Všichni jsme si někdy v životě vyčítali, že jsme v posloupnosti dílčích kroků zapomněli udělat nějaký drobný, leč podstatný úkon. Až příliš často to bylo něco úplně jednoduchého, co mělo být rutinní, co jsme už dělali stokrát předtím. Tentokrát jsme to z nějakého důvodu prostě opomněli, a teď se nám to vrátilo. Atul Gawande nabízí pro tyto situace jednoduché řešení – kontrolní seznam. Tedy alespoň to vypadá jako jednoduché řešení, ale ve své knize The Checklist Manifesto1) uvádí spoustu příkladů, proč je něco tak triviálního, jako zaškrtávací seznam, tolik obtížné zavést do praxe. Pokud se však chcete důsledně vyvarovat chyb a cítit se méně zahlceni v komplexních situacích, pak je právě toto přístup, který potřebujete.
Gawande2)je praktikujícím chirurgem nemocnice v Bostonu (USA) a profesorem na Harvard Medical School. V oblasti veřejného zdraví je výkonným ředitelem centra pro inovace zdravotnických systémů Ariadne Labs a předsedou Lifebox, neziskové organizace, která se zasazuje za globálně bezpečnější chirurgii3). Ve svých knihách se poctivě věnuje přemýšlení o selháních své vlastní profese. Gawande rozlišuje dva typy chyb – první je založena na nedostatku znalostí. Tyto chyby jsou odpustitelné. Nemohli jste vědět, co se stane, a stejně jste to zkusili. Druhý typ chyb se odpustit nedá. Potřebné znalosti byly k dispozici, ale vy jste je ignorovali nebo jste se o ně nezajímali, a tak došlo k pochybení.Exkurze do medicíny
V Gawandeově denní práci jsou tyto chyby fatální a často vedou k úmrtím. Jako příklad uvádí případy infekce při napojení pacientů v nemocnicích na umělý krevní oběh. Pokud se zeptáte lékařů, jak se těmto infekcím vyhnout, všichni vám odpoví správně; naučili se to na začátku studia na lékařské fakultě. A přesto se infekce stále vyskytovalyv překvapivě vysokém procentu případů. Proč? Byl proveden experiment, kdy v konkrétní nemocnici odborníci pozorovali a zaznamenávali praxi zavádění kanyl (trubic) do lidského těla. Z šetření vyplynulo, že v jedné třetině případů (ano, 1 ze 3!) byl vynechán kritický krok, o kterém je známo, že snižuje riziko infekce. Když byl ale pro tento typ výkonu stanoven a dodržován kontrolní seznam,
výskyt infekce se snížil na nulu.
Dodržováním kontrolního seznamu se jim u tohoto postupu podařilo zcela eliminovat výskyt infekce. Ve státě Michigan zavedením kontrolního seznamu ve všech nemocnicích po dobu 18 měsíců zachránili (kvalifikovaným odhadem) 1 500 životů a ušetřili 175 milionů dolarů v souvisejících nákladech.
Dnes máme větší šanci než kdy jindy zachránit někoho před smrtelnou nemocí nebo zraněním. Ale spolu s tím narůstá riziko, že jim při tom můžeme také ublížit. Vezměte například do úvahy, že průměrný pacient na jednotce intenzivní péče (JIP) vyžaduje 178 úkonů nebo procedur za den! Při takovém množství kroků je možnost udělat fatální chybu obrovská! Proto jsou kontrolní seznamy tak zásadní. Mohou zabránit katastrofám tím, že řeší dva kritické problémy. Za prvé naše pozornost věnovaná detailům a lidská paměť nejsou spolehlivé a často selhávají. Za druhé máme tendenci přeskakovat kroky a dělat zkratky, i když si správný postup pamatujeme. Pokud jste pacient na JIP, chtěli byste, aby se věci dělaly podle jasně daného, dříve otestovaného kontrolního seznamu místo podle paměti lékařů a sester, kteří mohou trpět nedostatkem spánku nebo třeba řešit defekt pneumatiky po cestě do práce či jen myslet na to, že si dnes ještě nevypili kávu. Kontrolní seznamy chrání před selháním, protože připomínají minimální kroky potřebné i v těch nejsložitějších úkolech.
Postupy krok za krokem
Toto je však výlet4)jen do jedné z mnoha oblastí, v nichž kontrolní seznamy pomáhají. Při řízení letadla, při stavbě výškových budov, při vývoji nového produktu – všude kontrolní seznamy vytyčují cestu. Jsou užitečné zejména
v sekvencích, kde jeden zameškaný či chybný krok může způsobit, že celý proces v koncovce selže. Kromě toho nás vedou k odpovědnosti a sebekázni. Nutí nás sledovat proces do puntíku, i když si myslíme (z důvodu silného ega nebo naivity), že postupy opravdu dobře známe. Udržují nás čestnýmia pokornými, brání nám volit zkratky a podvádět.
Lidé mohou mít tendenci brát kontrolní seznamy na lehkou váhu a bránit se zavádět do své práce příliš struktury a rutiny. Ale zeptejte se sami sebe: až budete příště v letadle, chcete, aby vpředu seděl pilot, který se ujišťuje, že je všechno v pořádku, jen na základě své paměti a zkušeností? Nebo upřednostníte metodickou předletovou kontrolu, zda je vaše letadlo způsobilé vznést se z ranveje? Do kterých rukou chcete vložit svůj život?
Také ve stavebnictví je bezpečnost na prvním místě. Stavitelé výškových budov musí koordinovat práci desítek řemesel, architektů a inženýrů, ale přesto se jim daří stavět budovy efektivně. Ostatně budova je často obdobně komplexní systém jako lidské tělo, se všemi rozvody klimatizace, elektřiny, výtahy, únikovými chodbami, vytápěním apod. Složitost práce mnoha týmů pomocí harmonogramu výstavby má formu kontrolního seznamu. Moderní stavitelství disponuje složitostí znalostí, dovedností a specializací, čímž se neliší od medicíny. Když se objeví odchylka nebo neočekávaný problém, díky kontrolnímu seznamu jsou včas identifikovány.
Nutnost kontrolních seznamů se týká i firemních procesů. Pokud společnost vyvíjí nový, inovativní produkt, musí být popsány všechny aspekty vývoje, výroby a uvedení na trh. Pokud se na něco zapomene, může to mít vážné následky. Mohlo by například dojít ke zranění lidí, poškození pověsti a ztrátě peněz. Čím je činnost složitější, tím spíše je třeba ji rozdělit do položek kontrolního seznamu. Takový seznam je záchranná síť, která podporuje lepší výsledky.
Ať už přistáváte s letadlem, udržujete pacienta naživu nebo řešíte všednější úkoly, jako je snaha stihnout všechnu práci za jeden den nebo zabalit děti na výlet, kontrolní seznamy jsou fenomenálním nástrojem, který vám pomůže zajistit, abyste zůstali na správné cestě a dokončili svůj úkol, uvádí Gawande. Nelze si tudíž nepoložit otázku, zda je myslitelné využívat kontrolní seznamy také ve školství.
Kontrolní seznamy ve škole
I při řízení školy je zřejmá komplexita a nutnost vzájemné koordinace a průběžné kontroly. Níže následuje ilustrativní brainstorming, kde všude by bylo možné checklist využít.
- Lyžařské, plavecké a další sportovní kurzy – i zde stejně jako v chirurgii mohou být některé chyby fatální. K typickým položkám na kontrolním seznamu proto patří jasné přidělení dozoru nad žáky, určení odpovědnostía rozpis pracovní doby pedagogického doprovodu. Žáky pravidelně přepočítáváme (např. při odchodu z bazénu do šatny), vymezujeme prostor pro jejich pohyb (venku s družinou, při pobytu v zahraničí), kontrolujeme používání ochranných pomůcek (zapnuté záchranné vesty na vodáckém kurzu) a bezpečnost prostředí (na hřišti, při exkurzích apod.). Pozdější omluva učitele, že „si nevšimnul,“ není přijatelná.
- Třídní schůzky – vedení školy připravuje učitelům soupis společných informací, které je žádoucí na schůzce s rodiči probrat. Tím je zajištěno, že žádné podstatné sdělení není opomenuto.
- Organizace školy v přírodě – od zajištění objektu přes objednávku dopravy, „zasmluvnění“ zdravotníka až po tisk diplomů, balení sportovního materiálua potvrzení o bezinfekčnosti. Teprve když jsou všechny položky na seznamu odškrtnuté, můžeme s důvěrou zamávat žákůmu autobusu. Bylo by zbytečnou komplikací odjet a teprve na místě zjistit, že zdravotník má propadlý průkaz pro zotavovací akce…
- Probrané učivo – v naší škole společně s učiteli sestavujeme soupisy klíčového učiva, které mají mít žáci osvojeno na konci každého (prvního i druhého) pololetí. Zvládnutí učiva v aplikační rovině pak ověřujeme ředitelskými testy.
- Vysvědčení – představuje sled na sebe navazujících kroků od uzávěrky klasifikace v jednotlivých předmětech přes kontrolu zameškaných hodin, při slovním hodnocení korekturu textu, editaci textu v příslušném programu až po finální tisk a podpisy. Pro jednotlivé kroky stanovujeme závazné termíny, díky nimž stihneme všechno včas zkontrolovat.
Jaké další příležitosti k využití kontrolních seznamů vás napadají?
Jak tvořit kontrolní seznamy
Pro začátek je důležité definovat jasný bod pauzy v pracovním postupu, při němž se má kontrolní seznam použít. Existují v zásadě dva druhy checklistů: 1/ „Udělej-potvrď“ (Do-Confirm): proveďte danou úlohu zpaměti a poté práci přerušte, abyste se ujistili, že každý krok byl dokončen. 2/ „Přečti si-udělej“ (Read-Do): vyžaduje provedení úkolu krok za krokem podle pokynů v kontrolním seznamu, tak jako když vaříme podle receptu. Bez ohledu na to, kterou cestu zvolíte, zde je návod, jak můžete svůj kontrolní seznam učinit ještě užitečnějším.
V první řadě se snažte, aby byl stručný, ideálně pět až devět položek a nikdy více než stránka. Soustřeďte se na nejdůležitější položky, které nesmí být vynechány. Udržujte velmi jednoduché a přesné znění a používejte jazyk, který je osobě, pro niž je seznam určen, srozumitelný. Jakmile kontrolní seznam vytvoříte, přijde nejdůležitější úkol ze všech – musíte jej otestovat v reálném světě. Stejně jako u všeho v životě je vždy rozdíl mezi teorií a praxí. Použijte seznam sami na sobě nebo ho nechejte ověřit jinou osobou, která vám poskytne zpětnou vazbu.
Dobrý sluha, zlý pán
Závěrem je třeba zdůraznit, že kontrolní seznamy nejsou a nemají být vyčerpávající návody, „jak na to“, ať už jdeo stavbu mrakodrapu, jak dostat letadlo z problémů nebo jak napsat vysvědčení. Jsou to rychlé a jednoduché nástroje zaměřené na podporu odborných dovedností profesionálů. Představují sadu kontrolních kroků, abychom se ujistili, že rutinní, ale kritické věci nebudou přehlédnuty. Společně prováděná kontrola zajistí, že lidé budou spolu mluvit, koordinovat svou práci a přijmou odpovědnost, a přitom jim je ponechána pravomoc zvládat nuance a nepředvídatelnosti, jak nejlépe umí. Vůdčím principem checklistů podle Gawandeho je, že sílu rozhodování posouváte na periferii, pryč z centra. Dáváte lidem prostor přizpůsobit se na základě jejich zkušeností a odbornosti. Jediné, co požadujete, je, aby spolu mluvili a uvědomovali si svou odpovědnost v rámci daných systémů. To je to, na co se nakonec můžete (i musíte) spolehnout.
ZDROJE
GAWANDE, A. The Checklist Manifesto. How to get things right. New York: Picador, 2009. ISBN 978-0-312-43000-9.
- Viz http://atulgawande.com/book/the-checklist-manifesto/.
- tul Gawande je autorem tří bestsellerů: knihy Complication (do češtiny byla přeložena v roce 2010), která postoupila do finále National Book Award (výroční americké literární ocenění); knihy Better, vybrané Amazon.com mezi deset nejlepších knih roku 2007, a citovaného titulu The Checklist Manifesto. Za psaní o vědě získal cenu Lewise Thomase.
- Ve více než dvaceti zemích včetně Velké Británie již byl postupně od roku 2009 přijat jednoduchý chirurgický kontrolní seznam od Světové zdravotnické organizace, jehož vývoj Gawande inicioval. Zavedení tohoto seznamu bylo označeno za „nejvýznamnější klinický vynález za posledních třicet let“ a morta litadíky němu klesla o 47 %.
- Tyto exkurze do jiných oborů považuje autor textu za velmi přínosnou inspiraci i pro školské manažery. Obdobně jsme se v předchozích ročnících Řízení školy vypravili na jadernou ponorku (ŘŠ 3/2017), do grafického studia Pixar (10/2018) či do cirkusu (ŘŠ 11/2020). Všechny texty jsou dostupné v archivu v aplikaci Řízení školy online.
Zdroj: Pro časopis Řízení školy PhDr. Jan Voda, Ph.D.