Základy managementu pro výchovné poradce, 2. část - Plánovat, kontrolovat a ještě se správně rozhodnout

Vraťme se k "našemu" výchovnému poradci z minulého dílu seriálu. Jedním z jeho cílů bylo doplnit si vzdělání v oblasti komunikačních dovedností. Šlo o jeho osobní cíl, nicméně kromě něj musí mít i , související s funkcí výchovného poradce. V první řadě musí samozřejmě . Tento základní cíl je pak rozpracován do cílů dílčích, např. zajištění poradenství v oblasti budoucí kariéry žáků, spolupráce se školskými poradenskými zařízeními, diagnostika žáků a příprava podmínek pro žáky s podpůrnými opatřeními a spolupráce s ostatními pedagogickými pracovníky.

Na základě stanovených cílů lze vytvořit Plán obsahuje cíl rozpracovaný do jednotlivých časových úseků, zároveň s poznámkami o zdrojích a konkrétnějších činnostech, které jsou k naplnění cíle potřebné. Pojďme do přehledné tabulky sestavit roční - tedy střednědobý - plán výchovného poradce na základní škole v oblasti kariérového poradenství (s funkcí kariérového poradce mimochodem počítá i kariérní řád a má být od funkce výchovného poradce oddělená):

měsíc	činnost	poznámka
září	- beseda s žáky devátých tříd (informace o středních školách, nabídce, získávání informací, časový harmonogram a obsah přijímacího řízení	- spolupráce TU - rozpis třídnických hodin v 9. ročníku - informace do elektronické žákovské knížky (EŽK)
říjen	- beseda s rodiči k volbě povolání - individuální konzultace k volbě střední školy nabídka profitestů (pedagogicko-psychologická poradna) nástěnka s informacemi o středních školách (burza středních škol, dny otevřených dveří)	- informace o besedě na web  školy - oslovení pedagogicko-psychologické poradny
listopad	- přihlášky na SŠ s uměleckým zaměřením
prosinec	- individuální konzultace
leden	- získání informací od žáků, popř. rodičů o volbě střední školy (podklady pro tisk přihlášek) - tiskpřihlášek ze systému Bakalář	- informace do EŽK - příprava tabulky (evidence vyzvednutých přihlášek a zápisových lístků)
únor	- uzavření přihlášek - zápisové lístky	- potvrzení ředitelem školy - rozdání žákům, popř. studentům
březen
duben	- kontrola pozvánek k přijímacímu řízení	- účast na třídnických hodinách (podpora žáků)
květen	- odvolací řízení - další termny přijímacích zkoušek - individuální konzultace	- připomenout možnost konzultací
červen	- výsledky přijímacího řízení (podklad pro výroční zprávu)	- termín odevzdání podkladů řediteli školy

Při sestavování plánu myslete na to, že se jedná o pomůcku sloužící především vám. Pokud chcete použít jen "základní" strukturu, můžete odstranit třetí sloupec a zůstanou vám pouze základní témata pro jednotlivé měsíce. Celý plán (tedy nejen část o kariérovém poradenství) pak dejte k nahlédnutí a schválení řediteli školy. Nabízí se i možnost předem plán prokonzultovat s vyučujícími, v rámci kariérového poradenství budete totiž určitě úzce spolupracovat s třídními učiteli posledních i dalších (na základní škole pátých a sedmých) ročníků. Po případných úpravách a korekcích plán musíte zveřejnit. Je na vašem uvážení, kde všude bude umístěn (ve sborovně, na sdíleném disku, v elektronické žákovské knížce, na webu školy atp.). Nezapomeňte roční plán pravidelně sledovat a upřesňovat jeho obsah v měsíčních či týdenních plánech školy a ve svém diáři.

Plán byste samozřejmě měli průběžně kontrolovat a vyhodnocovat. je vlastně . Účelem kontroly je informovat se o daných skutečnostech (ředitel školy půjde na třídnickou hodinu, ve které budete informovat žáky o přijímacím řízení), korigovat případné odchylky (dostanete upozornění, že vaše informace nebyly termínově v souladu s platnou legislativou) i předcházet nejasnostem (promeškání odevzdání přihlášek). Kontrola může být záležitostí vnitřní (obvykle ředitel školy) nebo vnější (Česká školní inspekce). Propojením mezi oběma druhy může být vaše vlastní dotazníkové šetření, které si uděláte mezi rodiči a žáky. Zařadit stačí jen několik jednoduchých otázek s možností škálování a komentáře, např.:

Vám samotným dotazník poskytne dostatečnou zpětnou vazbu o vaší práci. Vyhodnocení si založte do svého portfolia a využijte pro další činnost.

Na kontrolu se ovšem můžeme podívat i z druhé strany - vy sami se stáváte "kontrolním orgánem". Jste to tedy vy, kdo kontrolujte práci ostatních, např. to, zda vyučující českého jazyka dodržují u žáků s podpůrnými opatřeními zásady rozpracované v individuálním vzdělávacím plánu. Činíte tím první krok kontrolního procesu, tedy určení předmětu kontroly. Druhým krokem je získávání a výběr informací pro kontrolu, tedy v tomto případě vybrání sešitů daných žáků nebo hospitační činnost. Třetí krok představuje hodnocení, které znamená porovnání zjištěných skutečností s kritérii, nejspíše tak, že obsah zápisů v sešitech porovnáte s opatřeními v individuálních vzdělávacích plánech (např. redukce vět v diktátech, doplňovací cvičení místo diktátu apod.). Předposlední fází je formulace závěrů, tedy zda daný vyučující plán splňuje, či nikoliv, případně návrh opatření a zpětná kontrola. Doporučuji přednést obecné závěry i na pedagogické radě, mohou se stát preventivními opatřeními směrem k ostatním, dosud nekontrolovaným kolegům. Nedostatky probírejte s dotyčným osobně a myslete přitom na zásady poskytování zpětné vazby.

Plánování i kontrola patří mezi manažerské funkce. Doplňuje je ještě funkce další, kterou je rozhodování. A výběr, to nikdy není jednoduchá záležitost! Pojďme si popsat rozhodovací proces na příkladu besedy pro rodiče k volbě povolání, kterou si "náš" výchovný poradce dal do ročního plánu.

Besedu nelze nazvat přímo identifikovaným problémem, tak se totiž nazývá první krok procesu, ale určitě je událostí, která se dá provést různými způsoby. "Náš" výchovný poradce zvažoval tři možné varianty: svolat si rodiče před třídními schůzkami, po třídních schůzkách nebo v úplně jiném termínu. Jako kritérium si dal počet rodičů, kteří se dostaví - čím větší počet rodičů uslyší obecné informace, tím více času bude moci v následujících dnech věnovat individuálním dotazům jednotlivých rodičů, opřeným navíc o znalost obecných pravidel. Na základě tohoto kritéria odstranil třetí možnost - tedy jiný termín než termín konání třídních schůzek. Další dvě varianty konzultoval s třídními učiteli. Ti se přiklonili k možnosti po třídních schůzkách, aby rodiče přišli na jejich schůzky včas a najednou, a zároveň se zavázali, že dodrží termín ukončení svých třídních schůzek, aby výchovný poradce mohl začít přesně. Ukázalo se, že varianta byla dobře zvolená, dostavili se téměř všichni rodiče a výchovný poradce mohl informace o přijímacím řízení předat.

V tomto případě se jednalo o rozhodování za rizika - výchovný poradce po rozhovoru s třídními učiteli tušil, že termín asi bude nejlepší, ale jistotu (že by znal přesný počet účastníků při daných termínech) rozhodně neměl. Nejednalo se ani o rozhodování za nejistoty, protože zkušenosti jeho i ostatních pedagogů napovídaly, jak situace dopadne. Rozhodování za rizika je asi nejčastějším druhem této činnosti a následuje rozhodování za nejistoty. Rozhodování za jistoty je málo časté - ostatně kdo dáte kdykoliv za kohokoliv ruku do ohně?