Jak mateřské školy evidují a archivují dokumenty?

Vydáno:

Jednou z provozních činností školy je péče o dokumenty, jejich oběh a následná archivace, příp. skartace, souhrnně nazývaná „výkon spisové služby“, která vyplývá z příslušných legislativních předpisů. Mateřské školy mají v oblasti evidence a uchovávání dokumentů trochu jiné postavení než ostatní druhy škol. Příslušná legislativa je sice zařazuje mezi výjimky, které nemusí uchovávat ani evidovat dokumenty, praxe je ale úplně jiná.

Jak mateřské školy evidují a archivují dokumenty?
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ V MATEŘSKÉ ŠKOLE
Základními právními předpisy v oblasti archivnictví a spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“) a jeho prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která popisuje jednotlivé fáze oběhu dokumentu v organizaci.
Podle § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona mají povinnost uchovávat dokumentya umožnit výběr archiválií školy a školská zařízení
s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování. Z citace daného paragrafu vyplývá, že
mateřské školy nemají povinnost uchovávat dokumenty.
Nicméně mateřské školy jsou veřejnými institucemi, ve kterých vznikají dokumenty, které jsou veřejným majetkem. Některé z nich obsahují data, která podléhají ochraně podle
zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a je třeba s nimi nakládat tak, aby nebyla zneužita.
V neposlední řadě také v mateřských školách existují dokumenty, které se po uplynutí jejich skartační lhůty předávají místně příslušnému archivu k trvalému uložení, proto je nutné o ně pečovat odpovídajícím způsobem. Mezi takové dokumenty patří zřizovací listina, zápis do obchodního rejstříku, rozhodnutí o zařazení do rejstříku škol a školských zařízení, školní kronika, osobní spis ředitele/ředitelky mateřské školy atd.
EVIDENCE DOKUMENTŮ V MATEŘSKÉ ŠKOLE
Podle § 63 odst. 1 písm. a) archivního zákona vykonávají spisovou službuškoly a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování. Povinnost vykonávat spisovou službu mateřské školy z archivního zákona sice nemají, ale dle informace archivářů, kteří vykonávají kontrolu nad dodržováním povinností vyplývajících z archivního zákona, by měly i mateřské školy evidovat dokumenty úřední povahy v listinné podobě, tzn. pomocí podacího deníku.
Spisová služba
je soubor činností, technických a věcných prostředků vedoucích k zajištění odborné správy dokumentů, mezi které patří každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (listinné) či digitální, a jsou vzešlé z činnosti organizace (případně z činnosti jejich předchůdců) nebo do organizace došlé. Jejich správa probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu od jeho doručení (vzniku) až po jeho trvalé uložení v archivu nebo vyřazení a následnou skartaci.
Fáze životního cyklu dokumentu:
 
Příjem
 
Evidence
 
Rozdělování a oběh
 
Vyřízení, uzavření
 
Odesílání
 
Ukládání, archivace
 
Skartační řízení a vyřazování
Jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu by měla mít škola popsány ve spisovém řádu, jehož součástí je spisový a skartační plán, který obsahuje výčet typů dokumentů, jež danou školou procházejí. Pro účely spisové služby je nutné rozlišit dokumenty úřední povahy, které se musí evidovat, od těch ostatních, které se neevidují. Dokumenty doručené do mateřské školy se přijímají v místě k tomu určeném, např. v sekretariátu nebo kanceláři školy (dále jen podatelna) a jsou do školy doručovány a ze školy odesílány různými způsoby – poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod.
Dokumenty úřední povahy
doručené elektronicky, emailem nebo datovou schránkou se
vytisknou a předají podatelně k jejich evidenci.
Základní evidenční pomůckou je
podací deník, který se vede společně pro dokumenty došlé i odeslané pouze v jedné knize.
Dokumenty se do něj zapisují v chronologickém pořadí, kdy byly škole doručeny nebo kdy vznikly.
Číselná řada
v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které škola stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů.
Po ukončení časového období se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru
„Ukončeno dne – pořadovým číslem –“. K záznamu se připojí jméno, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby. Výjimku v evidenci tvoří dokumenty, které jsou vedeny dle příslušné legislativy ve
zvláštní evidenci
(např. faktury se evidují v knize faktur).
Dokumenty, které z hlediska činnosti školy nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci vůbec.Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku je povinen všechny doručené dokumenty úřední povahy opatřit v den, kdy byly doručeny škole, otiskem podacího razítkaa tento otisk vyplnit. Stejně se evidují i dokumenty úřední povahy došlé do školy elektronicky (e-mailem, datovou schránkou) nebo faxem.
Otisk podacího razítka obsahuje:
 
název školy,
 
datum doručení dokumentu,
 
číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
 
počet listů dokumentu,
 
počet příloh a jejich druh (list, svazek = více než 10 listů, CD).
Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku názvu školy, pořadové číslo z podacího deníku a kalendářní rok.
Tvar čísla jednacího
mateřské školy může vypadat např. takto:
MŠ/256/2011
Dokumenty vzniklé z úřední činnosti školy se označují záhlavím s názvem a sídlem školy a s číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Mnoho z dokumentů přijímaných do škol nebo ve školách vznikajících se stává tzv. archiváliemi, což jsou dokumenty, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byly vzaty příslušných archivem do evidence archiválií.
O archiválie je třeba pečovat tak, aby byly předány archivu čitelné a nepoškozené.
Každý dokument
zaevidovaný v podacím deníku musí
být vždy řádně vyřízen.
Mezi
způsoby vyřízení
patří pošta, e-mail, datová schránka, fax, telefon, osobní vyřízení, ale také vzetí na vědomí. Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno v podacím deníku samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím, tzn.
na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím.
Kopie odpovědi je přiložena k originálu doručeného dokumentu. Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůtapodle spisového a skartačního plánu školy.
Spisový znak
je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování. Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu školy.
Skartačním znakem „A“ (archiv)
se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie.
Skartačním znakem „S“ (stoupa)
se označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.
Skartačním znakem „V“ (výběr)
se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii nebo ke zničení.
Při správním řízení
se spis tvoří nejčastěji pomocí sběrného archu.
V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu), ve kterém je zaevidován ve sběrném archu, např.
/123/2011/1,
/123/2011/2,
/123/2011/3.
Spis se označuje skartačním znakem
odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu,
který má nejvyšší hodnotu, přičemž má skartační znak „A“ vyšší hodnotu než skartační znak „V“ a skartační znak „V“ má vyšší hodnotu než skartační znak „S“.
Skartační lhůta
je doba, během níž musí být dokument uložen ve škole, a vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem. Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů.
Osoby
oprávněné k podepisování vlastních dokumentů
stanoví spisový řád školy.
Podepsaný dokument se opatří otiskem úředního razítka. Škola vede evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence, podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládaném datu, ztráty úředního razítka.
Při běžném korespondenčním styku se používá
hranaté razítko
bez státního znaku.
Kulaté razítko
se státním znakem se užívá na rozhodnutí školy. Dokumenty jsou ze školy odesílány různými způsoby– poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod. V podacím deníku se zaznamená datum odeslání dokumentu ve sloupci Odesláno. Všechny dokumenty a spisy (dále jen dokumenty) se ve škole ukládají nejprve
v příručních spisovnách neboli registraturách
jednotlivých pracovníků školy, kterými jsou většinou skříně.
Ve chvíli, kdy jsou
dokumenty vyřízené, jsou po dobu trvání jejich skartační lhůty
uloženy ve školní spisovně, kde se ukládají podle spisového a skartačního plánu. Vzhledem k tomu, že mateřské školy většinou nemají
dostatečné prostory
pro zřízení spisovny jako samostatné místnosti,
uchovávají dokumenty v uzamčených skříních.
Dokumenty se před jejich uložením kontrolují, jsou-li úplné, tzn. obsahují podací razítko, číslo jednací, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a v případě spisů také všechny dokumenty uvedené ve sběrném archu spisu.
Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád školy.
SPISOVÁ ROZLUKA
Při zrušení nebo sloučení školy
se provádí spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení, kdy se vyřadí dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty se předávají při sloučení nástupnické škole podle předávacích seznamů, při zrušení školy zřizovateli nebo likvidátorovi. Vyřízené dokumenty, kterým ještě neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy, resp. zřizovatele nebo likvidátora. Nevyřízené dokumenty se předají nástupnické škole, která si je zaeviduje jako doručené. Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.
ZÁVĚR
Mateřské školy sice patří podle archivního zákona mezi výjimky, které nemají povinnost uchovávat dokumenty, umožnit výběr archiválií a vést spisovou službu, ale praxe ukázala a archiváři potvrzují, že přesto musí i tento druh škol náležitě pečovat o dokumenty zejména se skartačním znakem „A“ a zároveň evidovat dokumenty úřední povahy v podacím deníku. Moje
závěrečné doporučení zní, spolupracujte s místně příslušným archivem, pod který spadáte a obracejte se na něj kdykoliv budete potřebovat radu v oblasti archivnictví a spisové služby.
ZDROJE
 
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
 
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Související dokumenty

Pracovní situace

Školský zákon a jeho vyhlášky
Školský rejstřík
Založení pracovního poměru jmenováním – zástupce ředitele
Školy a cestování žáků: školní zájezdy
Maturita - právní předpisy, pokyny, informace, výklady, zdroje informací
Maturita - přehledy obsahu právních předpisů
Informace o zkušebních předmětech profilové části maturitní zkoušky - příklad
Přístupnost školního webu podle litery zákona
Metodické komentáře k zákonu Lex Ukrajina 2
Způsob poskytování poradenských služeb školským poradenským zařízením
Duben 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Květen 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Červen a červenec 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
2022/2023: Plán činnosti střední školy v 1. pololetí školního roku
2022/2023: Činnost školní družiny a školního klubu v 1. pololetí školního roku
2022/2023: Činnosti školní jídelny v 1. pololetí školního roku
2022/2023: Plán činnosti výchovného poradce a školního metodika prevence v 1. pololetí školního roku
2022/2023: Činnost základní umělecké školy v 1. pololetí školního roku
Školská rada - základní údaje
Účetní závěrka vybraných (příspěvkových) organizací

Poradna

Cestovní náklady v případě cesty na soutěž - odborná poradna, odpověď na dotaz
Zahraniční výjezd ředitele školy - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náhrady při cestě na školení - odborná poradna, odpověď na dotaz
Čipy ve školní jídelně - odborná poradna, odpověď na dotaz
Volby do školské rady
Dohoda o výkonu práce z domova
Úplata za zájmové vzdělávání
Směrnice
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost
Škola v přírodě