Cílem článku je vyčlenit některé aspekty přihlašování k zájmovému vzdělávání ve školní družině ve světle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení).
Přihláška k zájmovému vzdělávání ve školní družině a další aspekty poskytování zájmového vzdělávání ve školním roce 2018/2019 dle Nařízení
PhDr. Mgr.
Monika
Puškinová,
Ph.D.,
poradenské služby ve školství
Mgr.
Alice
Frýbová,
specialistka na ochranu osobních údajů, AK Holubová advokáti, s. r. o.
RNDr. Ing.
Eva
Urbanová,
lektorka, Centrum školského managementu PedF UK Praha
Přihláška k zájmovému vzdělávání ve školní družině a účel zpracování osobních údajů
Podle § 9 odst. 4 vyhlášky č. 74/2005 Sb., o zájmovém vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů, o přijetí účastníka k činnosti družiny ve formě pravidelné výchovné, vzdělávací a zájmové činnosti nebo ve formě táborové činnosti a další činnosti spojené s pobytem mimo místo, kde právnická osoba vykonává činnost školského zařízení pro zájmové vzdělávání, se rozhoduje na základě písemné přihlášky.
Účelem zpracování osobních údajů uvedených v přihlášce k zájmovému vzdělávání ve školní družině je
-
zajištění průběhu správního řízení, ve kterém se rozhoduje o přijetí k zájmovému vzdělávání ve školní družině, případně
-
zjištění skutečností, na základě kterých právnická osoba vykonávající činnost školní družiny přistoupí k tzv. faktickému úkonu ("rovnou" začne poskytovat zájmové vzdělávání).1)
Negativní vyjádření výše uvedených informací spojené s příklady uvádíme v následující tabulce.
I---------------------------I---------------------------I---------------------------I
I I Příklad I Poznámka I
I---------------------------I---------------------------I---------------------------I
I Osobní údaje, které I Např. jestliže zákonný I Podle zásady účelového I
I správce zpracovává za I zástupce žáka, který I omezení zpracování I
I účelem vedení správního I podal přihlášku k I osobních údajů [viz čl. 5 I
I řízení (resp. realizace I zájmovému vzdělávání ve I odst. 1 písm. b) I
I faktického úkonu), nemá I školní družině, pro účely I Nařízení] nesmějí být I
I zpracovávat za jiným I rychlosti a efektivnosti I osobní údaje zpracovávány I
I účelem. I vedení správního řízení I za jiným účelem, než je I
I I udělil souhlas se I účel, pro který byly I
I I zpracováním své e-mailové I shromážděny (existují I
I I adresy, pak tuto I výjimky, avšak I
I I e-mailovou adresu nelze I komentované činnosti I
I I využít pro účely I školní družiny se I
I I rozesílání informací I netýkají). I
I I zákonným zástupcům žáků - I I
I I účastníků školní družiny I I
I I o tom, jaké akce pro I I
I I veřejnost zřizovatel I I
I I školy/školní družiny I I
I I pořádá. I I
I---------------------------I---------------------------I---------------------------I
I Jestliže je účelem I Např. není vhodné I Nelze vyloučit, že žák, I
I přihlášky k zájmovému I prostřednictvím přihlášky I který žádá o přijetí k I
I vzdělávání zajištění I k zájmovému vzdělávání I zájmovému vzdělávání ve I
I správního řízení (resp. I shromažďovat I školní družině, nebude I
I realizace faktického I - rodné číslo žáka, které I přijat; osobní údaje, I
I úkonu), pak není vhodné I se eviduje ve školní I které se správním řízením I
I pomocí této přihlášky I matrice školní družiny, I nesouvisejí, by správce I
I shromažďovat osobní I avšak nevyužívá se v I shromáždil, aniž by k I
I údaje, které se I průběhu správního I tomu měl právní základ a I
I zajištěním správního I řízení, I porušil by zásadu I
I řízení (resp. realizací I - číslo účtu zákonného I zákonnosti [viz čl. 5 I
I faktického úkonu) I zástupce, ze kterého I odst. 1 písm. a) I
I nesouvisejí. I bude prováděna úplata I Nařízení]. Tento problém I
I I zájmového vzdělávání. I lze překlenout uvedením I
I I I poučení, že informace I
I I I nutné k vedení školní I
I I I matriky lze poskytnout až I
I I I po vydání rozhodnutí o I
I I I přijetí, nejpozději před I
I I I nástupem do školní I
I I I družiny. I
I---------------------------I---------------------------I---------------------------I
Zpracování čísla bankovního účtu zákonného zástupce
Zájmové vzdělávání ve školní družině je obvykle poskytováno za úplatu. Jestliže správce v souvislosti s úplatou za zájmové vzdělávání ve školní družině zpracovává číslo bankovního účtu zákonného zástupce, pak zpracovává jeho osobní údaj.
Je zřejmé, že číslo bankovního účtu zákonného zástupce není osobním údajem, který správce zpracovává, protože plní právní povinnost (jednoduše řečeno, žádný právní předpis nestanoví, že správce musí zpracovávat tento údaj).
Podle právního názoru MŠMT lze zpracovávat číslo bankovního účtu zákonného zástupce pouze na základě souhlasu zákonného zástupce.2) Podle právního názoru autorek lze také vyjít ze skutečnosti, že v důsledku přijetí žáka k zájmovému vzdělávání jak právnické osobě vykonávající činnost školní družiny, tak zákonnému zástupci žáka vznikají určité povinnosti (právnická osoba vykonávající činnost školní družiny je povinna poskytovat zájmové vzdělávání, v případě přeplatku uvedený přeplatek vracet zákonnému zástupci; zákonný zástupce je povinen hradit úplatu za uvedené vzdělávání). Z tohoto úhlu pohledu lze chápat zpracování čísla bankovního účtu zákonného zástupce jako zpracování osobního údaje na základě právního důvodu svým smyslem odpovídajícího plnění smlouvy.
Osobní údaje, které správce nezískal od subjektu údajů
Jak je známo, součástí přihlášky k činnosti družiny ve formě pravidelné výchovné, vzdělávací a zájmové činnosti je písemné sdělení zákonných zástupců účastníka o rozsahu docházky a způsobu odchodu účastníka z družiny (viz § 9 odst. 4 vyhlášky č. 74/2005 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Odchod účastníka z družiny často zajišťuje zákonný zástupce nebo jiná osoba (babička, starší sourozenec atd.), kterou zákonný zástupce k vyzvednutí žáka ze školní družiny pověří.
V praxi obvykle právnická osoba vykonávající činnost školní družiny získá osobní údaje o pověřené osobě od zákonného zástupce žáka (nikoli osoby, která byla pověřena k vyzvedávání žáka ze školní družiny). Co je nutné v této souvislosti zdůraznit?
a)
Správce je povinen plnit informační povinnost dle čl. 14 Nařízení, tj. informační povinnost pro případ, kdy nezískal osobní údaje od subjektu údajů. Pro přehlednost níže uvádíme znění čl. 14 odst. 1 a 2 Nařízení.
Čl. 14
Informace poskytované v případě, že osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů
1.
Jestliže osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne správce subjektu údajů tyto informace:
a)
totožnost a kontaktní údaje správce a případně jeho zástupce;
b)
případně kontaktní údaje případného pověřence pro ochranu osobních údajů;
c)
účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování;
d)
kategorie dotčených osobních údajů;
e)
případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů;
f)
případný záměr správce předat osobní údaje příjemci ve třetí zemi nebo mezinárodní organizaci a existence či neexistence rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v článcích 46 nebo 47 nebo v čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.
2.
Kromě informací uvedených v odstavci 1 poskytne správce subjektu údajů tyto další informace, jsou-li nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování ve vztahu k subjektu údajů:
a)
doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby;
b)
oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f);
c)
existence práva požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz anebo omezení zpracování a práva vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;
d)
pokud je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a), existence práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
e)
existence práva podat stížnost u dozorového úřadu;
f)
zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí, a případně informace o tom, zda údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů;
g)
skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.
Uvedenou informační povinnost správce musí splnit poté, co osobní údaje získá. Je možné dovodit, že správce má informovat subjekt údajů (babičku, sousedku atd.) v přiměřené lhůtě po získání osobních údajů, ale nejpozději do jednoho měsíce, s ohledem na konkrétní okolnosti, za nichž jsou osobní údaje zpracovávány [viz čl. 14 odst. 3 písm. a) Nařízení], nebo nejpozději v okamžiku, kdy poprvé dojde ke komunikaci se subjektem údajů [viz čl. 14 odst. 3 písm. b) Nařízení].
Jako nejúčelnější řešení se však jeví postup, kdy správce sdělí subjektům údajů informace dle čl. 14 Nařízení elektronicky, tj. tyto informace jsou trvale uveřejněny na webových stránkách právnické osoby vykonávající činnost školní družiny. Na tomto místě je vhodné upozornit na skutečnost, že dané informace není nutné sdělovat, pokud je subjekt údajů již má, tzn. vyplývají z okolností.
b)
Protikladné jsou informace MŠMT v souvislosti s právním základem zpracování osobních údajů osob pověřených k vyzvedávání dětí, žáků. V materiálu Metodická pomůcka k aplikaci obecného nařízení o ochraně osobních údajů a zákona o zpracování osobních údajů v podmínkách školství3) se uvádí:
-
"Pouze na základě souhlasu" lze "zpracovávat trvale v evidencích údaje o osobách, které mohou vyzvedávat dítě ze školy nebo družiny, pokud nejsou zároveň zákonnými zástupci (za zcela zbytečné považujeme uvádět údaj o povolání)" (s. 26),
-
"V praxi škol, zejména mateřských, nastávají často situace, kdy určitá osoba poskytuje osobní údaje týkající se osoby jiné. K uvedenému může docházet např. v případech, kdy rodič v souvislosti s vyzvedáváním dítěte z mateřské školy poskytne mateřské škole osobní údaje o osobě, kterou k tomuto zmocnil (jedná se kupříkladu o příbuzného nebo o souseda). V takovém případě lze dovodit, že nebude potřeba vyžadovat po oné osobě souhlas ke zpracování jejích osobních údajů, neboť zde je nejpodstatnější oprávněný zájem rodiče a dítěte na tom, aby jej vyzvedla osoba, která byla rodičem pověřena, a tento zájem převáží nad právem dotčené osoby na ochranu jejích osobních údajů" (s. 30-31).
Podle názoru autorek není nutné zpracovávat osobní údaje pověřených osob na základě souhlasu a právním základem zpracování jejich osobních údajů je plnění právní povinnosti. Uvedenou právní povinnost autorky spatřují v § 29 odst. 2 školského zákona, podle kterého školy a školská zařízení zajišťují bezpečnost a ochranu zdraví dětí, žáků a studentů při vzdělávání a s ním přímo souvisejících činnostech. Předání žáka pověřené osobě (kterou je nutno jednoznačně identifikovat) bezesporu patří k činnostem, kterými právnická osoba vykonávající činnost školy zajišťuje bezpečnost žáků.
Závěrem
V novém školním roce by školní družiny měly prověřit, jak vypadá jejich přihláška k zájmovému vzdělávání. Zásadním se jeví to, zda přihláška neobsahuje nadbytečné údaje, resp. nadbytečné údaje vzhledem k datu poskytnutí (před vydáním rozhodnutí). Další kapitolou jsou souhlasy se zpracováním osobních údajů ve školní družině. Ačkoliv v metodice MŠMT panují nejasnosti týkající se povinnosti opatřit si souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely vedení čísla bankovního účtu a souhlas osoby pověřené vyzvedávat žáky ze školní družiny, autorky se domnívají, že k těmto činnostem není souhlas subjektu údajů se zpracováním potřeba.
1 Podrobněji viz PUŠKINOVÁ, M. a F. RIGEL. Správní řízení v praxi škol a školských zařízení. Praha: Wolters Kluwer, 2017, s. 553 a násl.
2 Uvedený právní názor MŠMT vyslovilo v souvislosti s činností Stravování v ZŠ (viz materiál Záznam o činnostech - Průběh základního vzdělávání [online]. [cit. 2018-06-03]. Dostupné z: http://www.msmt.cz/dokumenty-3/strucny-navod-na-zabezpeceni-procesu-souvisejicich-s-gdpr), princip zpracování je však stejný i v případě úplaty za zájmové vzdělávání.
3 Metodická pomůcka k aplikaci obecného nařízení o ochraně osobních údajů a zákona o zpracování osobních údajů v podmínkách školství. [online]. [cit. 2018-06-03]. Dostupné z: http://www.msmt.cz/dokumenty-3/strucny-navod-na-zabezpeceni-procesu-souvisejicich-s-gdpr).