Proč používat tento formulář a jak ho správně vyplňovat.
Pravděpodobně každý zaměstnanec je alespoň někdy vyslán svým zaměstnavatelem k plnění pracovních úkolů někam jinam, než je sjednané místo výkonu práce v jeho pracovní smlouvě, tedy na pracovní cestu. V čísle 3 Řízení školy na straně 7 jsem se věnovala objasnění podmínek pracovních cest zaměstnanců ve školách. Je nesporné, že pokud zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce při pracovní cestě vzniknou nějaké zvýšené výdaje, je zaměstnavatel povinen mu tyto zvýšené výdaje v rozsahu a za podmínek stanovených v sedmé části zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, uhradit. A důležitou se v této souvislosti ukazuje otázka, jakým způsobem k této úhradě přistupovat. V praxi se nepochybně nejlépe osvědčily právě formuláře „Cestovní příkaz“. Jejich použití považuji za důležité vysvětlit podrobněji.
Dříve, než bude přistoupeno k objasnění samotného předmětného formuláře, je vhodné připomenout, že výhradně zaměstnavatel má povinnost sám určit všechny konkrétní podmínky pro každou konkrétní pracovní cestu svého zaměstnance, kterého na pracovní cestu vysílá, protože tyto podmínky mají přímý vliv na výši cestovních náhrad. Zaměstnavatel je v zásadě povinen je určovat předem a písemně.
Platná právní úprava tedy nově zavedla určení podmínek pracovní cesty zaměstnance, a to v zásadě písemnou formou. Formulace „v zásadě písemnou formou“ je zdůrazněna proto, že v § 153 odst. 2 zákoníku práce je totiž stanoveno, že jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.
Podmínky jednotlivých pracovních cest jednotlivých zaměstnanců určuje písemně zaměstnavatel nejčastěji na formuláři „CESTOVNÍ PŘÍKAZ“, a to na jeho přední straně, kde jsou kolonky pro vyplnění všech základních podmínek pracovní cesty. Takto přesně určené skutečnosti, uvedené a schválené zaměstnavatelem na této přední straně „cestovního příkazu“, jsou rozhodující a jim musí odpovídat vyúčtování pracovní cesty na druhé straně formuláře. Není možné, aby tomu bylo naopak. Jedná se konkrétně o rámeček k vyplnění dělený pro jednotlivé podmínky, tedy počátek cesty (místo, datum, hodina), místo jednání, účel a průběh cesty a konec cesty (místo, datum). Tyto požadované údaje musí být vyplněny zaměstnavatelem co nejpřesněji. Jestliže by byl na druhé straně „cestovního příkazu“, tedy ve vyúčtování zaměstnancem, uveden nějaký údaj v rozporu s první stranou, tedy se schválenými podmínkami pracovní cesty, muselo by k tomu být na první straně u schválených původních podmínek připsáno potvrzení o opravě provedené zaměstnavatelem, to znamená zaměstnancem, který určoval původní podmínky.
Při vyplňování zmíněných údajů dochází nejčastěji k chybě v tom, že pod „účel a průběh cesty“ uvádí zaměstnanci často pouze „služební“, což je neakceptovatelné (především pro kontroly), protože je nutno uvádět účel konkrétní a skutečný: například obchodní jednání v konkrétní věci. To, že se jedná o „služební“ – zákonnou terminologií „pracovní“ cestu – se rozumí samo sebou. Další rámeček na první stranně cestovního příkazu vyžaduje vyplnit spolucestující a určený dopravní prostředek spolu s předpokládanou částkou výdajů a údaji o případné záloze. I tyto údaje jsou velmi důležité, a to zejména při potřebném prověřování průběhu pracovní cesty. Takto určené podmínky pracovní cesty stvrdí vysílající pracovník (zpravidla nadřízený vedoucí) zaměstnanci svým podpisem s datem v pravé dolní části druhého rámečku.
Druhá okolnost, která se jeví nejasnou, jak dokazují časté dotazy, je určování počátku a konce pracovní cesty zaměstnance. Jak již bylo zdůrazněno, všechny podmínky pracovní cesty zaměstnance určuje výhradně a sám zaměstnavatel a může tedy počátek a konec pracovní cesty určit kdekoliv na světě. Místo pobytu zaměstnance (bydliště zaměstnance) není vyloučené, záleží pouze na jeho uvážení a rozhodnutí. Prakticky to znamená, že může určit počátek pracovní cesty například odchodem z domova nebo odjezdem veřejného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy nebo odchodem z pracoviště. Zkrátka jak sám rozhodne a zaměstnanec je povinen toto rozhodnutí respektovat. Pokud zaměstnanec svévolně toto rozhodnutí zaměstnance změní, veškeré důsledky „dopadají na jeho hlavu“ – například jestliže zaměstnavatel určil pro konkrétní pracovní cestu jako způsob dopravy veřejný hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy (například autobus nebo vlak) a zaměstnanec se následně bez vědomí zaměstnavatele rozhodl, že použije svoje osobní silniční motorové vozidlo, nebude mu po návratu z této pracovní cesty proplacen žádný jízdní výdaj, i když pracovní cestu vykonal, protože svévolně změnil podmínku určenou zaměstnavatelem a zaměstnavatel nemůže nést odpovědnost za něco, co nerozhodl.
Také při určování způsobu dopravy zaměstnavatelem by mělo být vyjádření v kolonce „určený dopravní prostředek“ co možná nejpřesnější, aby nemohlo docházet k pochybnostem. Přesněji řečeno by formulace měla být velice jasná a konkrétní: například vlak EC nebo IC II. třída nebo I. třída.
Uvádění spolucestujících do „cestovního příkazu“ slouží převážně pro kontrolu v rámci celkově přiznávaných cestovních náhrad.
Předmětné formuláře nejsou právně závazné. Lze je sice zakoupit u specializovaných prodejců nebo si je může každý zaměstnavatel vyhotovovat sám, a to v podobě, která mu nejlépe vyhovuje, avšak s tím, že musí plně respektovat veškeré požadavky platné právní úpravy zákoníku práce. Pokud zaměstnavatel „cestovní příkazy“ nechce používat, nemusí. Musí ale vymyslet a zavést jiný prokazatelný systém, v rámci kterého by zaměstnanci byli vždy schopni prokázat, že byli vysláni na pracovní cestu a za jakých podmínek a zaměstnavatel by tuto skutečnost nemohl popírat.
Závěrem je třeba znovu zdůraznit, že platná právní úprava poskytování náhrad cestovních výdajů je založena na zásadě prokazatelnosti. Proto musí být každá skutečnost, která má vliv na výši a proplacení náhrady, prokázána, tedy doložena příslušným dokladem jako je například jízdenka, doklad z ubytovacího zařízení, potvrzení o zpoždění od dopravce a podobně.