V letošním roce se zaměřuje Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“) na příspěvkové organizace, a to především na školy. Speciálně se jedná o kontrolu údajů v osobních dotaznících. Pracovníci úřadu hodnotí některé požadované údaje v osobním dotazníku jako nepodstatné a organizace jsou povinny všechny informace, které od svých zaměstnanců vyžadují, zdůvodnit.
Kontrola nakládání s osobními údaji zaměstnanců škol
Ivo
Rašín
ředitel Služby škole MB
V první řadě se jedná především o rodná čísla zaměstnanců, která organizace potřebují jako nezbytný údaj pro komunikaci se všemi orgány státní správy, a to především se správou sociálního zabezpečení a se zdravotními pojišťovnami, kam je zaměstnavatel povinen provádět do 8 dnů od nástupu zaměstnance do zaměstnání jeho přihlášení, případně při ukončení pracovního poměru jeho odhlášení, a to pod jeho rodným číslem. Tento argument je ve většině případů uznán jako opodstatněný, je nutno však dodat, že je velice překvapivé, že tuto základní informaci kontrolní pracovníci Úřadu na ochranu osobních údajů neznají a rozhodli se ji ověřit u zmíněných institucí.
Dalším sporným údajem jsou informace o srážkách ze mzdy, případně exekucích. Kontrolovaná organizace jako zdůvodnění uvedla svoji povinnost provádět srážky ze mzdy při výkonu rozhodnutí, dále svoji povinnost zapsat veškeré tyto údaje do potvrzení o zaměstnání pří ukončení pracovního poměru, kterou jí ukládá § 313 zákoníku práce a v neposlední řadě povinnost oznámit soudu do jednoho týdne, že u něho povinný přestal pracovat a zároveň zaslat vyúčtování srážek. Po dlouhé diskuzi byl nakonec tento argument uznán jako opodstatněný. Uváděné informace o dosaženém vzdělání jsou podle pracovníků ÚOOÚ nepovinným údajem a záleží na zaměstnanci, zda je ochoten tyto údaje sdělit či ne. Pracovníci úřadu nesouhlasili s povinným uváděním informací o dosaženém vzdělání a průběhu předchozích zaměstnání do osobního dotazníku. Organizace argumentovala svou povinností vyplácet plat svým zaměstnancům podle hlavy III § 122 a 123 zákoníku práce a podle nařízení vlády č. 564/2006 Sb.
Všem kdo se pohybují ve státní sféře není jistě třeba vysvětlovat, jakým způsobem probíhá zápočet praxe při nástupu nového zaměstnance do zaměstnání, a proto zde tuto nadmíru složitou záležitost nebudu zdlouhavě rozebírat. Pouze podotknu, že při pouhém zběžném nahlédnutí do nařízení vlády č. 564/2006 Sb. je jasné, že všechny výše uvedené údaje jsou naprosto nezbytné pro správné zařazení zaměstnance do platového stupně. V případě, že pracovník nevyplní tyto údaje, nebude správně zařazen do platového stupně, a tím dojde ke špatnému vyplacení mzdy. Kdo bude v následujícím období řešit následné sankce za špatně vyplacené mzdy, nebylo pracovníky ÚOOÚ sděleno.
K tomuto tématu se váže i další informace z osobního dotazníku, a to konkrétně údaj o dětech a jejich datu narození. Do praxe se mimo jiné započítává i rodičovská dovolená, nejvýše však v rozsahu 6 let. Organizace argumentovala tím, že pokud má zaměstnanci vyplácet plat ze státních prostředků, je naprosto nezbytné ověřit si informace o čerpání rodičovské dovolené alespoň podle data narození dětí. Údaj o počtu vychovaných dětí je dále nezbytný pro stanovení nároku na starobní důchod u žen a je povinným údajem ve mzdovém listě při kontrolách správou sociálního zabezpečení. Po vzájemné dohodě bylo uznáno, že tento údaj není podstatný pro muže a bylo rozhodnuto toto v osobním dotazníku zohlednit poznámkou, že se jedná o povinný údaj pouze pro ženy. Ostatní argumentace byla kontrolními pracovníky uznána jako oprávněná.
Dalším diskutovaným údajem je změněná pracovní schopnost a stupeň přiznané invalidity, kde pracovníci úřadu argumentují diskriminací zdravotně postižených při výběru uchazečů o zaměstnání. Tento argument jsme vyvraceli tím, že vzhledem k povinnosti plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců podle zákona o zaměstnanosti č. 435/2005 Sb. je v zájmu organizace zaměstnávat určitý počet osob se zdravotním postižením, pokud se chce vyhnout odvodu povinného podílu do státního rozpočtu finanční formou. Dále námi bylo argumentováno, že tyto informace uvádí zaměstnanec, pokud je přijat do zaměstnání, v daňovém prohlášení pro uplatnění slevy podle § 35 odst. 1 a § 35 odst. 2 pís. d) zákona o daních z příjmů a dále samozřejmě jsou tyto údaje nezbytné pro vyplnění oznámení o plnění povinného podílu každoročně do 15. 2. Tato argumentace byla uznána.
Samostatným problémem je předávání osobních údajů třetí osobě, jako např. zpracování mezd atd. V případě, že má organizace sjednáno zpracování mzdového účetnictví u dodavatelské firmy, je nutné mít ošetřeno nakládání s osobními údaji samostatnou smlouvou. Třetí strana musí vytvořit vlastní směrnici, kde bude jasně vymezen rozsah nakládání s osobními údaji jak u vlastních zaměstnanců, tak i zaměstnanců dalších stran.