Ve Speciálu pro střední školy č. 6/2016 jsem nastínil důvody, proč jsme na naší škole začali ve větší míře využívat možnosti intranetu. V tomto článku se spolu s naším metodikem IT zaměříme více na technickou stránku věci.
Práce s intranetem na ? Karlínské obchodní akademii a VOŠE
Mgr.
Petr
Žák
ředitel Karlínské obchodní akademie a VOŠE, Praha 8
Mgr.
Michael
Malocco
učitel a metodik IT, Karlínská obchodní akademie a VOŠE, Praha 8
Naše škola využila nabídku firmy Microsoft na školní licence cloudové služby
Office 365 pro školy
. Díky tomuto produktu mají jak zaměstnanci (pedagogové i nepedagogičtí pracovníci), tak i všichni studenti cloudový účet. To nám umožňuje využívat e-mailové schránky, úložiště dokumentů (s kapacitou 1 TiB pro každého uživatele), intranetovou platformu SharePoint, sdílené kalendáře, kontakty, komunikační aplikaci Skype atd. Vynikající možností je automatická synchronizace LAN účtů a skupin s Office 365. Díky ní můžeme nejen spravovat účty uživatelů, ale i skupinově přiřazovat práva, přístupy a licence služeb Office 365.
Díky tomuto řešení lze pak diferencovat přístup jednotlivých kategorií uživatelů k našemu informačnímu systému. Po autentifikaci do Office 365 tak má jiný pohled na informační systém člen vedení školy, pedagog, administrativní zaměstnanec, žák OA či student VOŠE. Každý uživatel naší školní PC sítě je tedy primárně vytvořen v LAN
(Active Directory)
, zařazen do kontextu a dle funkcí přidán do předpřipravených skupin. S těmito skupinami se pak pracuje i ve správě Office 365. Pro vnitřní informační systém využíváme jednu z cloudových služeb Office 365 - platformu SharePoint -, která je primárně určena pro tvorbu intranetových webů a podwebů. Vedle statických webových textů používáme zejména knihovnu dokumentů a informační knihovnu s možností relací a vzájemného propojení. Obrovskou výhodou je i možnost veřejných odkazů, které využíváme na našem veřejném prezentačním webu
www.kollarovka.cz
Na příkladu dokumentu školního řádu lze demonstrovat, jak výhodné toto řešení je:
-
dokument je fyzicky jeden - i na veřejném webu je vždy aktuální verze,
-
dokument je uložen ve snadno upravitelném formátu (například v dokumentu Word), a přesto je veřejnosti zobrazován standardně přímo v prohlížeči,
-
odpovědnému zaměstnanci je umožněna přímá editace dokumentu.
Silným nástrojem informačního systému je jednoduché nastavení automatického upozornění na novou informaci či změnu informace. Tak je možné využívat intranet i k jednoduchým procesům. Jako příklad uvedu příchod nového žáka či zaměstnance v průběhu školního roku. O této skutečnosti musí být co nejdříve informováno celé vedení školy, kancelář školy, správce sítě, odpovědný pracovník, který zajistí vydání čipu, atd. - spustí se zkrátka proces přijetí, na kterém se podílí více zaměstnanců. Využili jsme právě intranet, kde je nový zaměstnanec či žák zapsán a pomocí kterého je příslušným zaměstnancům do e-mailu automaticky vygenerováno upozornění.
Úvodní stránka našeho intranetu je přístupná všem - žákům i zaměstnancům školy:
Pro zaměstnance je k dispozici tato vstupní stránka:
Struktura intranetových webů a podwebů vypadá následovně:
Jak vypadá intranet z pohledu studenta:
Intranet z pohledu zaměstnance:
Podweb inspirace
- místo, kde mohou pedagogové sdílet informace, odkazy či založit diskusi na pedagogicko-výchovné téma:
Nejen pro nově příchozí zaměstnance je připravena informační brožura (OneNote), ve které zaměstnanci naleznou návody, doporučení a pracovní postupy.
Chceme být transparentní a všem zaměstnancům poskytovat co možná nejvíce informací, se kterými mnohdy může navíc každý dále interaktivně pracovat (vyplňovat potřebné formuláře, vyjádřit názor v anketě, reagovat na nový příspěvek apod.). Intranet na naší škole je živým mechanismem, neustále jej sytíme řadou zpráv a sdělení. Ty se díky jeho širokým možnostem velmi rychle dostávají ve velkém množství najednou ke všem adresátům. Daří se nám tak předcházet případné neinformovanosti a z ní plynoucím nedorozuměním. Je pro nás také důležité, že nejde o jednostrannou komunikaci od vedení školy směrem k zaměstnancům. Každý náš zaměstnanec má možnost přispět na intranet vším, co mu v danou chvíli leží na srdci.
Je jasné, že tento typ komunikace je vhodný pro rychlou výměnu podstatných informací a v žádném případě nenahradí výhody osobního jednání. Proto také organizujeme zhruba jednou měsíčně neformální setkávání celého vedení školy se všemi zaměstnanci, kteří mají potřebu dořešit záležitosti, na které v běžném provozu během přestávek nezbývá čas. Tato sezení nejsou pro zaměstnance povinná, ale jak už jsme se několikrát přesvědčili, jsou mnohdy velmi vítaná.