla (mimika, gestika, pantomimika), dále proxemika (tělesná vzdálenost v prostoru), haptika (tělesné dotyky), ale také oční kontakt a tepelné nebo čichové podněty. Komunikaci neverbální je třeba sledovat, protože o svém nositeli podá často přesnější informaci.

Další možné rozdělení komunikace je na komunikaci přímou (kontakt komunikátora s komunikantem) nebo zprostředkovanou (prostřednictvím třetí osoby, která může předávanou informaci zkreslit), formální a neformální nebo interpersonální a skupinovou (komunikace s jednotlivcem nebo se skupinou).

Poskytovat a přijímat informace, vyžadovat zpětnou vazbu a sledovat neverbální komunikaci je určitě důležité. Ale stejně důležité je i to, s jakým typem člověka jednáte. Typologií lidí z hlediska komunikace se zabýval Oldřich Šuleř a podle zastoupení racionality a emocionality a převahy naslouchání nebo sdělování vytvořil čtyři  :

se vyznačuje pomalejším, ale logickým jednáním zaměřeným na třídění sdělovaných skutečností. Z hlediska komunikace s analytickým typem je nutná pečlivá příprava opírající se o logické argumenty. Opakem naslouchajícího analytického typu je sdělující a ambiciózní  s rychlým úsudkem. Jeho snaha mít vše pod kontrolou vede někdy až k agresivitě. Stejně jako u analytického typu je pro jednání s ním důležitá příprava (vyžaduje to racionalita obou typů), ale u řídícího typu je nutné nechat prostor pro rozhodování a zdůrazňovat výsledky jednání.

Další dva komunikační typy, přátelský a expresivní, se vyznačují citlivostí a vysokou emocionální hladinou - přátelský typ se směřováním k ostatním, expresivní, naopak je zahleděný do sebe.  se svou snahou vycházet ostatním vstříc se může projevovat jako nerozhodný člověk. V komunikaci s tímto typem budete úspěšní, pokud ho nebudete nutit do rychlého rozhodování, ale také nebudete jeho názory přehlížet.  se vyznačuje touhou po společenském úspěchu, kterého poměrně snadno dosahuje svým optimistickým naladěním. Vlivem své energičnosti může vyvozovat unáhlené závěry. Vhodnou komunikační strategii s tímto typem představuje vytvoření prostoru pro jeho názory, ale nikdy se mu nesmí přenechat vedení komunikace.

Poznání komunikačních typů je důležité nejen pro výběr vhodné komunikační strategie, ale také pro zjištění možností vzájemné spolupráce, třeba v rámci přípravy školního poradenského pracoviště. Dobře spolu budou vycházet typy analytický a řídící, analytický a přátelský a přátelský a expresivní. Naopak špatná spolupráce s největší pravděpodobností vznikne u typů analytického a expresivního, řídícího a expresivního a řídícího a přátelského.

Ve funkci výchovného poradce budete sdělovat informace jak uvnitř školy (vnitřní komunikace), tak mimo školu (vnější komunikace). se dotýká pracovníků a žáků školy, vnější pak rodičů, široké veřejnosti, zřizovatele a různých kontrolních orgánů. Nejčastější vnitřní ústní komunikací jsou rozhovory a vedení porad. U každého rozhovoru je nutné zachovat určité organizační podmínky, které začínají výběrem vhodné místnosti, příhodným rozsazením a dobře zvoleným časem. Samozřejmostí je také zajištění klidného prostředí bez rušivých vlivů.

Vlastní  má tři fáze: přípravu rozhovoru, vlastní rozhovor a vyhodnocení rozhovoru. Příprava rozhovoru začíná u uvědomění si cíle rozhovoru, sběru potřebných informací a vymezení jeho struktury. Pokud se bude jednat např. o rozhovor s žákem týkající se jeho záškoláctví, je zřejmý cíl (zjištění příčin záškoláctví a výběr vhodných opatření pro nápravu), ale je nutné i shromáždění informací (informace od třídního učitele i ostatních vyučujících, spolužáků, zákonných zástupců...) a také příprava otázek. Vlastní rozhovor pak začíná sdělením důvodu setkání a vyslechnutím si stanoviska druhé strany - z důvodu získání ještě dalších informací a případné úpravy směřování rozhovoru. Následuje nastolení možností a rozhodnutí se pro některou z nich (viz minulý díl seriálu). I zde je na zvážení písemné pořízení záznamu rozhovoru, nebo alespoň jeho výsledku. Závěr v každém případě formulujte pozitivně, pozitivní motivace zajistí lepší výsledek. Vyhodnocení je možné po určitém čase (pravidelná docházka žáka do školy), ale nezapomínejme na ně.

Další neodmyslitelnou vnitřní komunikací jsou ve školách porady. I vy jako výchovní poradci můžete poradu svolat (nebo požádat o její svolání vedení školy), např. z důvodu přípravy dokumentace pro přihlášky na střední školy. Obdobně jako rozhovor má i  tři části: příprava porady, vlastní porada a vyhodnocení porady. Při přípravě porady je stanoven, obdobně jako u rozhovoru, cíl, ze kterého musí vyplynout její oprávněná nutnost. Některé porady jsou totiž svolávány zbytečně, informace na nich sdělované mohly být předány prostřednictvím jiných komunikačních kanálů. Chybný je i druhý extrém - absence porad. V rámci přípravy je dále stanoven seznam účastníků (nemusí to vždy být celý pedagogický sbor) včetně zapisovatele a program porady, který je vhodné zveřejnit předem, aby si k němu účastníci porady mohli připravit podklady. Následuje vlastní porada, která se drží předem připraveného programu a v jejímž závěru jsou stanoveny konkrétní závěry - pokud se jedná o úkoly, musí k nim být přiřazen odpovídající pracovník a stanoven termín splnění. Během porady se dodržují zásady jejího správného vedení: včasný začátek a ukončení, průběžné shrnování i závěrečné shrnutí, umožnění vystoupení všem účastníkům s příspěvky týkajícími se dané problematiky. Po skončení porady následuje vyvěšení zápisu z porady (připravený program je doplněn během porady), se kterým se prokazatelným způsobem seznámí všichni účastníci. Po určité době je stejně jako u rozhovoru nutná kontrola splnění závěrů.

Druhou oblastí komunikace je  , jejímž prioritním úsekem je komunikace s rodiči. Tato komunikace vyplývá nejen z práva rodičů na informovanost o vzdělávání a výchově jejich dítěte, ale také z jejich přirozeného zájmu znát prostředí, ve kterém dítě tráví velké množství času. Základem vaší komunikace s rodiči je informovanost o možnostech v oblasti výchovného poradenství. K tomu účelu slouží webové stránky škol, nástěnky na budově školy a samozřejmě také žákovská knížka. Kromě tištěných a elektronických médií lze komunikaci uskutečňovat i na různých setkáních s rodiči (na třídních schůzkách či konzultacích), kde se kromě masovější formy komunikace ke všem rodičům může odehrávat i intimnější, interpersonální forma. V takovém případě je třeba klást důraz především na vytvoření vztahu důvěry a zachovávat určité zásady: empatii a respekt vůči rodiči, kongruenci (shodu mezi slovy a jednáním) a konzistentnost (zásadovost a stabilitu názorů).

Dobrat se k výsledku v klidu a při vzájemné spolupráci se ale ne vždy podaří. Proto se příště zaměříme na konflikty, a to nejen v komunikaci.

- ŠULEŘ, O. . Brno: Computer Press, 2009. ISBN 978-80-251-2173-3.