Jak správně archivovat dokumenty z datové schránky a vést spisovou službu

Jeden z hlavních problémů datových schránek z pohledu dlouhodobého uchovávání dokumentů představuje nastavení 90denní lhůty, po jejímž uplynutí jsou příslušné zprávy z datové schránky automaticky smazány. Povinné používání datových schránek1) tak přináší pro školy rovněž otázku, jak uchovávat dokumenty z datových schránek v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon).

 

Jak správně archivovat dokumenty z datové schránky a vést spisovou službu
Mgr.
Jiří
Průša
odborník na eGovernment, CZ.NIC, z. s. p. o.
RNDr. Ing.
Eva
Urbanová
lektorka, Centrum školského managementu PedF UK
Způsob uchování dokumentů z datové schránky souvisí se způsobem vedení spisové služby.
V souladu s § 63 odst. 3 archivního zákona vykonávají školy a školská zařízení spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (eSSL) nebo v listinné podobě.
Spisová služba v listinné podobě
U škol, které vedou spisovou službu v listinné podobě, je nutné převést dokument doručený datovou schránkou autorizovanou konverzí dokumentu (viz dále) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a archivního zákona do dokumentu v analogové (listinné) podobě.
Nevyhovující je poměrně časté „prosté“ vytištění, kterým elektronický dokument ztrácí své právní účinky.
Školy však mohou použít zmíněný „jiný způsob“ ověření, kterým je dle § 69a archivního zákona myšleno ověření platnosti elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka, je-li jimi dokument z datové schránky opatřen, a platnost certifikátů, jsou-li na nich založeny. V souvislosti s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, je možné pro toto ověření využít kvalifikované služby ověřování elektronických podpisů a pečetí, u nichž za správnost ověření ručí provozovatel této služby. V České republice takovéto ověřování nabízejí dvě společnosti – Software602 a.s. a První certifikační autorita, a.s.
Škola údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením. Převedený dokument škola opatří otiskem podacího razítka, který vyplní.
Zároveň škola uloží doručený dokument z datové schránky včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém jí byl doručen, a
uchová jej po dobu nejméně tří let
ode dne doručení.
Autorizovaná konverze
Autorizovanou konverzí dokumentu se rozumí úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky, které se provádí na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT, provozovaných zejména Českou poštou nebo městskými, obecními a krajskými úřady.
Takto převedený dokument má dle § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením tento výstup vznikl. Autorizovanou konverzi tak lze přirovnat k pořízení ověřené kopie.
Dosud poměrně značnou nevýhodu, zvláště při větším množství převáděných dokumentů, představoval poplatek ve výši 30 Kč za každou (i započatou) stránku. V souvislosti s „povýšením“ datových schránek škol na typ OVM (orgán veřejné moci) budou moci školy pro vlastní potřebu provádět samy tzv. konverzi z moci úřední. Vedle absence poplatku představuje další výhodu tohoto typu konverze rovněž možnost převádět i jiné formáty dokumentu než PDF. Požadováno není ani opatření dokumentu uznávaným elektronickým podpisem, resp. značkou.
Elektronická spisová služba
Pokud škola vede elektronickou spisovou službu (eSSL), je nutné, aby tuto službu měla propojenou s datovou schránkou. eSSL poté zajišťuje stahování zpráv z datové schránky. S využíváním eSSL je na jednu stranu spojena povinnost evidence zpráv, na druhou stranu se zprávy stažené z datové schránky do eSSL archivují tak, že jsou po vyřízení poslány do elektronické spisovny, která je součástí eSSL.
Ve spisové službě není třeba mít všechny dokumenty
S ohledem na rozsah spisové služby, kterou školy vykonávají v souladu s § 63 odst. 2 archivního zákona, není bezpodmínečně nutné, aby výše uvedeným způsobem byly uchovávány všechny elektronické dokumenty.
Ve spisové službě se dle archivního zákona evidují pouze dokumenty úředního charakteru, tj. dokumenty doručené/odeslané úřadům, dokumenty správního řízení, stížnosti atp.
Především se změnou typu datové schránky na orgán veřejné moci lze očekávat postupně narůstající objem elektronické komunikace – např. rodiče datovou schránkou doručí omluvenku žáka z vyučování či zašlou dotaz ohledně vybavení na školu v přírodě. Tyto dokumenty je sice určitě dobré uchovat, na rozdíl od dokumentů podléhajících správnímu řízení (typicky přijímací řízení) však není nezbytně nutné je evidovat ve spisové službě nebo autorizovaně konvertovat.
1) O používání datových schránek jsme psali v čísle 6/2017 v článku „Změny v komunikaci prostřednictvím datové schránky a elektronickém podepisování dokumentů v praxi škol a školských zařízení“ na s. 26–28.

Související dokumenty

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

Pracovní situace

Školský rejstřík
Založení pracovního poměru jmenováním – zástupce ředitele
Školy a cestování žáků: školní zájezdy
Vnitřní řád školní družiny
Voucher místo zrušeného zájezdu
Malotřídní základní škola - legislativa
Pravidla rozpočtové odpovědnosti
Shrnutí základních legislativních změn ovlivňujících činnost škol a školských zařízení ve školním roce 2017/2018
Jak „číst“ nový občanský zákoník – povaha jeho právních norem
Květen 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Duben 2021:Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Činnost školní družiny a školního klubu v prvním pololetí školního roku 2021/2022
Červen 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Novela vyhlášky o školním stravování
Informace k mimořádnému opatření Ministerstva zdravotnictví k provozu škol od 1. do 10. září 2021 v souvislosti s pandemií covid-19
Co dělat, když škole nepřijde zboží, které si objednala?
Leden 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Prosinec 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Červen a červenec 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Srpen a září 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení

Poradna

Cestovní náklady v případě cesty na soutěž - odborná poradna, odpověď na dotaz
Zahraniční výjezd ředitele školy - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náhrady při cestě na školení - odborná poradna, odpověď na dotaz
Čipy ve školní jídelně - odborná poradna, odpověď na dotaz
Volby do školské rady
Dohoda o výkonu práce z domova
Úplata za zájmové vzdělávání
Směrnice
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost
Škola v přírodě