RNDr. Ing. Eva Urbanová, MBA - strana 3

Povinnosti škol a školských zařízení v oblastech vedení spisové služby a péče o dokumenty vyplývající z aktuálních právních předpisů. Vymezení nejdůležitějších zdrojů informací a stanovení organizačních opatření ve škole. Tvorba spisového řádu se spisovým a skartačním plánem.

Definování druhů a forem dokumentů. Způsoby příjmu dokumentu ve škole. Způsoby evidence dokumentů úředního charakteru a těch ostatních. Specifická evidence dokumentů dle právních předpisů. Náležitosti správné evidence dokumentů.

Stanovení místa a způsobu rozdělování dokumentů doručených do školy. Postupy oběhu dokumentů ve škole v závislosti na druhu dokumentu. Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Možné způsoby zakládání spisu, jeho evidence a postup jeho uzavření. Zákonné náležitosti a označení spisu.

Místo, způsoby a náležitosti odesílání dokumentů ze školy. Přechodné a následné ukládání dokumentů ve škole. Postup ukládání dokumentů a spisů do spisovny školy a její zabezpečení a provoz.

Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Vedení spisové služby v mimořádných situacích ve škole; spisová rozluka; kontrola plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, sankce.

Základní vymezení spisové služby, legislativní ukotvení evidence, archivace dokumentů a definování základních pojmů v těchto oblastech.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se ukládání dokumentů. Dnes se budu věnovat důležité fázi oběhu dokumentů -jejich vyřazování. Žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, nemůže škola bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat, protože by porušila zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který byl od 1. 7. 2012 novelizován. V návaznosti na novelu zákona byla vydána úplně nová vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, která nabyla účinnosti 1. 8. 2012.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se odesílání dokumentů. Dnes se budu věnovat ukládání dokumentů, jež jsou nejprve uloženy v příruční spisovně (skříň), a po jejich vyřízení ve školní spisovně, kterou tvoří buď samostatná místnost, nebo skříň.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se podepisování dokumentů a užívání razítek. Dnes se budu věnovat odesílání dokumentů ze školy, kdy odeslaný dokument musí splňovat určité náležitosti, které se odvíjejí od jeho způsobu odeslání.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se vyhotovování dokumentů. Dnes se budu věnovat podepisování vlastních dokumentů vytvořených ve škole a jejich označení příslušnými razítky.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se vyřizování dokumentů. Dnes se budu věnovat vyhotovování vlastních dokumentů ve škole.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se rozdělování a oběhu dokumentů, která definuje, jakým způsobem se ve škole předávají dokumenty k jejich dalšímu vyřízení. Dnes se budu věnovat samotnému vyřizování dokumentů ve škole.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy, týkající se evidence dokumentů, která definuje základní evidenční pomůcky a dále vymezuje dokumenty podléhající samostatné evidenci a ty, které se neevidují vůbec. Dnes se budu věnovat rozdělování a oběhu dokumentů ve škole.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se příjmu dokumentů, která definuje místo přijímání dokumentů, jejich kontrolu a označení. Dnes se budu věnovat způsobům evidence dokumentů do školy doručených a ve škole vytvořených.

V minulém čísle jsem vytvořila první část vzorového spisového řádu pro školy - úvodní ustanovení, které definuje spisový řád, jeho účel, legislativní podporu a základní pojmy. Tato část je společná pro všechny druhy škol a školských zařízení. Od dnešního čísla se budu zabývat definicí jednotlivých fází oběhu dokumentů ve škole.

Ti z vás, kteří četli seriál o spisové službě pravidelně, jistě vědí, že je dnes čeká poslední fáze životního cyklu dokumentu, kterou je skartační řízení a vyřazování dokumentů. Žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, nemůže škola bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat, protože by porušila zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“).

Jednou z provozních činností školy je péče o dokumenty, jejich oběh a následná archivace, příp. skartace, souhrnně nazývaná „výkon spisové služby“, která vyplývá z příslušných legislativních předpisů. Mateřské školy mají v oblasti evidence a uchovávání dokumentů trochu jiné postavení než ostatní druhy škol. Příslušná legislativa je sice zařazuje mezi výjimky, které nemusí uchovávat ani evidovat dokumenty, praxe je ale úplně jiná.

Předposlední fází životního cyklu dokumentu je jeho uložení a následná archivace ve škole. Vzhledem k různým provozním podmínkám škol dochází také k ukládání dokumentU různým způsobem. V ideálním případě existuje ve škole pro jejich ukládání samostatná místnost zvaná spisovna. V současné době probíhá na mnoha školách proces optimalizace, který má velký vliv i na práci s dokumenty.