Efektivní porady ve školní družině

Úplně na začátku je nutné poradu připravit a prvopočátkem přípravy je vymezení cíle porady. Pojďme v našem článku sledovat konkrétní poradu ve školní družině, optimisticky zvolím „Příprava závěrečného karnevalu školní družiny“ (možná, že při četbě tohoto článku už budou děti zpět ve svých odděleních). První otázkou je, zda se taková porada má vůbec konat. Pokud se totiž jedná o , je možné konkrétní informace vyvěsit na nástěnku nebo zaslat přes sociální sítě. Toto téma ale předpokládá určitou diskuzi, proto doporučuji takto zaměřenou poradu rozhodně konat. porady se odvíjí od tématu porady, tedy „zajistit závěrečný karneval školní družiny“. Správně stanovený cíl lze ověřit pomůckou , tedy cíl je: S - specifický (jasně stanovený), M - měřitelný (děti budou „juchat“ na určeném místě), A - ambiciózní (v současné neujasněné době určitě ano), R - reálný (i tomu musíme věřit) a T - termínovaný (termín, který si stanovíte). Pokud chceme cíl ještě chytřejší, pak E - ekologický (s dopadem na ostatní - dovedete si představit radost dětí) a R - recorder - zaznamenaný (v zápise z porady).

Cíl porady je pak rozpracován v plánu porady, na který bude mít vliv i druh porady. Pokud by se jednalo jen o výše zmiňovanou informativní poradu, hlavní roli by hrála vedoucí vychovatelka a ostatní by byli diváky s možností občasného vstupu do hry. Ale tak to zřejmě nebude a půjde o kombinovanou poradu. obsahuje části různých druhů porad. V našem případě to budou určitě prvky , protože je potřeba stanovit konkrétní kroky pro realizaci karnevalu (vymýšlení konkrétního programu, nákup odměn, spolupráce s ostatními pracovníky školy...). V takovém případě se očekává krátká diskuze, kde se budou moci vyjádřit paní vychovatelky (konečně se dá upřednostňovat ženský rod) z jednotlivých oddělení a navrhnout možné alternativy řešení. A to už se dostáváme k rozhodovací poradě, v rámci které se stanoví konkrétní postup. Možná nebude stačit, protože budete chtít zorganizovat karneval velkolepěji než obvykle. Pak musíte zvládnout asi nejnáročnější, ale také nejaktivnější poradu a tou je . Tato porada je opřená o aktivní práci účastníků a je potřeba ji opravdu podrobně připravit. V případě karnevalu se může jednat třeba o aktivní účast rodičů a jejich zapojení do karnevalového reje. V takovém případě (a samozřejmě v případě většího počtu oddělení) se účastníci rozdělí do menších skupin, generují nápady, které se následně srovnávají, komentují a hledá se shoda a ideální řešení. Problematika karnevalu může být v krajním případě řešena také v rámci , třeba když těsně před zahájením vypadne elektrický proud a rychle se hledá náhradní řešení. V takovém případě není čas na diskuzi a vedoucí vychovatelka vydává jasné pokyny pro řešení situace. Odlehčením této laviny druhů porad je bezesporu , která slouží k předávání poznatků a zkušeností. Konkrétně třeba z webináře o výrobě karnevalových masek, kterého se účastnila jedna z vychovatelek a předá ostatním konkrétní návody.

Ač se to nezdá, stále jsme ještě u přípravy porady, ostatně ta je pro úspěch porady v podstatě nejdůležitější. Je potřeba dále stanovit, kdo se porady účastní, jak budou dotyční informováni i kdy a kde se bude porada konat. V našem případě budou účastníky porady bezesporu všechny vychovatelky, ale možná i pan školník zajišťující technické zázemí. Pokud by se jednalo třeba o vzdělávací poradu, pak by byli účastníky jen pedagogové. Zásadou je zvát na poradu pouze ty pracovníky, jichž se daná problematika bezprostředně dotýká. A pokud chcete mít poradu opravdu interaktivní, je správný počet 5-10 účastníků, protože v tomto počtu je ještě zvládnutelný oční kontakt i vzájemné vnímání (to asi nebude ve školní družině problém). získají účastníci obvykle na nástěnce školní družiny, popř. opět přes sociální sítě. Pokud je ale „normální stav“, je vhodné stanovit pravidelných porad (např. každé první pondělí v měsíci). Je zajímavé, že podle odborné literatury je ideálním dnem konání porady úterý: lidé jsou vypovídaní po víkendu, o nastávajícím ještě nepřemýšlí a jsou plni elánu. (vyjma workshopu rozčleněného přestávkami) je 30-90 minut, maximum dvě hodiny. Posledním úkolem v rámci stanovení porady je - musím se pochlubit sborovnou naší školní družiny, kterou si „vydupala“ paní zástupkyně a dneska si nedovedeme představit, že by tato místnost nebyla. Ale zkuste někdy, ideálně na závěr roku, třeba slavnostní poradu mimo školu. Nejdou tam samozřejmě probírat věci zásadní, ale něco určitě a „změna je život“.

Porada je připravená a může se tedy konat. I zde se realizují tři základní části: úvod, hlavní část porady a závěr. Aby byl průběh porady opravdu efektivní, dejte si pozor na pasti, které mohou vaši poradu ohrozit (ostatně mnoho jich najdete v uvedené literatuře). Třeba v úvodu past čekání na opozdilce. Pokud na ně budete čekat, ostatní si zvyknou chodit také později a čas porady se vám nenápadně posune... Úvod porady je ve smyslu : přesný začátek, pozitivní začátek, projití programu, pojmenování pravidel a přechod z minulé porady. Pokud by někdo chtěl urputně změnit program a vám se to opravdu nehodí, využijte : téma zapište a ujistěte účastníka, že se k němu vrátíte. A doplňte své sdělení třeba : po poradě si dáme pauzu a pak se společně se zájemci k tématu vrátíme. A ještě na jednu past upozorním a tou je past kontroly závěrů z minulé porady. Ty je nutné sledovat v průběhu činnosti, nikoliv se s nimi zabývat až nyní. Protože: co uděláte, když závěry nebudou splněny? Pozitivnímu začátku to rozhodně neprospěje...

Úvod porady je za námi a nastává s pravidly : dodržovat stanovená pravidla, držet se tématu, dělit aktivitu a dokumentovat průběh. Zastavme se u posledních dvou: dělit aktivitu znamená, že poradu sice někdo vede (tedy obvykle vedoucí vychovatelka), ale mohou se - a ideálně musí - zapojit i ostatní v rámci diskuze. Aby byla diskuze podpořena, je možné využít kouzlo sdílené diskuze (a stejně jako pasti je najdete v knize): účastníci se k tématu vyjádří (sdílený dokument, lístečky v zásuvce vedoucí vychovatelky) už před konáním porady a v rámci porady samotné je možné na ně navázat. Dokumentovat poradu je zcela zásadní pro stanovení budoucích úkolů. Zápisem lze navíc pověřit kolegyni, která je při poradě aktivnější, než by bylo záhodno. Kouzlo zapisovatele funguje docela dobře! V rámci porady pozor na , tedy výroky, které spolehlivě účastníky porady dovedou k mlčení nebo naopak v nich probudí nežádoucí emoce. Třeba takové poučování, moralizování nebo nevyžádané rady se na jednání dospělých opravdu nehodí.

mapuje pravidlo : skončit včas, skončit pozitivně, shrnout projednané, symbolicky zapojit ostatní a sdílet zápis. Pokud nemůžete skončit včas, požádejte, zda je možné poradu protáhnout, ale maximálně o 15 minut. Pokud kolegyně nesouhlasí, téma „zaparkujte“ a stanovte nový termín. Nebo autoritativně trvejte na svém... Každopádně plánovanému ukončení napomáhají dvě kouzla: kouzlo konání porady v pátek odpoledne a kouzlo bowlingu po poradě. Pozitivní konec a shrnutí projednaného lze zvládnout poměrně dobře, symbolicky zapojit ostatní bývá problematičtější. Alespoň očima přehlédněte všechny účastníky a zeptejte se, zda mají nějaké připomínky. A pokud ano, rychle reagujte nebo - opět - parkujte. Sdílení zápisu je samozřejmostí, zápis každopádně po zapisovatelce ještě zkontrolujte a následně umístěte do zvoleného prostředí. Vyplatí se zápis předem připravit a zapisovatelce ho předat k doplnění v průběhu samotné porady. Uložené formuláře pravidelných porad lze pak v počítači jen aktualizovat.

Skončením porady ale celá porada ještě nekončí, Je potřeba udělat si reflexi porady a hlavně brát výstupy z porady jako začátek dalšího pracovního procesu. Cílem je zlepšení našich porad v budoucnu. Možná stačí jen nechat si poradu ještě jednou projít hlavou a uvědomit si, na co si dát příště pozor. Pokud chcete formálnější reflexi (a rozhodně ji doporučuji), pak využijte číselnou osu a vyznačte si na ní body 1-10: Kde jste v rámci porady teď, kam se chcete dostat a co pro zlepšení uděláte. Podrobněji, s vyznačením jednotlivých okruhů porady, můžete obdobně použít balanční kruh. Jestliže chcete zapojit do reflexe porady své vychovatelky, využijte dotazník s jednoduchými tvrzeními a čtyřmi možnostmi odpovědí i s případnou poznámkou (viz tabulka dotazníku v textu). Pro svoji osobní reflexi pak můžete zkusit zdolat pyramidu struktury spokojenosti Jiřího Plamínka: věcná spokojenost znamená spokojenost s výsledkem porady, procesní spokojenost pak s jejím průběhem a osobní spokojenost je na vás samotných.

Porada je úžasným nástrojem pro vedení lidí i řízení školní družiny. Aby byla opravdu efektivním nástrojem, je potřebné dodržet její tři základní části, tedy přípravu, vlastní poradu a reflexi a v jejich rámci načrtnutá pravidla. Milé kolegyně, milí kolegové, držím vám palce, ať nespadnete do některé z pastí, a kdyby přece jen, určitě využijte kouzla, a hlavně svůj um a elán. Přeji hodně zdraví a děti v odděleních školní družiny,

I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I         POLOŽKA          I ROZHODNĚ I SPÍŠE  I SPÍŠE I ROZHODNĚ I POZNÁMKA I
I                          I   ANO    I  ANO   I  NE   I    NE    I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Porada je svolaná v      I          I        I       I          I          I
I případě oprávněné        I          I        I       I          I          I
I nutnosti.                I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Cíl porady je jasně      I          I        I       I          I          I
I stanovený.               I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Porada má předem         I          I        I       I          I          I
I stanovený program.       I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Porada má jasné časové   I          I        I       I          I          I
I rozvržení.               I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Porady se účastní pouze  I          I        I       I          I          I
I ti, kterých se porada    I          I        I       I          I          I
I týká.                    I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Potřebné materiály jsou  I          I        I       I          I          I
I k dispozici pro          I          I        I       I          I          I
I účastníky před poradou.  I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Porada je řízena podle   I          I        I       I          I          I
I předem stanovených bodů. I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Na poradě je dán všem    I          I        I       I          I          I
I odpovídající prostor.    I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Na poradě jsou vyvozeny  I          I        I       I          I          I
I závěry.                  I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Byl dodržen předem       I          I        I       I          I          I
I stanovaný plán porady    I          I        I       I          I          I
I (obsah, čas).            I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I
I Závěry porady jsou       I          I        I       I          I          I
I účastníkům dostupné.     I          I        I       I          I          I
I--------------------------I----------I--------I-------I----------I----------I