V průběhu přijímacího řízení na všechny typy škol nepochybně dochází ke zpracování osobních údajů tak, jak je chápe zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoOU“)1), a to ve značném rozsahu. Při takovém zpracování je proto třeba respektovat kromě zvláštních předpisů i ZoOU.
Evidenční list dítěte nepřijatého k předškolnímu vzdělávání
JUDr.
Eva
Janečková
ÚOOÚ, Oblastní inspektorát práce hl. m. Praha, přednáší a publikuje na téma pracovní právo a ochrana osobních údajů
Základní rámec obsahuje zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“). Tento zákon ve svém ustanovení § 28odst. 1 písm. c) říká, že
školy a školská zařízení vedou podle povahy své činnosti mimo jiné doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování.
Zcela zásadní je výraz „podle povahy své činnosti“ uvedený v návětí ustanovení § 28 odst. 1 školského zákona. Z něj jednoznačně vyplývá, že ne všechny školy a školská zařízení budou zpracovávat všechny zde uvedené údaje.Rozsah bude přizpůsoben typu a činnosti konkrétního subjektu, resp.
ne s činností každé školy či školského zařízení je spjata povinnost vést dokumentaci v celém rozsahu
uvedeném v tomto ustanovení. U většiny těchto dokladů není právními předpisy předepsána žádná formální podoba či způsob jejich vedení.Školský zákon tak zjevně obsahuje pouze nejširší limity, které je nutno přizpůsobit povaze činnosti té které školy. Ač je tedy školský zákon v mnoha ustanoveních vůči ZoOU zákonem zvláštním, je třeba v případě povinností stanovených ZoOU, které školský zákon explicitně neupravuje odchylně, postupovat právě v souladu se ZoOU.
Běžnou praxí mateřských škol v rámci přijímacího řízení je, že rodič dítěte vyplní nejen přihlášku, ale zároveň s ní i tzv. evidenční list dítěte. Pouze menšina mateřských škol dává tento list vyplnit až po skončení přijímacího řízení, tedy pouze rodičům již přijatých dětí.
Evidenční list dítěte obvykle obsahuje velmi široký rozsah osobních údajů nejen rodičů a jejich dítěte, o jehož přijetí k předškolnímu vzdělávání rodič žádá. Často kromě základních identifikátorů obsahuje i zaměstnavatele matky a otce a telefonní číslo na tohoto zaměstnavatele, jméno a příjmení sourozenců a jejich rok narození, adresa/telefon při náhlém onemocnění dítěte, výčet osob, které mohou dítě vyzvedávat, s označením vztahu takové osoby k dítěti, vyjádření lékaře, zda dítě vyžaduje nějakou speciální péči, zda je dítě řádně očkováno, informace o případných alergiích dítěte, u rozvedených rodičů číslo rozsudku, komu bylo dítě svěřeno do péče a umožnění styku druhého rodiče s dítětem.
Vzhledem k tomu, že školský zákon ani žádný jiný právní předpis neuvádí, jaké osobní údaje mají být zpracovávány v souvislosti s přijímáním dítěte do mateřské školy, je nutné obrátit pozornost od zvláštního zákona k obecnému zákonu, který reguluje ochranu osobních údajů a jejich zpracovávání, tedy k ZoOU, konkrétně k ustanovení § 5 odst. 1 písm. d), které říká, že správce je povinen shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. V zásadě se jedná o vztah mezi účelem a informací, která má být dílčím prostředkem pro jeho dosažení. ZoOU tak stanovil základní princip toho, které osobní údaje je možno shromažďovat – odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu.
Splnění této povinnosti bude tedy vyžadovat
přesné vymezení minimálního rozsahu konkrétních osobních údajů, které budou v daném případě k naplnění stanoveného účelu skutečně potřebné.
Je tak třeba o každém osobním údaji rozhodnout, zda je, či není pro daný účel nezbytný, popř. při které kombinaci ostatních údajů je nezbytný. Zvolí-li si správce nějaký rozsah osobních údajů, které hodlá zpracovávat, měl by být schopen u každého jednotlivého údaje odpovědět na otázku, proč je daného údaje třeba pro dosažení stanoveného účelu. Cílem je dosažení situace, kdy
účelu zpracovávání bude dosaženo s použitím co nejužší skupiny osobních údajů.
Ty zbylé by měl správce bez zbytečného odkladu zlikvidovat (nebo je vůbec nezačít shromažďovat), neboť jejich další uchovávání by odporovalo tomuto ustanovení.2)Rozsah údajů zpracovávaných mateřskou školou tedy musí odpovídat stanovenému účelu, jímž je rozhodnutí o tom, zda bude, či nebude dítě přijato do konkrétní mateřské školy. Nepochybně tedy budou důležitá kritéria pro přijímání nových dětí stanovená zřizovatelem mateřské školy. Právě těmto kritériím by měly odpovídat jednotlivé kategorie shromažďovaných osobních údajů. V některých případech (v závislosti na stanovených kritériích) tak může být v souladu se zákonem požadavek na údaj o zaměstnavateli matky a otce, jinde již bude tento údaj nadbytečný. Takovýmto způsobem by měl správce postupovat u každého z požadovaných údajů a odůvodnit si jeho potřebnost k rozhodnutí.
Zpracovávání nadbytečného rozsahu osobních údajů nelze zhojit ani souhlasem subjektů údajů.
Souhlas
obsažený buď v přihlášce do mateřské školy, nebo v samotném evidenčním listu dítěte
obvykle vypadá takto:
„Dáváme svůj souhlas jmenované mateřské škole k tomu, aby evidovala osobní a citlivé údaje včetně rodného čísla našeho dítěte ve smyslu všech ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech (o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů. Svůj souhlas poskytujeme pro účely vedení povinné dokumentace školy podle zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, vedení nezbytné zdravotní dokumentace a psychologických a jiných vyšetření, pro mimoškolní akce školy, úrazové pojištění dětí a pro jiné účely související s běžným chodem školy. Souhlas poskytujeme na celé období předškolní docházky dítěte na této škole a na zákonem stanovenou dobu, po kterou se tato dokumentace ve škole archivuje.“
Tento souhlas má tedy smysl pouze v případě rodičů, jejichž dítě bylo k předškolnímu vzdělávání přijato.
Optimální variantou řešení problému tedy je,
dávat evidenční list dítěte k vyplnění až rodičům již přijatých dětí.
V případě, že je evidenční list vyplňován všemi žadateli, je třeba rozlišit situaci, kdy tento list obsahuje údaje potřebné pro rozhodnutí o přijetí/nepřijetí dítěte podle kritérií pro přijímání a kdy údaje potřebné nejsou. V prvním případě platí, že u dokladů, které se vztahují ke správnímu řízení vedenému ředitelem školy nebo školského zařízení zřizované státem, krajem, obcí nebo svazkem obcí v souladu s § 165odst. 2 školského zákona, je
ředitel školy nebo školského zařízení povinen založit spis
ve smyslu § 17 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, který musí splňovat náležitosti tímto ustanovením vymezené. Takovéto spisy pak budou archivovány.Ve druhém případě, kdy údaje potřebné nejsou a jedná se o nadbytečný rozsah zpracovávaných údajů,
je třeba tyto údaje nejpozději po skončení přijímacího řízení zlikvidovat.
Likvidace je jednou ze součástí zpracování, jak uvádí § 4 písm. e) ZoOU, a dá se říci, že tímto krokem je zpracování osobních údajů ukončeno. Jak uvedla důvodová zpráva k ZoOU, cílem likvidace osobních údajů je jejich neexistence pro jakékoliv další zpracování. Po provedené likvidaci již osobní údaje nebudou existovat a subjekt, který je zpracovával, přestává být správcem osobních údajů v rozsahu likvidovaných údajů. Likvidace osobních údajů je takový krok nebo operace, jejímž důsledkem je nenávratné zničení těchto informací. K likvidaci osobních údajů může dojít jak přímým jednáním správce nebo zpracovatele, tak jednáním jiného k tomu oprávněného subjektu.Ustanovení § 4 písm. i) ZoOU nabízí několik možností, jak údaje zlikvidovat. Způsob likvidace závisí na tom, na jakém nosiči jsou informace uchovávány. V zásadě se vždy jedná o fyzickou likvidaci, tedy o skutečnost, že osobní údaje přestanou u správce existovat. U papírových nosičů se nabízí skartace, u elektronických nosičů jejich vymazání způsobem, který vyloučí zpětnou obnovu dat. Definice pojmu „likvidace“ v ustanovení § 4 písm. i) ZoOU připouští i možnost trvalého vyloučení z dalšího zpracování. Tato možnost je nepochybně dána pro případy, kdy první dvě možnosti nebude možno aplikovat ať už vzhledem k charakteru dat nebo jejich nosiče či média.3)
Je třeba připomenout, že v případě, že by nebylo přikročeno k likvidaci, mohlo by se jednat o správní delikt podle ustanovení § 45 odst. 1 písm. c) ZoOU, případně § 45 odst. 2 , za jehož spáchání hrozí pokuta až do výše 10 000 000 Kč.
1 § 4 e) zpracováním osobních údajů jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.
2 BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Zákon o ochraně osobních údajů s komentářem. Olomouc: ANAG, 2010. s. 75.
3 Tamtéž, s. 54.