RNDr. Ing. Eva Urbanová, MBA - strana 4

Pátou fází životního cyklu dokumentu je jeho odesílání ze školy. Stejně jako jsou dokumenty do školy přijímány různými způsoby, tak jsou i těmito způsoby ze školy odesílány. Odeslaný dokument musí splňovat určité náležitosti, které se odvíjí od jeho způsobu odeslání.

V dnešním článku vysvětlím velmi důležitou čtvrtou fázi životního cyklu dokumentu – jeho vyřízení a uzavření spisu. Tato fáze navazuje na tři předchozí týkající se příjmu dokumentu, jeho evidence, rozdělení a oběhu. Všechny dokumenty doručené škole a zaevidované v základní evidenční pomůcce musí být vyřízeny, proto je důležité dokázat rozlišit, které dokumenty jsou úřední povahy (a evidují se) a které nikoliv. Samozřejmě to závisí na pracovníkovi, který evidenci dokumentů zajišťuje, nicméně pomocníkem mu může být například seznam neevidovaných dokumentů, který je součástí spisového řádu školy.

V předchozích číslech tohoto časopisu jsem vysvětlila první dvu fáze životního cyklu dokumentu – jeho příjem a evidenci. Objasnila jsem samotný pojem dokument, jeho druhy a formy. Dále jakým způsobem se ve škole dokumenty přijímají, jak vznikají a jak se evidují. Upozornila jsem na druhy dokumentů, které se evidují specifickým způsobem, příp. vůbec. V dnešním článku vysvětlím třetí fázi životního cyklu dokumentu, jeho rozdělování a oběh.

V minulém čísle tohoto časopisu jsem vysvětlila pojem dokument a na jaké druhy a formy se dělí. Dále jak se ve školách dokumenty přijímají, resp. jak vznikají a jak by o ně po jejich vyřízení měly školy pečovat, aby byly po uplynutí jejich skartačních lhůt v odpovídajícím stavu převezeny do příslušného archivu k trvalému uložení. V dnešním článku vysvětlím druhou fázi životního cyklu dokumentu, jeho evidenci.

Rok 2010 byl pro školy a školská zařízení rokem legislativních změn ve způsobu vedení spisové služby. Od 1. 7. 2010 musely školy a školská zařízení, kromě výjimek plynoucích ze zákona o archivnictví a spisové službě, začít vést spisovou službu v elektronické podobě. V prosinci 2010 došlo k další legislativní změně, která pro školy znamenala, že od 30. 12. 2010 už tuto povinnost nemají. Tyto náhlé legislativní změny v průběhu jednoho roku způsobily ve školách i u jejich zřizovatelů zmatky hodné vysvětlení na následujících řádcích.