V rámci poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců představují zvláštní problematickou skupinu učitelé, případně vychovatelé při pracovních cestách s žáky či studenty v souvislosti s následným vyúčtováváním jízdních výdajů. Podstata problému spočívá v tom, že ve většině případů učitelé, kteří doprovází žáky či studenty na určitou akci navazující na učební či studijní program, a tedy je pro tyto učitele považována za pracovní cestu, kupují jednu společnou zlevněnou jízdenku, to znamená společnou pro ně samotné i žáky či studenty. Tato varianta není správná, neboť je v rozporu s platnou právní úpravou, tj. § 157 odst. 1 zákona a č. 262/2006 Sb., zákoníku práce.
V úvodu je třeba zdůraznit, že platná právní úprava poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců, obsažená v sedmé části shora citovaného zákoníku práce, se nevztahuje na žáky a studenty. Prakticky to znamená, že zaměstnavatelé učitelů nebo vychovatelů nemohou hradit jízdní výdaje (ani jiné náhrady cestovních výdajů ) žákům a studentům a tito si je musí hradit sami (hradí jim je fakticky jejich rodiče, pokud studují).
Ve zmíněném § 157 odst.1 je jednoznačně stanoveno, že náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Žáci a studenti nejsou zaměstnanci (nemají uzavřený pracovněprávní vztah a tedy nemají žádného zaměstnavatele), a proto nemohou mít propláceny cestovní náhrady, i když se jedná o cesty, na které jsou vysíláni školou. Naopak učitelům nebo vychovatelům, u kterých se jedná o pracovní cesty, proplatí zaměstnavatel jízdní výdaj, pokud ho budou moci za sebe prokázat, jak požaduje shora citovaný § 157 zákoníku práce.
A právě proto, že učitelé a vychovatelé, pokud požadují proplacení jízdních výdajů z předmětných akcí od zaměstnavatele, musejí mu vzniklý výdaj prokázat jízdenkou. Z této povinnosti pak vyplývá nezbytná nutnost toho, že musejí kupovat samostatnou společnou zlevněnou jízdenku při předmětných akcích pro sebe a samostatnou zlevněnou jízdenku pro žáky a studenty. Cena (hodnota) společné zlevněné jízdenky žáků a studentů je pak rozpočítána mezi ně a oni si jí zaplatí (fakticky jejich rodiče) a společná zlevněná jízdenka učitelů a vychovatelů je jimi vyúčtovávána na cestovním příkaze zaměstnavateli (každý z učitelů si vyúčtovává svůj podíl) s tím, že jeden z nich ji připojí ke svému cestovnímu příkazu a zaměstnavatel si udělá poznámku na ostatních, u kterého je jízdenka připojena nebo ji ofotí a fotokopie připojí k ostatním cestovním příkazům spolucestujících.
Způsob vyúčtování, který se ve většině případů objevuje, totiž že učitelé zakoupí při předmětné akci jednu společnou zlevněnou jízdenku, tj. pro sebe i pro žáky a studenty, její cenu (hodnotu) pak rozpočítají mezi všechny (tj. učitele i žáky a studenty) nebo ještě častěji pouze mezi žáky (studenty), není správná a žádná kontrola ho nebude akceptovat, a to právě proto, že učitelé za sebe nejsou schopni prokázat jízdní výdaj. V této situaci pak obvykle dochází k tomu, že se cena jízdenky rozpočítá pouze mezi žáky (studenty) a žáci (studenti) fakticky zaplatí jízdní výdaj učitelům a vychovatelům a samozřejmě škola také nemůže za učitele (vychovatele) vykazovat žádné jízdní výdaje a ani je proplácet (nemá je samostatně prokázané).
Obdobně toto platí i pro situaci, kdy škola vysílá žáky a studenty na zimní lyžařský výcvik na hory a objednává autobus. Aby škola mohla vykázat jízdní výdaj za učitele a vychovatele, musí vyžádat na dopravci, aby jí na fakturu uvedl zvlášť jízdní výdaj za žáky a studenty a zvlášť za učitele a vychovatele. Pokud faktura nebude údaje takto obsahovat, bude jízdní výdaj opět rozpočítán pouze mezi žáky nebo všechny, ale pak by si tento výdaj hradili i učitelé a vychovatelé sami z vlastních finančních prostředků bez možnosti vyúčtovávání zaměstnavateli.
Příklad z praxe:
Dotaz: Jsme příspěvková organizace, dětský domov. Při cestování s dětmi máme samostatnou jízdenku pro vychovatele (přiloží se k cestovnímu příkazu) a druhou pro dítě nebo děti. Levnější by bylo, kdyby se mohla koupit jízdenka hromadná pro všechny. Je tedy nutné, aby se jízdenka kupovala pro každého zvlášť, nebo je možné koupit jednu levnější?
Odpověď: Podmínky pro poskytování náhrad cestovních výdajů, jejich jednotlivé druhy a výši při pracovních cestách (tuzemských i zahraničních) zaměstnanců upravuje a stanoví od 1. 1. 2007 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Tento zákoník práce se však vztahuje pouze na zaměstnance (tj. osoby v pracovněprávních vztazích), nikoliv však na žáky a studenty nebo děti z dětských domovů. A právě v této skutečnosti spočívá komplikace pro učitele a vychovatele při cestování na pracovních cestách s žáky a studenty nebo jinými dětmi, pro které jsou dozorem. Ve všech těchto případech je samozřejmě možné využívat společné zlevněné jízdenky Českých drah, avšak pokud učitelé nebo vychovatelé (nebo jakýkoliv dozor u žáků nebo dětí) budou požadovat proplacení náhrady jízdních výdajů z těchto pracovních cest, je nezbytně nutné, aby při kupování jízdenek zakoupili společnou zlevněnou jízdenku pro sebe učitelé a vychovatelé, tedy samostatnou, a pro žáky či děti byla zakoupena také samostatná společná zlevněná jízdenka. Za takovéto situace zaměstnavatel proplatí na základě předložené jízdenky (prokázaného výdaje) každému učiteli a vychovateli příslušný podíl z ceny jízdenky (tj. když budou dva každému jednu polovinu, když tři jednu třetinu, když čtyři jednu čtvrtinu apod.) podle ustanovení § 157 odst. 1 zákoníku práce. Cena společné zlevněné jízdenky pro žáky či děti bude rozpočítána na žáky či děti a každý žák či dítě (rodiče) uhradí škole (dětskému domovu apod.) svůj podíl.
Pokud je zakoupena pouze jedna společná zlevněná jízdenka dohromady pro učitele (vychovatele) i žáky či děti, pak učitelům (vychovatelům) nelze proplatit nic (žádnou částku) a celá hodnota (cena) této společné zlevněné jízdenky musí být rozpočítána pouze na žáky či děti a prakticky to znamená, že vlastně žáci či děti zaplatí jízdní výdaj (jízdné) učitelům nebo vychovatelům. Jiný postup není kontrolami akceptován. Je tomu tak proto, že jestliže si učitelé a vychovatelé nezakoupí samostatnou jízdenku pro sebe, nemají prokázaný jízdní výdaj k úhradě, jak požaduje ustanovení § 157 odst. 1 zákoníku práce, kde je přesně stanoveno, že náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši.
Okolnost, že společná zlevněná jízdenka pro všechny dohromady, tj. pro učitele (vychovatele) i žáky (děti) by byla pravděpodobně ještě levnější, není rozhodující.
Pro úplnost je vhodné ještě poznamenat, že obdobný princip je požadován kontrolami i při objednané autobusové dopravě např. na zimní lyžařské výcvikové kurzy. I v tomto případě je nutné vyžadovat na dopravci (musí být vyžádáno výslovně) rozepsání na faktuře jízdního výdaje zvlášť pro žáky či děti a zvlášť pro učitele a vychovatele.