Povinná dokumentace školy a ochrana osobních údajů, 1. část

Vydáno:
Povinná dokumentace školy a ochrana osobních údajů
Škola a školské zařízení (dále souhrnně jen „škola“) jsou institucemi, které ze své podstaty zacházejí s osobními údaji. Tyto instituce vykonávají činnosti, jež se bez osobních údajů neobejdou.
Používání osobních údajů v určité části naplňuje znaky zpracování osobních údajů podle základního právního předpisu pro ochranu osobních údajů - zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále v textu jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Ten školám ukládá v této souvislosti řadu povinností. Základním problémem této obecné úpravy ochrany osobních údajů je, že se poměrně dynamicky vyvíjí. Zákon, který byl přijat v roce 2000 a nabyl účinnosti k 1. červnu téhož roku, byl dosud dvanáctkrát novelizován, z toho dvakrát poměrně rozsáhle a v době přípravy tohoto příspěvku se připravovala další významná a poměrně rozsáhlá novela. Pro školy jako povinné subjekty přinesly některé novely změnu povinností, jimiž jsou vázány. Zatím poslední obecná úprava povinností školy při zpracování osobních údajů nabyla účinnosti 26. července 2004. Všechny takové povinnosti škola má jako správce osobních údajů, bez ohledu na to, kdo je zřizovatel školy.
Některé povinnosti vyplývající škole ze zákona o ochraně osobních údajů jsou současně upraveny dalším zákonem, který je vůči zákonu o ochraně osobních údajů ve věcech zpracování osobních údajů a s ním spojených práv a povinností zákonem zvláštním. Prvním takovým zvláštním zákonem je zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění zákona č. 383/2005 Sb. (dále jen „školský zákon“).
Trvalým problémem aplikace práva nejen v této oblasti je, že jak právní předpisy, tak zpravidla také publikované dokumenty obsahují popis povinností, popř. oprávnění. Výrazně méně bývá zastoupena realizační stránka věci. Technické naplňování obsahu právních předpisů je však každodenním chlebem povinných subjektů, v případě zákona o ochraně osobních údajů správců a zpracovatelů. Právní předpisy dnes obsahují i některé z technických podrobností plnění povinností při vytváření a vedení dokumentace školy.
Právní úprava dokumentace školy obecně
Pro zpracování osobních údajů při vedení povinné dokumentace školy existuje zvláštní právní úprava. Je obsažena především v ustanoveních školského zákona a věcně je tvořena nejen jeho vlastními ustanoveními, ale v několika případech i ustanoveními zákonů, na něž je ve školském zákonu odkazováno.
Osobní údaje se vyskytují ve všech formách dokumentace, jejíž výčet tvoří obsah § 28 odst. 1 (viz Obsah školní matriky), s jednou či dvěma výjimkami. Podstatnou měrou jsou osobní údaje obsahem dokumentace školy pod písm. b), tj. evidence dětí, žáků nebo studentů ("školní matrika"), c) tj. dokladů o přijímání dětí, žáků a studentů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, f), tj. třídní knihy, písm. i), tj. knihy úrazů a záznamů o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařských posudků, a pod písm. k), zejména personální a mzdové dokumentace. Protože zákonem nejsou stanoveny pro školu jako takovou, ani pro žádnou z činností, které školy výjimky z povinností při zpracování osobních údajů, použije se na nakládání s osobními údaji pro výše uvedenou dokumentaci zákon o ochraně osobních údajů v platném znění. Také „zbytková položka“ zde uvedená jako další dokumentace stanovená zvláštními právními předpisy obsahuje v některých částech osobní údaje, pro něž platí režim zákona o ochraně osobních údajů, který může být modifikován právním předpisem primárně upravujícím takovou další dokumentaci.
Vytváření, používání a uchovávání dokumentace školy přitom současně upravují další zákony. Např. ustanovení § 28 odst. 10 školského zákona stanoví: „ukládání dokumentace upravují zvláštní právní předpisy.“ Toto normativní ustanovení je doplněno odkazem na dnes již neplatný zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví a jeden z prováděcích předpisů k němu. Zákon o archivnictví byl s účinností od 1. ledna 2005 nahrazen zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, dnes již ve znění pozdějších předpisů. Ten stanoví definovanému okruhu správců, které označuje jako původce povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Takovými původci jsou podle ustanovení § 3 písm. f) školy a vysoké školy.
Z dalších ustanovení zákona o archivnictví a o spisové službě vyplývá školám povinnost vést spisovou službu (§ 63 odst. 2 písm. a)). Řádný výkon spisové služby zahrnuje podle vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby vedení určitých evidenčních pomůcek. V příloze k zákonu o archivnictví je pak stanoveno, že jak školní matrika, tak základní evidenční pomůcky spisové služby jsou archiváliemi, tedy že mají být uchovávány trvale. Evidenční pomůcky spisové služby pomůcky pro školu předepisuje vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Zpracováním osobních údajů podle platného znění zákona o ochraně osobních údajů je podací deník a pokud objem dokumentů evidovaných v podacím deníku školy přesáhne stanovený limit, pak také povinně vedený jmenný rejstřík k podacímu deníku. V § 66 zákona o archivnictví je škole uložena povinnost vydat vnitřní předpis pro výkon spisové služby, obsahující pravidla pro manipulaci s dokumenty zvaný "spisový a skartační řád".
V našem věcném i právním kontextu je spisový a skartační řád jednou z částí dokumentace, kterou je škola povinna zpracovat k zajištění ochrany osobních údajů podle ustanovení § 13 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů. Řádně zpracovaný spisový a skartační řád dokumentuje některá z přijatých opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů, zpravidla opatření organizační povahy.
Tento příklad ilustruje standardní situaci: jednotlivé předpisy si neodporují, ale vzájemně se doplňují. Použití zvláštní úpravy zbavuje školu, v případě, že úprava je dostatečně podrobná, povinnosti samostatně nalézat vhodné formy plnění povinností podle zákona o ochraně osobních údajů. V každém případě poskytuje zvláštní právní úprava, obsažená zpravidla v prováděcích právních předpisech, alespoň částečné řešení.
Příloha 2 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie
1. Dokumenty podle druhu
......
b) zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích
......
5. obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a všemi jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samosprávy a jejich předchůdců,
.......
g) matriky narozených, oddaných, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství,
h) roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy,
.......
m) podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové listy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby,
.......
p) třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách.
Školský zákon obsahuje na několika místech také zvláštní úpravu informační povinnosti školy, obecně upravenou v § 11 zákona o ochraně osobních údajů a s ním věcně spjatého přístupu subjektu údajů k osobním údajům a informacím o nich. Tato úprava je dále podrobněji upravena v několika prováděcích předpisech.
Školy jsou ze zákona oprávněny poskytovat údaje z dokumentace a údaje ze školní matriky osobám, které svůj nárok prokáží oprávněním stanoveným zákonem, včetně zákona školského, tedy mj. zletilým žákům a studentům, zákonným zástupcům dětí a nezletilých žáků a rodičům, popřípadě osobám, které vůči zletilým žákům a studentům plní vyživovací povinnost. Ustanovení § 21 odst. 1 písm. b) a § 28 školského zákona jsou formálně zvláštní úpravou přístupu k informacím, obecně upraveného v ustanovení § 11 odst. 1 a 2 a § 12 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů. Na první pohled nenese tato úprava žádný odlišný obsah; její základní výhodou je stanovení podstatně volnějšího režimu se všemi pozitivními důsledky pro obě strany. Na rozdíl od obecné úpravy přístupu subjektu údajů k vlastním osobním údajům, obsažené v ustanovení § 12 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů navozuje úprava postulování práva žáků, studentů a zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků, provedená školským zákonem, možnost naplňovat jedno ze základních práv při zpracování osobních údajů bez písemných formalit a jako zcela samozřejmou součást vzájemné komunikace školy a žáků a jejich rodičů, případně dalších osob vymezených zákonem. Tam, kde se objeví ve vzájemné komunikaci obou stran problémy, je na místě všechny kroky dokumentovat a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, evidovat v rámci spisové služby. Zvláštní úprava přístupu k informacím a informací o zpracování nepředpokládá, že by škola mohla použít ustanovení § 12 odst. 3 zákona o ochraně osobních údajů a požadovat za poskytnutí informace úhradu. Zvláštní úpravou k tomuto ustanovení zákona o ochraně osobních údajů je úprava úhrady za vystavení stejnopisu a opisu vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu v § 28 odst. 8 školského zákona.
Školský zákon naproti tomu neobsahuje ani nezakládá žádnou zvláštní úpravu informační povinnosti a přístupu subjektu údajů k osobním údajům a informacím o nich pro jiné kategorie subjektů údajů, tj. zejména pedagogické pracovníky a obecně zaměstnance školy.
Školní matrika
Prominentní součástí povinné dokumentace školy je školní matrika. Zákonem je pro ni stanoveno systematické vedení a je definován její obsah, který již podle návětí v odstavci 2 a 3 výslovně stanoví, že předmětem zápisu jsou osobní údaje.
Obsah školní matriky podle § 28 školského zákona
(2) Školní matrika školy podle povahy její činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:
a) jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství a místo trvalého pobytu,
b) údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,
c) obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu,
d) datum zahájení vzdělávání ve škole,
e) údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,
f) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,
g) údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,
h) datum ukončení vzdělávání ve škole; údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno,
i) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.
(3) Školní matrika školského zařízení podle povahy jeho činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:
a) jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství a místo trvalého pobytu,
b) datum zahájení a ukončení školské služby nebo vzdělávání,
c) údaje o zdravotní způsobilosti, popřípadě o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování školské služby nebo vzdělávání,
d) údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem či studentem poskytnut,
e) označení školy, v níž se dítě, žák nebo student vzdělává,
f) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.
Kterýkoli z těchto údajů, je-li v matrice zapsán, je osobním údajem. Stejně tak je osobním údajem každý z nich, a to i tehdy, je-li uveden např. v písemném oznámení zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků učiněných podle § 22 odst. 3 písm. c), d) a e) školského zákona. Na oznámení změny místa trvalého pobytu žáka a nebo adresy pro doručování písemností či telefonického spojení je proto třeba hledět jako na součást shromažďování osobních údajů. Použije-li škola stejný přístup pro další dokumenty vznikající ve vzájemné komunikaci se zákonnými zástupci nezletilých žáků a zletilými žáky a studenty, např. na omluvenku nepřítomnosti žáka ve vyučování podepsanou případně rodičem a doloženou např. potvrzením zdravotnického zařízení, může se případně vyhnout i problémům s některými nespokojenými studenty nebo zákonnými zástupci. Takový postup je praktický mimo jiné i proto, že definice zpracování osobních údajů v příslušném zákonu o ochraně osobních údajů obecně interpretační problémy spíše navozuje, než řeší. Bude-li škola hledět na všechny formy používání osobních údajů spojené s vedením povinné dokumentace ve světle zákona o ochraně osobních údajů, neměla by se dostat ani do rozporu s jinými předpisy.
Školský zákon dále stanoví lhůtu pro prvotní zaznamenávání a aktualizaci údajů ve školní matrice: záznam nebo změnu je třeba provést neprodleně po rozhodné události.
Tamtéž je upraven i přístup k údajům z matriky; platí pro ně to, co je uvedeno výše pro povinnou dokumentaci školy společně.
Sdělování osobních údajů z dokumentace školy jiným příjemcům
Poměrně bohaté jsou povinnosti školy při poskytování osobních údajů z jimi vytvářené dokumentace školy jiným objektům, než jsou subjekty údajů, zastupovaní případně svými zákonnými zástupci. Odpovídá tomu i dosti rozsáhlá právní úprava: tvoří ji zejména některá ustanovení samotného školského zákona a obsah vyhlášek, zejména vyhlášky č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (dále zde jen „vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení“).
Z hlediska ochrany osobních údajů je právní úprava sdělování osobních údajů z dokumentace školy jiným příjemcům převážně vymezením vlastního zpracování osobních údajů, způsobů a prostředků jejich zpracování, v menší míře je současně zvláštní úpravou poskytování informací o zpracování osobních údajů podle ustanovení § 11 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů a přístupu k osobním údajům podle ustanovení § 12 téhož zákona.
Poměrně jednoznačná je právní úprava tam, kde jsou upravena práva jiných příjemců (rodiče zletilých žáků), a povinnost školy periodicky nebo ve vztahu k rozhodné události zasílat hlášení (viz např. dále v tomto příspěvku).
Na základě zákonného zmocnění stanovilo Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy vyhláškou č.364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (dále zde jen „vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení“) bližší vymezení obsahu školní matriky podle odst. 2 písm b). Tím, že zde uvedené údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání, dítěte, žáka nebo studenta podléhají režimu školní matriky, je určen okruh možných příjemců těchto údajů.
Jiným příjemcům, než o kterých to stanoví zákon, nelze osobní údaje z povinné dokumentace školy poskytnout.
Poznámka:
Dokončení příspěvku naleznete v příštím vydání.

Související dokumenty

Pracovní situace

GDPR - pro školy
Evidenční list dítěte nepřijatého k předškolnímu vzdělávání
Kamerové systémy v mateřské škole
Ochrana osobních údajů v praxi poradenských pracovníků
Poskytování osobních údajů školami Policii ČR
Předávání osobních údajů žáků pojišťovnám
Metodická pomůcka k aplikaci GDPR ve školství - vydaná MŠMT
GDPR: Jak zjistit, že škola (ne)potřebuje souhlas?
Osoby oprávněné jednat jménem školy podle NOZ
Poskytování osobních údajů při kontrole České školní inspekce
Vysvědčení a rodné číslo
Umožnění přístupu k osobním údajům
Telefonické ověřování výše platu
Zpřístupňování osobních údajů učitelů na webových stránkách školy
Databáze uchazečů o zaměstnání
Evidence návštěvníků při vstupu do budovy školy
Předávání osobních údajů žáků při jeho přestupu na jinou školu
Zpracovávání osobních údajů v podobě výsledků vzdělávání
Sdružení rodičů a přátel školy podle nového občanského zákoníku
Záznam z pedagogické rady

Poradna

Zřizovatel
Platová třída 13
Nehodnocení
Pracovnělékařské prohlídky
Pracovní smlouva

Zákony

101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů
499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
561/2004 Sb. o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon)