Spolupracujte chytře

Miroslav

Dvořák

Microsoft

A protože jsme si mnohé dovednosti týkající se online výuky již osvojili, přirozeným dalším krokem je podívat se na spolupráci uvnitř školy jako takové. Ať už jsou, či nejsou pedagogové fyzicky ve škole, je třeba komunikovat, spolupracovat na dokumentech, vyplňovat žádosti, scházet se na pedagogických radách atd. V tomto článku se společně podíváme na několik nástrojů, které máte v rámci Office 365 k dispozici a jež Vám mohou usnadnit každodenní práci.

Pokud máte Office 365 a Teams (obě služby jsou pro školy zcela zdarma), pak je ideální vytvořit týmy nejen pro třídy, ale také pro váš pedagogický sbor. Vytvoření takového týmu zabere jen pár minut, navíc získáte téměř vše, co pro začátek potřebujete. V kartě Příspěvky můžete zveřejňovat oznámení nebo diskutovat o provozních záležitostech či organizaci výuky. Na kartě Soubory můžete mít pohromadě všechny dokumenty, které dříve byly na školním síťovém disku – směrnice, formuláře, plány, šablony, výkazy, zprávy třídních učitelů, zprávy vedoucích předmětů, … a seznam by mohl dále pokračovat. Možná Vás napadne, že toto mohu stejně dobře poslat kolegům e-mailem. A máte pravdu, můžete. Chvíli to i může fungovat, ale jakmile budete potřebovat dokumenty třídit, narazíte na zásadní omezení e-mailu – je to jen služba pro posílání zpráv. Naopak v souborech v týmu učitelů můžete vytvářet složky, podsložky, archivy a dát tím všem školním dokumentům jasnou strukturu. Představte si, o co snazší by bylo mít dokumenty na jednom jediném místě, vždy aktuální, vždy strukturované, s přístupem k nim odkudkoliv, třeba i z mobilního telefonu.

Práce s dokumenty v Teams má ještě jednu výhodu, aplikace „chodí“ za vámi do Teams. Nemusíte tedy dokumenty stahovat nebo otevírat v nových a nových oknech, stačí na soubor kliknout a můžete jej upravit přímo v Teams. Podobně můžete vytvořit také tým pro jednotlivé předmětové komise a přenést do nich všechny dokumenty, jež jste dříve museli hledat v přílohách e-mailů.

Dokumenty to ale samozřejmě nekončí. V minulých měsících školy často řešily, jak řešit pedagogické rady v případě, kdy nejsou všichni pedagogové fyzicky ve škole. Naplánování online pedagogické rady můžete v Microsoft Teams realizovat přes pár kliknutí. Pokud máte vytvořený tým pedagogického sboru, stačí jen zvolit tlačítko Naplánovat schůzku. Tato schůzka se následně zobrazí na kartě Příspěvky pro všechny členy týmu.

Pokud je vaším záměrem uspořádat online setkání s rodiči nebo den otevřených dveří a potřebujete získat odkaz na online schůzku, pak otevřete v kalendáři detaily schůzky a zkopírujete text „ “. Tento odkaz následně můžete poslat jako pozvánku komukoliv dalšímu e-mailem či jakýmkoli jiným způsobem. Pokud nemáte přístup hosta v rámci správcovského nastavení vyloženě zakázaný, pak se ke schůzce, resp. jejímu předsálí bude moci připojit kdokoli, komu daný odkaz pošlete.

Zadávání a sledování stavu vypracování úkolů v rámci určitého školního projektu může být náročnou činností. Je jistě možné vést si vlastní tabulku v Excelu a ručně do ní zapisovat stav plnění, ale zbytečně budeme ztrácet čas přepisováním informací, jež mohou kolegové či žáci zapojení do projektů zapsat sami.

Pro řízení projektů a sledování stavu úkolů je ve vašich týmech k dispozici aplikace Tasks. Představuje kombinaci aplikací Planner a To Do, které budou někteří čtenáři jistě znát. Kartu s úkoly přidáte do vašeho týmu jednoduše kliknutím na tlačítko „+“ (Přidat kartu). Následně můžete vytvořit pro plánované úkoly různé kontejnery (oddíly) a přepínat mezi několika zobrazeními: seznam úkolů, grafický přehled úkolů, časový plán, počty úkolů u jednotlivých žáků či kolegů atd. Při vytváření úkolu můžete nastavit termín splnění, poznámky, připojit k úkolu soubor, vytvořit přímo v úkolu aktivní kontrolní seznam a především můžete úkol přiřadit jednomu či více žákům, případně kolegům. Aplikace vám pak díky přehledům umožňuje sledovat stav plnění úkolů a ihned reagovat na problémy, např. nedokončené úkoly po termínu.

Přidám ještě jeden tip: aplikaci Tasks si můžete kromě karty v konkrétním týmu přidat také do levého panelu aplikací, do míst, kde najdete tlačítka Chat, Týmy, Kalendář atd. Když tak učiníte, získáte tím kompletní přehled úkolů ze všech týmů. Pokud jste zapojení do více školních projektů a potřebujete si udržet celkový přehled o plnění úkolů (vašich osobních i těch v rámci projektů), je toto zobrazení ideální.

Aplikace, která do Teams dorazila poměrně nedávno, se jmenuje Schválení.Umožňuje podávat žádosti o studijní volna, cestovní náhrady, vzdělávací kurzy apod. Ke každé žádosti je možné připojovat přílohy. Samozřejmě vás i u této aplikace může napadnout, že žádosti lze řešit přes e-mail, a opět to bude pravda. Aplikace Schválení vám však nabídne jednu podstatnou výhodu a tou je přehled všech žádostí na jednom místě. Navíc se v případě drobných schválení nemusí vedení školy rozepisovat s odpovědí, ale jednoduše klikne na tlačítko Schválit. Pokud je potřeba schválení či neschválení komentovat, stačí jen vyplnit příslušné pole.

Pokud se chcete dozvědět více, připravili jsme pro vás stránku skolanadalku.cz, kde naleznete mnoho dalších materiálů souvisejících s nástroji společnosti Microsoft (nejen) pro online výuku a spolupráci.