Převod dokumentu do analogové formy

 Právní předpisy, metodické materiály

• zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění
• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění
• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění

-        Vzory spisových řádů a skartačních plánů Moravského zemského archivu. Dostupné z: http://www.mza.cz/vzory-spisovych-radu-spisovych-skartacnich-planu

Přijímání ke vzdělávání a povinnost vést spis

Právnická osoba vykonávající činnost školy rozhoduje o přijetí nebo nepřijetí uchazeče ke vzdělávání, tj. rozhoduje se o právech a povinnostech uchazeče o vzdělávání, v oblasti státní správy (§ 165 odst. 2 školského zákona). Z tohoto důvodu je přijímání uchazeče ke vzdělávání správním řízením.

Dle § 17 správního řádu v rámci správního řízení je správní orgán povinen založit spis.

§ 17 odst. 1 správního řádu V každé věci se zakládá spis. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohou, která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy.

 

Spis a spojování dokumentů

Správní řád jako procesní předpis stanoví pravidla, která upravují označení spisu, obsah spisu a soupisu všech součástí spisu.

Základní obecná pravidla vytváření a uzavření spisu jsou stanovena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění.

Podstatný znak spisu spočívá v tom, že spojuje dokumenty v téže věci. S určitou mírou zjednodušení lze konstatovat, že

1. se spojují dokumenty v analogové podobě nebo v digitální podobě,
2. dokumenty v analogové podobě se spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se spojí prostřednictvím metadat.

§ 65 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů.

Spisová služba v listinné podobě a podání přihlášky v digitální podobě

Jestliže škola (jako správní orgán) vede spisovou službu v listinné podobě a přihláška (žádost) ke vzdělávání je správnímu orgánu doručena jako dokument v digitální podobě (např. do datové schránky), musí správní orgán převést dokument v digitální podobě na dokument v analogové podobě.

Převod zajistí

1. autorizovanou konverzí nebo
2. převedením dle § 69a zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění.

V případě převedení přihlášky v digitální podobě na dokument v analogové podobě podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění, správní orgán postupuje podle pravidel uvedených v § 69a zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění:

• použije postup zaručující věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění,
• před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě ověří platnost elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost certifikátů, jsou-li na nich založeny,
• údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením,
• dokument vzniklý převedením opatří doložkou,
• doložku dokumentu v analogové podobě podepíše osoba odpovědná za převedení dokumentu.

Další pravidla obsahuje vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění.

§ 6 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb., v platném znění Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém mu byl doručen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení [zdůrazněno autorkou], pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.

 

Podle § 24 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., v platném znění, má v případě převodu dokumentu z digitální do analogové podoby ověřovací doložka obsahovat minimálně následující údaje:

1. název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
2. informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v analogové podobě,
3. datum vyhotovení ověřovací doložky,
4. jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

Příklad ověřovací doložky uvádí Moravský zemský archiv v dokumentu Vzorový spisový řád pro školy a školská zařízení vykonávající spisovou službu v listinné podobě (dostupný z http://www.mza.cz/vzory-spisovych-radu-spisovych-skartacnich-planu):

Škola/školské zařízení …….. potvrzuje shodu tohoto dokumentu s originálem doručeným do datové schránky/na elektronickou adresu
Elektronický podpis: ano/ne Typ: kvalifikovaný/zaručený	Platný: ano/ne Doba platnosti:
Elektronická pečeť: ano/ne Typ: kvalifikovaná/zaručená	Platná: ano/ne
Poskytovatel:	(uvede se jméno a příjmení podepisujícího nebo název pečetě)
Číslo certifikátu:	Datum a čas:
Časové razítko: ano/ne	Platné: ano/ne
Ověřil (jméno a příjmení, datum a čas ověření, podpis):