Jak mateřské školy evidují a archivují dokumenty?

Základními právními předpisy v oblasti archivnictví a spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“) a jeho prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která popisuje jednotlivé fáze oběhu dokumentu v organizaci.

Podle § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona mají povinnost uchovávat dokumentya umožnit výběr archiválií školy a školská zařízení Nicméně mateřské školy jsou veřejnými institucemi, ve kterých vznikají dokumenty, které jsou veřejným majetkem. Některé z nich obsahují data, která podléhají ochraně podle

V neposlední řadě také v mateřských školách existují dokumenty, které se po uplynutí jejich skartační lhůty předávají místně příslušnému archivu k trvalému uložení, proto je nutné o ně pečovat odpovídajícím způsobem. Mezi takové dokumenty patří zřizovací listina, zápis do obchodního rejstříku, rozhodnutí o zařazení do rejstříku škol a školských zařízení, školní kronika, osobní spis ředitele/ředitelky mateřské školy atd.

Podle § 63 odst. 1 písm. a) archivního zákona vykonávají spisovou službuškoly a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování. Povinnost vykonávat spisovou službu mateřské školy z archivního zákona sice nemají, ale dle informace archivářů, kteří vykonávají kontrolu nad dodržováním povinností vyplývajících z archivního zákona, by měly i mateřské školy evidovat dokumenty úřední povahy v listinné podobě, tzn. pomocí podacího deníku.

je soubor činností, technických a věcných prostředků vedoucích k zajištění odborné správy dokumentů, mezi které patří každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (listinné) či digitální, a jsou vzešlé z činnosti organizace (případně z činnosti jejich předchůdců) nebo do organizace došlé. Jejich správa probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu od jeho doručení (vzniku) až po jeho trvalé uložení v archivu nebo vyřazení a následnou skartaci.

Jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu by měla mít škola popsány ve spisovém řádu, jehož součástí je spisový a skartační plán, který obsahuje výčet typů dokumentů, jež danou školou procházejí. Pro účely spisové služby je nutné rozlišit dokumenty úřední povahy, které se musí evidovat, od těch ostatních, které se neevidují. Dokumenty doručené do mateřské školy se přijímají v místě k tomu určeném, např. v sekretariátu nebo kanceláři školy (dále jen podatelna) a jsou do školy doručovány a ze školy odesílány různými způsoby – poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod.

doručené elektronicky, emailem nebo datovou schránkou se Základní evidenční pomůckou je v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které škola stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů.

Po ukončení časového období se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru (např. faktury se evidují v knize faktur).

Dokumenty, které z hlediska činnosti školy nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci vůbec.Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku je povinen všechny doručené dokumenty úřední povahy opatřit v den, kdy byly doručeny škole, otiskem podacího razítkaa tento otisk vyplnit. Stejně se evidují i dokumenty úřední povahy došlé do školy elektronicky (e-mailem, datovou schránkou) nebo faxem.

Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku názvu školy, pořadové číslo z podacího deníku a kalendářní rok. mateřské školy může vypadat např. takto:

Dokumenty vzniklé z úřední činnosti školy se označují záhlavím s názvem a sídlem školy a s číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Mnoho z dokumentů přijímaných do škol nebo ve školách vznikajících se stává tzv. archiváliemi, což jsou dokumenty, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byly vzaty příslušných archivem do evidence archiválií.

O archiválie je třeba pečovat tak, aby byly předány archivu čitelné a nepoškozené. zaevidovaný v podacím deníku musí Mezi patří pošta, e-mail, datová schránka, fax, telefon, osobní vyřízení, ale také vzetí na vědomí. Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno v podacím deníku samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím, tzn. Kopie odpovědi je přiložena k originálu doručeného dokumentu. Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůtapodle spisového a skartačního plánu školy.

je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu školy.

se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. se označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii nebo ke zničení.

Při správním řízení V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu), ve kterém je zaevidován ve sběrném archu, např. /123/2011/1, /123/2011/2, /123/2011/3.

odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu,

je doba, během níž musí být dokument uložen ve škole, a vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem. Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. oprávněné k podepisování vlastních dokumentů Podepsaný dokument se opatří otiskem úředního razítka. Škola vede evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence, podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládaném datu, ztráty úředního razítka.

Při běžném korespondenčním styku se používá bez státního znaku. se státním znakem se užívá na rozhodnutí školy. Dokumenty jsou ze školy odesílány různými způsoby– poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod. V podacím deníku se zaznamená datum odeslání dokumentu ve sloupci Odesláno. Všechny dokumenty a spisy (dále jen dokumenty) se ve škole ukládají nejprve jednotlivých pracovníků školy, kterými jsou většinou skříně.

Ve chvíli, kdy jsou pro zřízení spisovny jako samostatné místnosti, Dokumenty se před jejich uložením kontrolují, jsou-li úplné, tzn. obsahují podací razítko, číslo jednací, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a v případě spisů také všechny dokumenty uvedené ve sběrném archu spisu.

se provádí spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení, kdy se vyřadí dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty se předávají při sloučení nástupnické škole podle předávacích seznamů, při zrušení školy zřizovateli nebo likvidátorovi. Vyřízené dokumenty, kterým ještě neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy, resp. zřizovatele nebo likvidátora. Nevyřízené dokumenty se předají nástupnické škole, která si je zaeviduje jako doručené. Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.

Mateřské školy sice patří podle archivního zákona mezi výjimky, které nemají povinnost uchovávat dokumenty, umožnit výběr archiválií a vést spisovou službu, ale praxe ukázala a archiváři potvrzují, že přesto musí i tento druh škol náležitě pečovat o dokumenty zejména se skartačním znakem „A“ a zároveň evidovat dokumenty úřední povahy v podacím deníku. Moje