96/2023 Sb.
VYHLÁŠKA
ze dne 31. března 2023,
kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
ve znění pozdějších předpisů
Změna: 200/2024 Sb.
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., zákona
č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb., k provedení § 64 odst. 2, § 66 odst. 6,
§ 69a odst. 4 a § 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009
Sb., zákona č. 424/2010 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 298/2016 Sb.:
Čl.I
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky
č. 283/2014 Sb., vyhlášky č. 85/2019 Sb. a vyhlášky č. 504/2021 Sb., se mění takto:
1. V § 2 odst. 1 se slovo "bezodkladné" zrušuje.
2. V § 2 odst. 2 se za slova "služby, je" vkládají slova "zařízení umožňující".
3. V § 2 odst. 3 písm. e) se slova "další možnosti" nahrazují slovy "jiné
prostředky".
4. V § 3 odst. 2, § 5 odst. 1, § 13 odst. 1, § 17 odst. 3 a § 26 odst. 2
se slovo "bezodkladně" zrušuje.
5. V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene c) doplňují slova " , pokud veřejnoprávní
původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, nebo jednoznačný identifikátor,
pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém
systému spisové služby".
6. V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene d) doplňují slova " , jde-li o
dokument v listinné podobě; do počtu listů se nezapočítají listy příloh doručeného
dokumentu".
7. V § 3 odst. 3 písmena e) a f) znějí:
"e) počet příloh doručeného dokumentu, které jsou v listinné podobě, a
f) počet příloh doručeného dokumentu, které nejsou v listinné podobě, a jejich
popis.".
8. V § 4 odst. 1 větě první se slovo "a" nahrazuje čárkou a na konci textu
věty první se doplňují slova "a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním
původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách".
9. V § 4 odst. 1 větě poslední se slovo "a" zrušuje a na konci textu věty
poslední se doplňují slova " , a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné
veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách".
10. V§ 4 odst. 2 větách první a poslední se slovo "nebo" nahrazuje čárkou
a za slovo "nečitelný" se vkládají slova "nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů
zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách".
11. V § 4 odst. 3 se slovo "nebo" zrušuje a na konci textu odstavce se doplňují
slova " , nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem
na jeho úřední desce nebo internetových stránkách".
12. V § 4 odst. 8 se slova "a odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce
5" a slova "a splňuje podmínky pro jeho další zpracování" zrušují.
13. V § 4 se doplňuje odstavec 9, který zní:
"(9) Pokud veřejnoprávní původce připouští příjem datových zpráv doručovaných
jinými prostředky elektronické komunikace a umožňuje-li to povaha jiného prostředku
elektronické komunikace, veřejnoprávní původce potvrdí na základě výsledků zjištění
podle odstavce 1 věty druhé odesílateli tímto prostředkem, že dokument byl doručen.
Ustanovení odstavce 8 věty poslední týkající se zprávy o potvrzení doručení se použije
obdobně.".
14. V § 5 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova "u dokumentu" nahrazují
slovy "jako jeho část".
15. V § 5 odst. 2 písm. d) se slova "jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního
původce" nahrazují slovy "jednoznačným identifikátorem".
16. V § 5 se odstavec 3 zrušuje.
17. V § 6 se doplňuje odstavec 4, který zní:
"(4) Veřejnoprávní původce, kterému byl doručen dokument v digitální podobě
nebo digitální příloha dokumentu v analogové podobě na přenosném technickém nosiči
dat, zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby,
je-li to technicky možné.".
18. V § 7 odstavec 1 zní:
"(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické
podobě v elektronickém systému spisové služby, jednoznačný identifikátor obsahuje
alespoň označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního
původce, a numerický nebo alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně
spojen s dokumentem, který označuje.".
19. V § 7 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:
"(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné
podobě, jednoznačným identifikátorem je u
a) doručeného dokumentu vyplněný otisk podacího razítka, popřípadě jiný
technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, kterým je dokument
opatřen,
b) u dokumentu vytvořeného veřejnoprávním původcem číslo jednací nebo
evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené tomuto dokumentu.".
Dosavadní odstavce 2 až 5 se označují jako odstavce 3 až 6.
20. V § 7 odst. 5 se slova "označení převáděného dokumentu" nahrazují slovy
"jednoznačný identifikátor, kterým byl opatřen převáděný dokument,".
21. V § 8 odst. 1 a 2 se slova "je kniha" nahrazují slovy "se vede jako kniha".
22. V § 8 odst. 2 se slovo "druhem" nahrazuje slovem "typem".
23. V § 8 se odstavec 3 zrušuje.
Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 3 až 6.
24. V § 8 se odstavec 6 zrušuje.
25. V § 10 odst. 1 úvodní části ustanovení se za slovo "deníku" vkládá slovo
"alespoň".
26. V § 10 odst. 1 písm. d) se slovo "identifikace" nahrazuje slovem "identifikaci".
27. V § 10 odst. 1 se písmeno e) zrušuje.
Dosavadní písmena f) až i) se označují jako písmena e) až h).
28. V § 10 odst. 1 písm. f) se za slova "přidělen k vyřízení" vkládají slova
"nebo která dokument vytvořila" a za slovy "určena k vyřízení" se vkládají slova
"nebo vytvoření".
29. V § 10 odst. 1 písmeno g) zní:
"g) identifikaci adresáta a datum odeslání a".
30. V § 10 odst. 2 úvodní části ustanovení se za slovo "služby" vkládají
slova "pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v elektronickém systému spisové
služby,", za slova "odstavci 1" se vkládají slova "písm. b) až e)" a za slovo "dále"
se vkládá slovo "alespoň".
31. V § 10 odst. 2 písm. a) se slovo "dokumentu" zrušuje.
32. V § 10 odst. 2 se na konci písmene c) slovo "a" zrušuje.
33. V § 10 odst. 2 písm. d) se slova "v digitální podobě" zrušují.
34. V § 10 se na konci odstavce 2 tečka nahrazuje čárkou a doplňují se písmena
e) až h), která znějí:
"e) pořadové číslo dokumentu ve spisu,
f) odkaz na adresáta ve jmenném rejstříku,
g) datum odeslání a
h) počet komponent; komponentou se rozumí dále nedělitelná část dokumentu,
která je v digitální podobě, přičemž dokument, který je v digitální podobě, je tvořen
alespoň jednou komponentou.".
35. V § 10 odst. 3 se text "f)" nahrazuje textem "e)", text "i)" se nahrazuje
textem "h)" a na konci textu odstavce 3 se doplňuje text "písm. a)".
36. V § 10 se na konci textu odstavce 3 doplňuje věta "Nezařadí-li veřejnoprávní
původce dokument do spisu, vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené
v elektronické podobě rovněž datum jeho vyřízení.".
37. V § 10 odst. 4 se za slova "čísla v" vkládá slovo "základní" a slova
"V základní evidenční pomůcce je číselná řada" se nahrazují slovy "Číselná řada je".
38. V § 10 se odstavce 6 a 7 zrušují.
39. § 11 a 12 včetně nadpisů znějí:
"§ 11
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
(1) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční
pomůcce číslo jednací.
(2) Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního
původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení
určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení
nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky
charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž
odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla
listu dokumentu ve spisu.
(3) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci
dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.
§ 12
Spis
(1) Veřejnoprávní původce zařadí dokument evidovaný v základní evidenční
pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu. Věta první se nepoužije v
případě veřejnoprávního původce, jehož zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon
spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle
§ 63 odst. 4 zákona.
(2) Veřejnoprávní původce zařadí spisy do
a) věcné skupiny, nebo
b) typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti
typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle
časového období stanoveného veřejnoprávním původcem.
(3) Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak
a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového
a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce spis do jiné věcné skupiny
nebo součásti typového spisu, přidělí spisu a všem dokumentům zařazeným do spisu
spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu.
(4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim
spisu, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce dokument do jiného
spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu.
(5) Veřejnoprávní původce opatří dokumenty v analogové podobě, které
jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň
a) stručný obsah spisu,
b) spisovou značku,
c) spisový znak,
d) skartační režim a
e) identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické
podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný
sběr dat.
(6) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby
nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu,
kterými jsou alespoň
a) identifikátor, který je jednoznačný v rámci elektronického systému
spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů,
b) stručný obsah,
c) spisová značka,
d) datum založení,
e) datum vyřízení,
f) datum uzavření,
g) spisový znak,
h) skartační režim,
i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě
a jejich fyzické umístění,
j) informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda
byl spis vybrán jako archiválie, a
k) identifikátor, který spisu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil
Národní archiv nebo digitální archiv.
(7) Veřejnoprávní původce zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v
evidenční pomůcce.
(8) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisové značky a strukturu
spisové značky ve spisovém řádu.".
40. V § 13 odst. 1 se za slovo "vyřízení" vkládají slova " ; v případě výkonu
spisové služby v listinné podobě provede rozdělení dokumentů".
41. V § 13 odst. 2 se za slovo "osoby" vkládají slova "nebo technické prostředky".
42. V § 14 odst. 2 se na konci textu písmene d) doplňují slova "nebo do jeho
metadat".
43. V § 14 se odstavce 3 a 4 zrušují.
44. V § 15 odstavce 1 a 2 znějí:
"(1) Veřejnoprávní původce stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných
dokumentů a spisů jednotlivé věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné
skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Veřejnoprávní
původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší
úrovni hierarchie obsahovaly spisy nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může
uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje
dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů,
zařazuje dokumenty do věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní
původce označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných
skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační
režim.
(2) Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu
obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují
s návrhem k vybrání za archiválii, skartačním znakem "A" (archiv). Veřejnoprávní
původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané
trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení, skartačním
znakem "S" (stoupa).".
45. V § 15 se odstavec 3 zrušuje.
Dosavadní odstavce 4 až 6 se označují jako odstavce 3 až 5.
46. V § 15 se odstavec 4 zrušuje.
Dosavadní odstavec 5 se označuje jako odstavec 4.
47. V § 16 odst. 2 se na konci úvodní části ustanovení doplňuje slovo "alespoň".
48. V § 16 odst. 2 písmena a) a b) znějí:
"a) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené
dokumentu a spisovou značku, není-li číslo jednací odvozeno ze spisové značky,
b) identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li vyhotovovaný
dokument odpovědí na doručený dokument, a pokud je v doručeném dokumentu tento údaj
uveden,".
49. V § 16 odst. 2 se na konci písmene c) doplňuje slovo "a".
50. V § 16 odst. 2 se písmena d) až f) zrušují.
Dosavadní písmeno g) se označuje jako písmeno d).
51. V § 16 odst. 5 se slova "vyhotovovaný statický textový dokument v digitální
podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě"
nahrazují slovy "vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná
textová a obrazová komponenta", slovo "dokumentu" se nahrazuje slovem "komponenty"
a slova "dokument určen" se nahrazují slovy "komponenta určena".
52. V § 17 se odstavec 4 zrušuje.
53. V § 18 odst. 3 se za slovo "je" vkládají slova "zařízení umožňující"
a slova " , pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém" se
nahrazují slovy "nebo na něj má automatizovanou vazbu".
54. V § 18 se odstavec 4 zrušuje.
55. V nadpisu § 19 se doplňují slova "a spisů".
56. V § 19 odstavec 2 zní:
"(2) Veřejnoprávní původce zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený
spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy
podmínky uzavření spisu. Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, zda obaly dokumentů
a spisů v analogové podobě zaručují jejich neporušitelnost a zachování čitelnosti.".
57. V § 19 odst. 3 se slovo "a" za slovem "znaky" nahrazuje čárkou a na konci
textu věty první se doplňují slova "a údaj o fyzickém umístění analogových částí
spisů".
58. Nadpis nad označením § 20 zní: "Postup při skartačním řízení".
59. V § 20 odst. 2 a 3 se za slova "řízení dokumenty" vkládají slova "a spisy".
60. V § 20 odst. 2 a § 21 odst. 8 větách druhé a třetí se za slovo "dokumentů"
vkládají slova "a spisů".
61. V § 20 odst. 4 se za slova "seznamu dokumentů" vkládají slova "a spisů".
62. V § 20 odst. 4 a § 21 odst. 8 se za slovo "dokumenty" vkládají slova
"a spisy".
63. V § 20 odst. 4 se věta třetí zrušuje.
64. V § 20 odst. 5 se za slova "seznam dokumentů" vkládají slova "a spisů".
65. V § 21 odst. 2 se písmeno c) zrušuje.
Dosavadní písmena d) a e) se označují jako písmena c) a d).
66. V § 21 odst. 4 se za slova "o dokumenty" vkládají slova "a spisy".
67. V § 22 odst. 1 se slova "vyřízených dokumentů a uzavřených" nahrazují
slovy "dokumentů a", za slovo "obsahuje" se vkládá slovo "alespoň", slovo "druh"
se nahrazuje slovem "typ" a věta poslední se zrušuje.
68. V nadpisu § 23 se slova "dokumentů v digitální podobě" zrušují.
69. V § 23 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova "dokumentů v digitální
podobě" nahrazují slovem "komponent".
70. V § 23 odst. 1 písm. b) se slova "dokumentu ukládaného" nahrazují slovy
"komponenty ukládané".
71. V § 23 odst. 2 se slovo "dokumentů" nahrazuje slovem "komponent", slovo
"dokument" se nahrazuje slovem "komponentu" a slovo "dokumenty" se nahrazuje slovem
"komponenty".
72. V § 23 odst. 3 úvodní části ustanovení, § 23 odst. 4 úvodní části ustanovení
a § 23 odst. 5 úvodní části ustanovení se slovo "dokumentů" nahrazuje slovem "komponent".
73. V § 23 odst. 4 písm. d) se text "-3" zrušuje.
74. V § 23 odst. 6 se slova "předávaného dokumentu" nahrazují slovy "předávané
komponenty" a slovo "jeho" se nahrazuje slovem "její".
75. V § 23 se na konci textu odstavce 9 doplňuje slovo "komponenty".
76. V nadpisu § 24 se za slovo "převedení" vkládá slovo "dokumentu" a slovo
"dokumentu" za slovem "formátu" se zrušuje.
77. V § 24 odst. 3 úvodní části ustanovení se slova "dokumentu v digitální
podobě" zrušují.
78. § 25 včetně nadpisu zní:
"§ 25
Jmenný rejstřík
(1) Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu
o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na
dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku.
(2) Veřejnoprávní původce vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů
ve jmenném rejstříku.
(3) V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve
jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou
v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a
zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu
ve jmenném rejstříku.
(4) Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě,
že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě
podle odstavců 1 až 3.
(5) Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném
rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje
z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis
k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.".
79. V § 26 odst. 1 se slova "v listinné podobě" zrušují, za slovo "dokumenty"
se vkládají slova "nebo spisy" a za slova "evidenci dokumentů" se vkládají slova
"nebo spisů".
80. V § 26 odstavec 3 zní:
"(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní
původce
a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci
do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo
b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty
dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční
pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.".
Čl.II
Přechodné ustanovení
Veřejnoprávní původci uvedou výkon spisové služby do souladu s požadavky vyhlášky
č. 259/2012 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky, do 31.
prosince 2026.
Čl.III
Účinnost
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července 2023.
Ministr:
Mgr. Bc. Rakušan v. r.