Dokumentace mateřské školy

Vydáno:

V předchozím vydání speciálu pro MŠ jsem zahájil rozbor vybraných částí školského zákona a prováděcí vyhlášky k němu. Přitom jsem se dotkl některých souvislostí organizace předškolního vzdělávání. Dnes budu pokračovat zcela praktickými aspekty organizace mateřské školy, konkrétně zásadami tvorby dokumentace mateřské školy.

Dokumentace mateřské školy
PhDr.
Jiří
Valenta
lektor a poradce v oblasti řízení školy a školského zařízení
Pro tvorbu vnitřních předpisů a dalších dokumentů by mělo platit následující zlaté pravidlo:
čím méně, tím lépe!
Rozhodně není žádoucí z hlediska efektivity řízení právnické osoby regulovat úplně všechny vztahy normativně, tj. vydáním písemné instrukce. Zaměstnanci a další osoby, kterým jsou takové dokumenty určeny, pak rychle ztrácí přehled o jednotlivých právech a povinnostech vyplývajících z těchto aktů řízení. Často se tak stává, že je vydáván předpis jen pro formu („abychom jej měli“), aniž by si ředitel/ka mateřské školy položil/a otázku, zda jej opravdu potřebuje.
Nezanedbatelným kritériem při vydávání vnitřních předpisů a jiných dokumentů školy by mělo být také to, že každý takto vydaný dokument je pak samozřejmě
předmětem kontroly orgánů veřejné správy. A pravidla stanovená těmito vnitřními předpisy, která pro jejich nadměrné množství ani nikdo nezná, je pak snadné (z neznalosti) nedodržovat, což jistě kontrolnímu orgánu neujde.
S přihlédnutím k těmto zásadám dále uvádím výčet vnitřních předpisů a dalších dokumentůvydávaných ředitelem/kou mateřské školy, které jsou při jejím řízení opravdu nezbytné. Jak je patrné, i tak jich je velmi mnoho. Tyto předpisy jsou rozděleny do dvou skupin. V první jsou takové předpisy, jejichž vydání nebo vedení ukládají právní předpisy. Ve druhé pak ty, které sice nejsou vyžadovány právními předpisy, ale jejichž existenci si vynucuje běžná praxe. Právě u této druhé skupiny předpisů je na samotné/m řediteli/ce, aby zvážil/a, které z nich skutečně potřebuje a bez kterých se lze v konkrétním případě obejít, protože řízení školy funguje optimálně i bez jejich vydání.
A pro jistotu ještě uveďme, že v souladu s principy výkonu státní a veřejnoprávní kontroly může kontrolní orgán po řediteli/ce školy požadovat jen ty vnitřní předpisy a dokumenty, jejichž vydání nebo vedení
ukládá zákon
nebo v jeho rámci jiný právní předpis. Ředitel/ka školy tak nemusí mít obavu z nepříznivého výsledku kontroly, pokud vynechá některý z „tradičních“ předpisů, které nejsou obsaženy v první skupině.
1. Dokumentace mateřské školy, kterou ukládají právní předpisy
V první řadě připomínám povinnou dokumentaci podle ustanovení § 28 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (dále jen „školský zákon“), ve znění pozdějších předpisů.
V souladu s tímto ustanovením vede mateřská škola podle povahy své činnosti tuto dokumentaci:
 
rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147 školského zákona
(tj. doklady nezbytné pro provedení zápisu do rejstříku),
 
evidenci dětí
(školní matrika),
 
doklady o přijímání dětí ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování,
 
vzdělávací programy
(podle § 4 až 6 školského zákona),
 
zprávy o vlastním hodnocení školy,
 
třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu,
 
školní řád
(škola)
nebo vnitřní řád
(školské zařízení),
 
záznamy z pedagogických rad,
 
knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, popřípadě lékařské posudky,
 
protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy,
 
personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci1) a další dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy.2)
Ze zvláštních právních předpisů, na které odkazuje písm. k) předchozího výčtu, pak vyplývá povinnost k vydání nebo vedení zejména těchto dokumentů:
 
zřizovací listina,
 
plán DVPP
(dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků),
 
spisový a skartační řád,
 
vnitřní kontrolní systém,
 
směrnice k poskytování informací (veřejný přístup k informacím),
 
dokumentace v oblasti BOZP,
 
dokumentace v oblasti požární ochrany,
 
směrnice v oblasti účetnictví; z nich – bez nároku na úplnost – uveďme alespoň tyto:
 
rozpočet a pravidla čerpání FKSP,
 
inventarizace,
 
oběh účetních dokladů,
 
evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku,
 
pořízení a úbytek zásob,
 
odpisový plán,
 
účetní knihy a sestavy.
2. Dokumentace mateřské školy, která není povinná, ale může být užitečná
 
Organizační řád,
 
vnitřní (platový) předpis,
 
plán(y) výchovně vzdělávací činnosti ve škole a organizace školního roku,
 
strategie prevence rizikových projevů chování,
 
koncepce dlouhodobého rozvoje zařízení,
 
pracovní řád pro zaměstnance školy a školského zařízení,
 
plán kontrol a hodnocení zaměstnanců, záznam z těchto hodnocení a provedených kontrol,
 
směrnice k vyřizování stížností,
 
úplata za vzdělávání a školské služby.
Pro tvorbu a používání výše uvedených vnitřních dokumentů mateřské školy je dobré respektovat ještě jedno pravidlo: žádný z uvedených dokumentů nebo vnitřních předpisů není nadřazen ostatním, nelze tedy hovořit o vnitřních předpisech „vyšší a nižší právní síly“. Pokud se ředitel/ka mateřské školy rozhodne vydat vnitřní předpis, řád, směrnici nebo jakkoli jinak nazvaný akt řízení, jde vždy o svébytný projev jeho/její vůle, který má (nebo měl by mít)
právní účinky nezávislé na existenci jiných, dříve nebo později vydaných vnitřních dokumentech školy.
Je tedy bezpředmětné tvrdit např., že „tento pracovní řád je součástí organizačního řádu“ nebo dokonce že „tento vnitřní řád školní jídelny je součástí školního řádu mateřské školy“. Každý z takto vydaných dokumentů má
samostatnou působnost
a (zpravidla)
samostatné zakotvení
v příslušné části právního předpisu, podle něhož byl vydán.
Dále následuje několik praktických poznámek k některým z výše uvedených vnitřních dokumentů mateřské školy:
3. Školní matrika
Ustanovení § 28 odst. 2 školského zákona definuje školní matriku školy jako
formu vedení evidence dětí. Školní matrika má obsahovat základní údaje o dítěti jako součást informačního systému školy. Uvedená část zákona vyjmenovává přesně, které údaje se v rámci školní matriky o dítěti shromažďují.
Současně však formulace tohoto ustanovení dává škole volnost v rozhodnutí, zda využije celého rozsahu přípustných údajů, nebo povede o dětech v mateřské škole jen některé z uvedených. Škola pak podle povahy své činnosti vede ty údaje z uvedených seznamů, které skutečně potřebuje.
Připomeňme si,
které údaje jedině zákon umožňuje o dítěti vést:
 
jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě na území České republiky;
 
údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání (tento údaj je zřejmou ukázkou výše uvedeného pravidla, že škola nemusí vést všechny údaje vyplývající z tohoto seznamu, ale vybere si podle povahy své činnosti; je evidentní, že tento údaj plně využijí až školy základní, střední a vyšší odborné);
 
datum zahájení vzdělávání ve škole;
 
údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk;
 
údaje o tom, zda je dítě zdravotně postiženo, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněno; popřípadě údaj o tom, zda je dítě sociálně znevýhodněno, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte poskytnut;
 
údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání;
 
datum ukončení vzdělávání ve škole;
 
jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.
V souvislosti s vedením osobních údajů o dětech a jejich zákonných zástupcích ve školní matrice jistě není třeba připomínat zákonem stanovenou povinnost chránit takto získané údaje před jejich zneužitím, jak vyplývá ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Přitom často vzniká otázka, zda je nezbytné získat nějaký speciální souhlas zákonných zástupců ke shromažďování a následnému zpracovávání těchto osobních údajů do školní matriky. Ostatně to stejné se týká také osobních údajů o zaměstnancích školy v rámci jejich osobních spisů vedených pro pracovněprávní účely.
Z ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, vyplývá, že škola žádný souhlas ke shromažďování a následnému zpracovávání osobních údajů nepotřebuje, pokud shromažďuje a zpracovává pouze takové údaje, jejichž vedení ukládá právní předpis. Jestliže tedy obsahují databáze s údaji o dětech a jejich zákonných zástupcích rozsah osobních údajů, jak je uveden v § 28 školského zákona (viz výše zákonem stanovený obsah školní matriky), není žádného speciálního souhlasu třeba.
V případě zaměstnanců platí totéž – pokud zaměstnavatel shromažďuje jen ty údaje, jejichž vedení ukládá některý z právních předpisů (zákoník práce, zákon o pedagogických pracovnících, účetní předpisy, zákon o veřejném zdravotním pojištění atd.), také v tomto případě není třeba jejich souhlasu. Zvláštního souhlasu by bylo třeba jen v případě, že databáze obsahuje údaje nad zákonem uvedený rámec – např. údaje o zaměstnání nebo jiné výdělečné činnosti zákonných zástupců dětí...
1 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
2 Například § 50 a § 52 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů.