Organizační normy školy

Ing. Zdeněk Kesner, ředitel OA v Praze

Organizační norma je výsledkem organizačního procesu a rozhodnutí. Je zavedením změny, organizačním řešením nebo řešením problému u existujících škol. Organizační norma je směrnice, pravidlo, návod, pokyn atd., jehož zachování (řízení se dle něho) je závazné a vynutitelné.

U velkých školských zařízení a škol se zpracovává organizační projekt. U středních a menších škol postačí obvykle popis situace a její hodnocení, interpretace. Norma řeší opakující se situace jednotným, nejefektivnějším způsobem (dle názorů zpracovatelů). Problémy vyskytující se sporadicky nejsou předmětem norem. Závažný, nahodile se vyskytující jev se řeší tzv. řídícími akty (rozhodnutím, pokynem, návodem, příkazem). Fungování a úspěch normy v době její tvorby (vzniku) se předpokládá. Rozhodující je, aby ředitel školy znal důvěrně prostředí školy a uvědomoval si vlastní styl řízení, aby implementace normy byla s vysokou pravděpodobností úspěšná, za předpokladu, že faktory analyzované při vzniku normy se v průběhu jejího uplatňování neočekávaně nezmění. Predikuje se, že základy managementu školy jsou natolik formalizovány, že nebudou „postiženy“ i jednotlivými závažnými úkoly.

Normy jsou předpisy, které něco upravují, řeší, stanovují, doporučují nebo zakazují. Ředitel školy a další zaměstnanci škol pracují s těmito normami:

a. právní normy, tj. zákony, vyhlášky, nařízení vlády atd.,

b. technické normy, které přesně stanovují požadované vlastnosti, provedení, tvar nebo uspořádání předmětů nebo opakujících se postupů práce. V ČR se dokončuje harmonizace našich technických norem s normami Evropské unie.

c. technicko-hospodářské normy (THN) určují optimální spotřebu rozpočtových zdrojů na prvek provozu školy nebo na odváděnou práci,

d. organizační normy určují podmínky činností, upravují formální vztahy a naplňování funkcí školy,

e. ostatní normy upravují např. dodací podmínky, přejímku zboží, obsah kupní smlouvy a smlouvy o dílo atd.

Základními normami, které musí mít ředitel školy vždy na zřeteli a se kterými má denně pracovat jsou:

1. zákon č. 561/2004 Sb. o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon),

2. zákon č. 562/2004 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím školského zákona,

3. zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících a změně některých zákonů,

4. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

5. zákon č. 500/2004 Sb., správní řád,

6. nařízení č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě,

a mohli bychom vyjmenovat téměř všechny předpisy ze sbírky zákonů, protože každý zákon nebo vyhláška z ní může nabývat rozhodující důležitosti v různých fázích a situacích života a vývoje školy. Každý předpis staví ředitele školy do jiného právního vztahu a role, přisuzuje mu pravomoc a odpovědnost, určuje úkoly. Např. ve smyslu zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, je ředitel školy správním orgánem.

Právní norma je obecně platné pravidlo chování a platí pro všechny určené subjekty i jednotlivce. Vnitřní předpis je norma, která je pro zaměstnance školy většinou závazná. Podle svého působení máme normy: přikazující, zakazující, opravňující. Vnitřní normy jsou obvykle kombinací uvedených vlastností. Opravňující norma je normou volby obvykle z několika možností.

Podle závaznosti máme normy:

* donucující (kogentní) nepřipouští odchylky, platí ve všech případech,

* podpůrné (dispozitivní) dávají možnost úpravy uživatelům.

Oprávněným orgánem vydávat organizační normy je ředitel školy. Časové působení normy je závazné ode dne platnosti a buď na dobu určitou, nebo neurčitou (není-li doba platnosti uvedena).

Novelizace je změna určité normy, tj. zrušení nebo doplnění některých částí (paragrafů, článků, ustanovení) a nazývá se derogace. Při rozsáhlých změnách normy se doporučuje vydat normu v úplném znění. Platnost normy musí být oznámena všem uživatelům a včas. U nově vydaného předpisu, který ruší předpis předcházející, to musí být uvedeno včetně doby, kdy tak nastane.

Interpretace normy je závislá na formulaci a srozumitelnosti normy. Nedoporučuje se užívat cizích a málo frekventovaných slov českého jazyka. Je potřebné vyhnout se vágním a vícevýznamovým výrokům. Předpis musí mít přesné vyjádření a logickou strukturu. Musí umožňovat schůdnou realizaci a aplikaci. Účastníky právního vztahu jsou ve škole ředitel a zaměstnanci školy, v některých vztazích rodiče nezletilých žáků a dospělí žáci. Právní vztah je upraven zákony, vyhláškami a vnitřními předpisy školy.

Struktura norem je výrazem postojů ředitele školy, jeho zaměřenosti, dosažené úrovně řízení a ukazuje na oblasti, které je nutné regulovat a nenechat je vyvíjet živelně. Struktura norem také ukazuje problémy, s kterými se ředitel v řízení potýkal a které chtěl cíleně řešit. Z hlediska vývoje organizačních norem můžeme mluvit o jejich genezi. Důležitými slovy v normách jsou slova „musí, může“ apod. Smyslem existence norem je:

a. oprostit ředitele a další vedoucí pracovníky od běžných, opakujících se činností,

b. poskytnout návod a popsat sled operací u činností náročných a odpovědných,

c. podílet se výrazně na dělbě práce.

Adaptace zaměstnanců v plnění organizačních norem je procesem s jejich aktivním osobním přístupem a je také výsledkem tohoto procesu. Plnění pracovních úkolů, včetně těch, které jsou obsaženy v organizačních normách, je aspiračním prostředím pro zaměstnance, kteří pomýšlejí na kladné pracovní hodnocení a kariérní vzestup. Kvalitní normy jsou nápomocny takovýmto snahám a záměrům.

Posouzení platnosti organizační normy. Platnost (validita) normy je dána dnem, kdy nabývá norma účinnosti a mírou řešení daného problému. Norma, která v praxi vyvolá následné problémy, závažnější, než byl problém původní, je nutné rychle zrušit. Validizaci (kontrolu platnosti) normy je možné provést na základě statistického šetření, hodnocení její účinnosti, jejího účelu. Před tvorbou normy je potřebné provést popis problému, který má norma dlouhodobě a bezproblémově řešit. Popis musí být pravdivý, musí obsahovat všechna fakta o problému (jevu, procesu, situaci), aby nedošlo k interferenci (vzájemné ovlivňování norem, křížení, střetnutí). Interpretace normy vychází z popisu situace, kterou má norma řešit a je předstupněm její tvorby.

Metoda je cesta, návod, způsob a souhrn pravidel, kterými se řídí pracovní činnosti. Metody se týkají vytváření kategorií, definic pojmů, terminologie a ve školním prostředí klasifikace jevů a procesů a zpracovávají informace, analýzy a syntézy poznatků.

Z množství technik, které předcházejí zpracování organizačních norem, je nejpoužívanější technika (někdy zvaná metoda) pozorování. Techniky jsou malou částí poznávacího procesu, mají většinou charakter rutinních nebo technických operací. Většinou si ředitel školy ani neuvědomuje, že učiní rozhodnutí k tvorbě organizační normy po dlouhém pozorování. Techniky zpracování se používají k analýze informací a údajů nebo k vyjádření a hodnocení výsledků. Známou technikou je obsahová analýza, jejímž cílem je popis obsahu sledovaného jevu nebo informace.

Předmětem organizačních norem školy jsou jevy a problémy požadující normativní řešení, např. řídící struktury školy, vztahy mezi útvary, vztahy k okolí školy, důležité procesy, náležitosti dokumentů atd.

Požadavky na organizační normy školy:

a. komplexnost a stratifikace,

b. správné určení doby platnosti,

c. výstižná formulace, srozumitelnost a jednoznačnost,

d. shodný přístup k tvorbě norem,

e. racionálnost,

f. reprezentativnost vydavatele normy a školy,

g. podíl na integraci norem.

Integrace norem je jejich vyváženost, obdobná formulace a vytvoření systému norem, který zahrnuje všechny důležité činnosti a jevy, pro které je vytvoření norem nejracionálnějším opatřením.

Statut je základní organizační normou. Určuje účel, pro který byla škola zřízena, její právní subjektivitu, typ hospodaření a vztahy ke zřizovateli. Ve školách nebývá statut samostatným dokumentem, ale je obsažen v úvodu organizačního řádu.

Organizačnímu řádu byl věnován v tomto časopise celý článek.

Pracovní řád rozvádí některá ustanovení zákoníku práce na podmínky konkrétní školy. Jestliže nadřízená organizace vydá pracovní řád, pracovní řád školy se stává neplatným a nelze ho ani dodatkovat. Ministerstvem školství mládeže a tělovýchovy vydaný dosud platný pracovní řád byl pouze metodickým pokynem, tedy předpisem s nízkou právní mocí. Nyní se na MŠMT připravuje nový pracovní řád na úrovni vyhlášky (čili na vyšší právní úrovni). Návrh pracovního řádu je čerstvě poskytnut veřejnosti k připomínkování. Zvykové právo týkající se přítomnosti učitelů na pracovišti se dostalo k 1. 1. 2007 do rozporu s platností nového zákoníku práce. Vyhláška MŠMT „Pracovní řád pro zaměstnance škol a školských zařízení“ má tento rozpor řešit. Řešení přinese ředitelům škol problémy v oblasti pracovně právních vztahů.

Spisový řád stanovuje úkoly, práce s agendami a jednotlivými spisovými dokumenty jako třídění, evidování, vyřizování, přijímání, odesílání, ukládání a skartování. Spisový řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, dále zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., a jeho pozdějších novel a směrnice MŠ ČSR ze dne 13.6.1986 č. j.18200/86-49, která byla vydána jako skartační řád pro školy a školská zařízení. Vymezuje povinnosti jednotlivých pracovníků škol při manipulaci s písemnostmi. Stanoví také zásady pro archivaci písemných nebo jiných záznamů informací. Upravuje a zajišťuje správu dokumentů došlých a vzešlých z činnosti školy. Dokumenty spisového řádu jsou písemné, elektronické a jiné záznamy, které vznikly z činnosti školy. Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis. Spisový řád stanoví podpisové právo pro písemnosti školy, které má ředitel školy a při jeho nepřítomnosti statutární zástupce. Zaměstnanec školy může být pověřen ředitelem školy k podepisování určité záležitosti (např. podepisování objednávek do 10 tisíc korun nákladů). Dále spisový řád stanoví razítkování dokumentů (při korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku, kulaté razítko se státním znakem se používá na zadní stranu vysvědčení a na rozhodnutí stanovená předpisy). Také se stanoví, kdo je oprávněn razítka používat a kam se razítka ukládají. Obvykle posledním článkem spisového řádu jsou spisové značky.

Podpisový řád je buď součástí spisového řádu, nebo samostatným dokumentem. Podpisový řád uvádí jména, funkce a podpisy vedoucích zaměstnanců s vymezením jejich pravomocí a odpovědnosti. Podpisový řád má zajistit informaci o pravomocích a zamezit jejich zneužití. Má své opodstatnění i v malých školách.

Popisy funkčních míst neboli pracovní náplně leckde na školách chybí. Považuji to za velký nedostatek. Výmluva, že existuje katalog prací s výčtem nejběžnějších prací a zákoník práce nebo doznívající pracovní řád, jsou mylné. Důkazem, že tomu tak je, se přesvědčí ředitel školy tváří v tvář soudu, který rozhoduje o pracovně právních vztazích. Pracovní náplň musí respektovat místní podmínky, které v součinnosti s pracovními náplněmi mají zajistit nejen funkčnost školy, ale její alespoň přijatelnou úroveň v konkurenčním prostředí škol stejného typu a formy. Pracovní náplň se stává důležitým nástrojem v řízení školy.

Organizační směrnice jsou závazné vnitřní předpisy školy, které určují z výběru metod, postupů, prostředků, nástrojů pro zvládání určitých činností ty, které obsahově, časově, prostorově, personálně jsou nejvhodnějšími předpisy plnění úkolů a cílů školy. Mnohdy mají podobu prováděcích pokynů a pracovních postupů, které vedou k dříve analyzovaným a stanoveným cílům. Jsou závazné a pravomocně vymahatelné. Většinou navazují na normy s vyšší právní působností, ale vedou ke stejným cílům určeným nadřízenými orgány, obecními právními předpisy a cíli školy. Někdy jsou směrnice školy zadány úkolem právních předpisů nebo zřizovatele, a to v těch případech, kdy je nutné respektovat speciální podmínky a prostředí školy.

1. Kritéria hodnocení členů metodických sdružení. Směrnice slouží jako podklad pro odměny pedagogům za pedagogickou činnost a za podíl na práci sdružení. Hodnocení zpracovává předseda metodického sdružení (předmětové komise).

2. Vnitřní směrnice pro účetnictví je obsáhlým dokumentem, který má např. takovýto obsah:

* účtový rozvrh a účetní knihy,

* evidence, účtování a odpisování majetku, operativní evidence,

* evidence a účtování zásob,

* inventarizace majetku,

* časové rozlišování nákladů a výnosů,

* účtování nákladů,

* účtování v cizí měně a kurzové rozdíly,

* oběh účetních dokladů,

* poskytování a účtování cestovních úhrad,

* seznam používaných zkratek a symbolů a číslování dokladů.

* Vnitřní platový předpis je příkazem ředitele k poskytování platů, příplatku (osobního, za řízení a třídnictví) a odměn zaměstnancům. Vychází z předpisů vyšší právní moci. Jestliže není pro školu nutné rozvádět mzdové předpisy, nemusí škola vnitřní platový předpis mít.

* Směrnice: Provozní řád z hlediska zdravotního a hygienického dle zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů, stanoví režim dne školy, hygienické požadavky na prostory a provoz školy a podmínky pohybové výuky. Vyhlášku č. 108/2001 Sb., kterou se stanoví hygienické požadavky na prostory a provoz zařízení pro výuku a vzdělávání dětí a mládeže, je nutno rozpracovat pro konkrétní podmínky školy. Jestliže škola dosud tuto směrnici nezpracovala, dostane ji zpracovat úkolem od hygienické služby, která neexistenci tohoto dokumentu uvede v protokolu o vykonané kontrole, jako závažný nedostatek.

* Směrnice k závodnímu stravování se tvoří dle vyhlášky č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě u příspěvkových organizací zřízených územními samosprávnými celky, ve znění vyhlášky č. 94/2006 Sb.

* Směrnici pro používání služebních telefonů pro soukromé účely nelze podceňovat, to si uvědomíme při finanční kontrole.

* Poplachové směrnice sledují provedení rychlého a účinného zákroku v případě požáru, nehody, pohromy a jiných stavů nouze. Určují povinnosti vybraných a proškolených osob, způsoby vyhlášení krizových situací, popisují scénáře jejich řešení a důležitá telefonní pohotovostní čísla.

Pracovní příkazy jsou vyjádřením pravomoci ředitele školy. Není vhodné delegovat pravomoc v udílení pracovních příkazů na další řídící pracovníky školy. Příkazů by se mělo používat ve výjimečných případech, kdy je nutné zajistit rychle kázeň, při kritických situacích a pro okamžitou nápravu závažných nedostatků. Nejvhodnější je písemná forma příkazů. Příkaz má být strohý, s nezaměnitelným výkladem. Je určen zaměstnancům v souladu s jejich pracovními náplněmi. Výjimku tvoří reakce na krizové situace.

1. Příkaz ředitele školy k pracovním cestám definuje pracovní cestu a její náležitosti - co zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší, vyplňování příslušného formuláře. Příkaz je obvykle spojen s delegováním pravomoci pro vyslaného zaměstnance v rámci zastupování ředitele školy.

2. Příkaz ředitele školy k zavedení systému vnitřní řídící kontroly v oblasti financí rozvádí pro podmínky školy způsoby provedení předběžných, průběžných a následných kontrol. Stanovuje dle vyhlášky č. 64/2002 Sb., odpovědnosti příkazce operace, správce rozpočtu, hlavního účetního atd.

Pracovní návod je vyčerpávající popis činnosti s dodržováním některých předpisů (např. bezpečnosti a ochrany zdraví při práci). Má osoby, kterým je určen informovat do stanovených podrobností, jak úkol plnit a splnit nejvhodnějším způsobem a v daném čase. Návod tak omezuje možnosti, jak plnit úkoly jiným, vlastním způsobem. Návod do určité míry supluje dohled vedoucího pracovníka na podřízené a má zabezpečit bezchybné plnění úkolů.

Pracovní (metodický) pokyn má nižší míru závaznosti nežli pracovní návod. Je stručným popisem provedení úkolu, řešení problému. U zaměstnanců, kterým je pokyn zadán, se předpokládá osobitý přístup a iniciativa. Pracovní pokyn bývá určen střednímu managementu školy, který pokyn může převést na pracovní návod pro práci podřízených.

Pracovní návod nelze zaměnit s pracovním pokynem, protože by mohlo dojít k nedorozuměním nebo chybám.

Pracovní postupy upravují činnosti, u nichž je nevhodné, aby každý zaměstnanec školy postupoval dle svého přesvědčení. Docházelo by tak k velkým diferencím a ukazovalo by tak na to, že vedoucí pracovníci nemají dostatečný přehled o řízeném úseku a neunifikují některé pracovní činnosti, u kterých by to bylo žádoucí. Příkladem může být dokument o stanovení pravidel pro klasifikaci z vyučovacích předmětů a hodnocení chování, ve kterém se např. stanoví minimální počet klasifikačních známek a formy zkoušení pro rozhodnutí o výsledné pololetní známce. Tam, kde tomu tak není, doporučuji ihned zavést z důvodu vysoké opakovanosti případů a kvantifikovatelnosti některých činností, které vedou ke sjednocování klasifikace a ukazují řídící vliv na vyučovací proces.

V organizačních normách a v řídících aktech se preferuje především předmět, který norma řeší. Takže se stává, že některé normy v článku uvedené se částečně prolínají.

1. Pracovním pokynem (příp. náplní práce) jsou povinnosti pověřených zaměstnanců, kteří zastávají některé funkce jako kumulaci ke své hlavní činnosti (např. povinnosti bezpečnostního technika, požárního preventisty atd.).

2. Pracovní (metodické) návody ke zpracování zadání pro přijímací zkoušky, maturitní zkoušky určují termíny, pojetí a cíle zkoušek, tematické okruhy, témata, náročnost, požadovanou kvalifikaci členů komisí atd.

3. Pracovním pokynem závažné důležitosti je pokyn pro ukončování klasifikace žáků během školního roku (kromě pololetí).

4. Pracovní (metodický) pokyn pro provádění hospitací byl již v tomto časopise uveřejněn.

5. Pracovní pokyn pro vedení povinné dokumentace, kterou provádějí pedagogové, se týká vyplňování třídních knih, třídních výkazů (příp. katalogových listů) a dalších písemností. Třídní knihy, třídní výkazy a vysvědčení jsou úředními dokumenty a proto je nutné, aby ve škole byla sjednocena formulace zápisů. Totéž platí pro uvolňování z vyučování některého předmětu, klasifikaci v náhradním termínu, zápisy opravných a rozdílových zkoušek, zápisy o výchovných opatřeních a pochvalách, dále pro rozhodnutí o přijetí ke vzdělávání, přerušení vzdělávání, povolení opakování ročníku, přestup na jinou školu. Tato rozhodnutí spadají pod režim správního řádu.

6. Metodický návod (směrnice) pro poskytování informací vychází ze zákona č. 106/99 Sb., který řeší ochranu osobních údajů a povinnost poskytovat informace.

7. Provozní řády učeben, tělocvičen apod. mají nejblíže k pracovním pokynům, i když také zahrnují bezpečnostní předpisy. Pro ukázku uvedeme obsah provozního řádu kotelny školy (který je srovnatelný s provozním řádem dalších zařízení školy) :

a) popis instalovaného zařízení,

b) návod k obsluze otopné soustavy,

c) návod k obsluze kotlů,

d) povinnosti provozovatele otopné soustavy,

e) povinnosti technika odpovídajícího za provoz otopné soustavy,

f) povinnosti obsluhovatele otopné soustavy,

g) poplachová směrnice,

h) pravidla poskytování první pomoci při pracovních úrazech,

i) požární řád kotelny,

j) hlavní zásady bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci v kotelně,

k) seznam vybraných předpisů a norem souvisejících s provozním řádem otopné soustavy.

Z uvedené ukázky je zřejmé, že provozní řád složitějšího zařízení musí zpracovat odborník, ale přesto ředitel školy zodpovídá za dodržování všech předpisů souvisejících s provozem daného zařízení, byť provozní řád zpracovaný odborníkem byl chybný nebo něco absentoval.

Závěrem lze z obsahu článku vyvodit, že požadavky na organizační normy školy jsou pro ředitele a jeho spolupracovníky velice náročnou oblastí, protože vyžadují celkový přehled o řízení školy a o právních a dalších předpisech. Je zřejmé, že docílení komplexnosti a stratifikace organizačních norem nelze dosáhnout během krátké doby a také je nutné výchozí základnu organizačních norem doplňovat a upravovat podle měnících se podmínek v průběhu existence školy.