Aktuální možnosti vedení dokumentace základní umělecké školy

Vydáno:

Měli jste někdy pocit, že vám papírování kolem výuky a vedení školy zbytečně bere čas i sílu? Îe byste se raději věnovali podstatnějším a kreativnějším záležitostem? Byli jste si před návštěvou ČŠI jisti, že všichni zaměstnanci mají v pořádku dokumentaci, aniž byste museli organizovat kontrolní manévry?

Aktuální možnosti vedení dokumentace základní umělecké školy
MgA.
Tomáš
Socha
 
správce systému iZUŠ, pedagog ZUŠ Frenštát pod Radhoštěm
Pokud byste stejně jako většina ředitelů a učitelů škol v republice na první otázky odpověděli kladně a na poslední záporně, jistě by se vám vyplatilo porozhlédnout se, jakých možností v současné době plné informačních technologií můžete využít.
Pokud jste vývoji v této oblasti nevěnovali v poslední době pozornost, zjistíte, že se možnosti ve vedení povinné školní dokumentace posunuly značně kupředu. Od evidování žáků a tisku vysvědčení jsme dospěli až ke kompletně elektronickému vedení veškeré dokumentace, včetně třídnic a žákovských sešitů.
Od moderního systému dnes můžeme požadovat
nejen uchovávání vložených informací, ale také spolupráci při jejich vyplňování,
která nám co možná nejvíce ulehčí práci, zejména kontrolu údajů, která zabezpečí bezchybné vedení dokumentace tak, abychom nemuseli ani návštěvu České školní inspekce očekávat s obavami. A to i přesto, že události z poslední doby ukazují, že ke statisícovým pokutám a otřesům na pozici ředitele stačí málo – přijetí několika žáků mladších pěti let, přehlédnutí plnoletých žáků na druhém stupni bez doloženého potvrzení o studiu, špatného zařazení do ročníků či neplnění učebních plánů. Přidanou hodnotu kvalitního systému pak představují nástroje pro zjednodušení předávání informací uvnitř školy i komunikace s rodiči.
V následujícím textu zkusím demonstrovat, jak těmto nárokům dostojí
informační systém iZUŠ.
Vzhled a ovládání
Informační systém iZUŠ
z dílny OK Webdesign MgA. Ondřeje Kratochvíla, zástupce ředitelky a dlouholetého učitele, je webovou aplikací, přistupuje se do něj přes internet obdobně jako do e-mailové schránky. Po přihlášení máte k dispozici vlevo přehledné menu, vpravo potřebné údaje a nástroje. Informace v systému jsou uspořádány intuitivně a logicky podle předmětu zájmu.
Na hlavní straně uvidíte právě ty informace a dokumenty, které budete jako učitel pro denní práci potřebovat, další naleznete logicky podle toho, zda se týkají konkrétního žáka nebo skupiny žáků, dokumentů či osobních údajů učitele nebo celé školy. Vzhled systému se zcela automaticky přizpůsobí jakémukoliv zařízení – od stolního počítače až po chytrý telefon, a to při zachování veškerých funkcí.
Rozsah vedené dokumentace
Pomocí iZUŠ můžete vést snad veškerou školní dokumentaci, včetně evidence školného i půjčovného, docházky zaměstnanců a správy školního webu. Autoři nezapomněli ani na
Smlouvu o zapůjčení nástroje
s předvyplněnými údaji žáka, Protokol o přijímání žáků a komisionálních zkouškách, automatický výpočet nepřímé pedagogické činnosti v
Rozvrhu hodin
či Interní a veřejná vystoupení žáků. Vyplňování třídnic bez stálého přístupu k počítači je usnadněno týdenním
Výpisem z třídních knih.
Ulehčení vyplňování údajů
Doménou iZUŠ je, že se snaží veškeré vyžadované údaje donést uživateli „na talíři“. Osobní údaje žáka učitel nevypisuje, pouze zkontroluje poté, co je zákonný zástupce vyplní do elektronické přihlášky, a vedoucí pracovník žákovi přiřadí studijní zaměření a třídního učitele. Při tvorbě rozvrhu hodin systém učiteli sám vypíše vyučované žáky a kolektivy a následně vypočte na každý den nepřímou pedagogickou činnost.
V
Třídních knihách
jsou na základě rozvrhu hodin automaticky vyplňována data výuky a každý den jsou aktuální zápisy přichystány učiteli přímo na hlavní stranu. Prázdniny a dny volna jsou do třídnic vyplňovány automaticky. Veškeré úkony spojené s klasifikací na vysvědčení představují onu „třešničku na dortu“, když učitel v rychlosti jen zadá známky k předmětům nastaveným učebními plány. Tím je zároveň vyplněný Katalog o průběhu vzdělávání, takže máte jistotu, že na všech dokumentech jsou stejné známky i zameškané hodiny.
Někdy systém myslí i na takové maličkosti, jako je například zvýraznění jmen kolegů z příslušného oddělení při výběru členů komise v Protokolu o komisionálních zkouškách.O
Žákovský sešit
a dokumenty jako
Výkaz žáků a vyučovacích hodin
či
Katalog o průběhu vzdělávání
se učitel nemusí starat vůbec, vyplňují se zcela automaticky. Podstatným rysem systému je, že snad žádná data není třeba zadávat dvakrát. Toto vše souvisí s tím, že program vysoce sofistikovaně podchytil logiku vedení dokumentace včetně ŠVP každé školy a je díky tomu schopen následné kontroly, čímž se dostáváme k další kapitole.
Kontrola
Kontrola v iZUŠ je opravdu jedinečná. Díky vysoké propracovanosti struktury a provázanosti dat a detailní kontrole vstupních údajů je systém schopen zajistit formální správnost a pořádek v dokumentaci. Pokud je nějaký údaj chybný či neúplný, je barevně zvýrazněn. Toto barevné zvýraznění se projevuje hierarchicky směrem vzhůru, takže je na první pohled patrné učiteli i jeho vedoucímu pracovníkovi.
Jako příklad: Když v žákově třídnici chybí
Roční studijní plán
nebo zápisy z minulého týdne, jsou v ní tyto kolonky oranžové, v dokumentech žáka je oranžová kolonka
Třídní kniha
a v seznamu žáků (strana Žáci) zoranžoví položka Dokumenty žáka. Pokud bude chtít vedoucí pracovník kontrolovat třídnice, zobrazí všechny žáky pod sebou a stačí mu, když zkontroluje jen zvýrazněné, nebo ještě jednodušeji – nechá si zobrazit jen žáky s nedostatky.
Okamžitě může také učiteli odeslat upozornění, aby nedostatky doplnil. Obdobným způsobem je na první pohled patrné, jestli je žák zařazen do správného ročníku, zda má odpovídající věk či školné zaplaceno odpovídající částkou. Na základě rozvrhu systém zajistí, aby každá hodina byla v třídnici řádně zapsána (nahrazování výuky je samozřejmě možné), na základě učebních plánů pohlídá, aby žák plnil všechny povinné a povinně volitelné předměty.
Míru kontroly vstupních údajů mohu přiblížit tím, že údaje v
Přihlášce do ZUŠ
musí být úplné, je téměř nemožné zapsat do ní rodné číslo vymyšlené či s překlepem, neplatný tvar e-mailu či některé pravopisné chyby. Při zápisu hodiny do třídnice není možné opomenout docházku, látku ani hodnocení.
Učební plány
Studijní zaměření a předměty jsou v iZUŠ zařazeny v přesné hierarchii a jsou detailně specifikované. Staré učební plány jsou již zavedené, vedení školy pouze zatrhne vyučovaná studijní zaměření. Vyplněním učebních plánů podle ŠVP škola předává systému jejich logiku, podle níž systém zabezpečuje jejich realizaci – zadává názvy předmětů na
Vysvědčení
, přiřazuje k nim
Třídní knihy
a kontroluje, zda žák plány opravdu plní. Jsou pokryty i případy, kdy jsou v jedné třídnici vedeni dohromady žáci podle ŠVP i starých plánů, spojené ročníky, ve výuce se střídá více učitelů či je v jedné třídnici vedeno více dílčích předmětů.
Komunikace mezi učiteli, s rodiči, žáky a veřejností
Pro šíření informací nabízí iZUŠ především nástroje
Nástěnka
a Akce. Pomocí Nástěnky je možné zobrazit vzkaz přímo na úvodní straně libovolnému okruhu uživatelů – včetně rodičů, žáků či veřejnosti na určenou dobu. Obdobné možnosti nabízejí
Akce
, které se zobrazují v kalendáři v levém sloupci. Tyto a další komunikační kanály lze také snadno propojit se školním webem. Systém obsahuje také poměrně silný nástroj pro hromadnou korespondenci. Okruh adresátů je možné vybrat snad podle jakéhokoliv myslitelného klíče a do zpráv je možné vkládat proměnné údaje o žákovi či jeho zákonných zástupcích. Takto můžete najednou rozeslat například platební údaje všem žákům školy s tím, že každý z nich bude mít ve zprávě své jméno, variabilní symbol, studijní zaměření apod. Samozřejmě nemůžeme opomenout žákovský sešit, který se vytváří automaticky podle třídnic předmětů, které žák navštěvuje.
Rychlost
Další předností iZUŠ je rychlost, zejména při provádění často se opakujících úkonů. Například zápis do třídní knihy zvládnete v iZUŠ i na čtyři kliknutí. Mezi pomocníky, kteří vám podstatně zrychlí práci, patří velmi vypracované vyhledávací pole s našeptávačem a také vyskakovací okna u jmen.
Vývoj, legislativní změny
Informační systém iZUŠ se nepřetržitě vyvíjí podle měnících se předpisů. Díky spolupráci s Českou školní inspekcí a klíčovými osobnostmi základního uměleckého školství se systém stále přizpůsobuje aktuálním nárokům, jako je nyní například
vedení údajů o zdravotním stavu žáka, evidování povolení k pobytu u cizinců, zveřejňování výsledků přijímacích zkoušek
apod. Po nedávném judikátu NSS se připravuje také zahrnutí aktuálně snad největšího administrativního strašáka pro ZUŠ – správního řízení – do systému tak, aby pro ředitele znamenal bezproblémové zvládnutí celého procesu.
Bezpečnost
Bezpečnost je v iZUŠ na prvním místě. Zajišťuje ji zaheslovaný přístup oprávněným osobám, SSL komunikace či několikaúrovňové šifrování údajů. Zabezpečení je srovnatelné s bankami či úřady státní správy, přístup uživatelů k obzvláště citlivým údajům, jako jsou například rodná čísla žáků, podléhá navíc zvláštnímu režimu. Všechna data jsou spravována dle školského zákona a zákona o ochraně osobních údajů, jsou neustále zálohována na několik geograficky vzdálených míst současně. Samozřejmostí je také možnost data kdykoliv zálohovat na vašem počítači. Odpadá vám tedy starost o spolehlivost a bezpečnost zálohování na vašem školním serveru, jeho odcizení či zničení. Díky jasně vymezeným právům také není možné, aby ve vašich dokumentech „úřadovali“ ostatní učitelé, každý má přístup jen k dokumentům svým a svých podřízených.
Hardwarové požadavky
Pro používání iZUŠ stačí jakýkoliv počítač s připojením k internetu, tablet či chytrý telefon. Pro evidenci žáků, plateb školného, tisk vysvědčení a rozvrhů stačí jeden počítač. Běžné vyplňování dokumentace zabere cca 5 minut denně, takže není nutné, aby každý učitel měl vlastní počítač – je možné se vystřídat ve sborovně, nebo vyplnit údaje doma (minimalizace ručního vypisování údajů je docíleno tištěným výpisem z třídních knih). Pokud však chce vedení školy poskytnout zaměstnancům nejvyšší komfort a pořídit jim počítače, investice nemusí být vysoká – aplikace má minimální požadavky na výkon (v naší ZUŠ navýsost dostačují starší notebooky pořízené za 4 000 Kč, navíc můžete na jejich pořízení požádat o dotaci). Vaše škola nemusí vlastnit ani provozovat server.
Cena
Snad každého ředitele musí potěšit, že kromě plné verze nabízí iZUŠ i bezplatnou variantu. iZUŠ zdarma se od plné verze liší pouze tím, že škola neumožní přístup rodičům a žákům a rozsah bezplatné technické podpory je omezen na 2 hodiny.
Cena placené verze iZUŠ se odvíjí pouze od počtu vedených žáků, systém tedy může běžet na neomezeném počtu počítačů a neplatíte žádné pořizovací náklady. Např. škola s 200 žáky, kteří mají přístup do elektronických Žákovských sešitů, platí jen 200 Kč měsíčně.
Reakce pedagogů na zavedení iZUŠ
Vědomí toho, že škola je organizace, která má jistou setrvačnost, může vést k obavám, že přechod na moderní systém, který umožňuje kompletně elektronické vedení dokumentace, bude možná u některých pedagogů trochu náročnější.
Názory pedagogů na iZUŠ však jasně reprezentuje anketa, která proběhla v ZUŠ ve Frenštátě pod Radhoštěm. Pedagogům zde stačila jedna zhruba dvouhodinová instruktáž a po půlroce užívání bylo jasné, že by žádný z nich zpátky neměnil. V neposlední řadě je třeba vzpomenout na ty ředitele, kteří již vědí, co obnáší absolvovat inspekci se systémem iZUŠ a bez něj.
Shrnutí
Informační systém iZUŠ ve vysoké míře postihuje logiku vedení dokumentace ZUŠ a na tomto základě je schopen poskytnout řád, kontrolu a aktivní asistenci. Jinými slovy – to, co lze vyřešit automaticky, systém vyřeší sám, to, co má zadat učitel, je v pravou chvíli maximálně předpřipravené přímo pod rukama a pokud je něco v nepořádku, systém na to upozorní a nabídne řešení.
Pokud byste rádi předali kus své práce počítači, rozhodně vám doporučuji iZUŠ zdarma vyzkoušet (na www.izus.cz, dotazy na webmaster@izus.cz).

Související dokumenty