Základy managementu pro výchovné poradce, 1. část - Sebeřízení je základ

Vydáno: 10 minut čtení

Vážení a milí výchovní poradci, v současné době význam vaší funkce ve školách neustále roste. Přibývá žáků s přiznanými podpůrnými opatřeními a nejsou to jen žáci s poruchami učení nebo chování, ale také žáci nadaní, cizinci, žáci sociálně či zdravotně znevýhodnění. Tolik skloňovaná inkluze se dotýká nejvíce právě vás. Množství práce a formulářů narůstá. My, ředitelé, na vás spoléháme a velmi si vaší práce vážíme. Jenže kde na ni máte brát čas? A hlavně sílu, elán, pozitivní myšlení i úsměv na tváři? Proto přicházíme se seriálem Základy managementu pro výchovné poradce. Management je obor, který rozhodně může ulehčit vaši práci. A kde začít než právě u vás samotných, protože i vy jste manažery - a v první řadě musíte řídit sebe sama.

Základy managementu pro výchovné poradce
Mgr.
Irena
Trojanová,
Ph.D.,
Centrum školského managementu, Pedagogická fakulta UK; ředitelka ZŠ Bohumila Hrabala, Praha 8
Začněme tedy u vás, protože pokud chcete působit na druhé a řídit jejich činnost, i když jen v určité oblasti, potřebujete nutně umět řídit i sebe sama. A to není vždycky tak úplně jednoduché. Sami asi víte, že to, co chceme od druhých, někdy obtížně děláme sami. Pojďme se tedy na řízení sebe sama neboli sebeřízení podívat trochu podrobněji. Sebeřízení se skládá ze tří po sobě jdoucích kroků: sebepoznání, seberozvoje a sebehodnocení.
Abyste mohli provést opravdu důkladné sebepoznání, je dobré znát své silné a slabé stránky. K tomu slouží metoda SWOT analýzy, která kromě silných a slabých stránek určuje i příležitosti a hrozby. Ideální je všechny tyto položky sestavit do přehledné tabulky a v ní vymezit vhodné otázky, kterými jednotlivé oblasti identifikujete:
SILNÉ STRÁNKY
-
Co mi usnadňuje mou práci?
-
V čem mohu být kolegům nápomocen?
SLABÉ STRÁNKY
-
V čem mám rezervy?
-
Jaké znalosti si potřebuji doplnit?
PŘÍLEŽITOSTI
-
Kdo mi může v mé práci pomoci?
-
Jaké materiály/vybavení mi mou práci usnadní?
HROZBY
-
Kdo/co mi mou práci nejvíce ztěžuje?
-
Proč nemohu dělat svou práci ještě lépe?
Pokud si na jednotlivé otázky odpovíte opravdu podle skutečnosti, získáte ideální podklad pro stanovení svého cíle na další období. Představme si výchovného poradce, který čerstvě vystudoval výchovné poradenství a má aktuální znalosti v této oblasti (silná stránka). Nicméně je pro něj velmi obtížná komunikace s kolegy, protože jsou většinou starší než on a nechce je poučovat (slabá stránka). Velmi věří v pomoc vedení školy (příležitost), i když ví, že ředitel i zástupce na něj asi nebudou mít dostatek času (hrozba). Jaký cíl si tedy má stanovit?
Přerušme teď na chvíli povídání o výchovném poradci a vraťme se k teorii. Teorie popisuje cíl jako určitý konečný stav, ke kterému je potřebné se dostat. Cíle rozdělujeme na dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé. Dlouhodobé cíle se označují jako vize a stanovují se na několik let. Střednědobý cíl je ohraničen obvykle rokem (u nás samozřejmě školním) a krátkodobý cíl je specifikován ve čtvrtletních, měsíčních nebo týdenních plánech.
A teď se vraťme k našemu výchovnému poradci. Jeho vizí je podpora ostatních - kolegů, žáků i rodičů - v oblasti výchovného poradenství. To odpovídá jeho silným stránkám (má odpovídající znalosti) i příležitostem (podpora vedení školy). Nicméně mu v tom mohou bránit jeho slabé stránky, konkrétně malé sebevědomí v oblasti předávání znalostí. Proto si jako střednědobý cíl na daný školní rok stanovil „vzdělávání v oblasti komunikačních dovedností v rozsahu alespoň 20 hodin“. Tento cíl lze ověřit chytrou pomůckou SMART, podle které má být správný cíl specifický (je stanovený konkrétní obsah vzdělávání), měřitelný (počet hodin vzdělávání), akceptovatelný (zvládnutelný pro výchovného poradce i z hlediska možností školy), reálný (existuje vzdělávací nabídka) a termínovaný (daný školní rok). V rámci krátkodobého plánu se pak jedná o zjištění konkrétních termínů vzdělávacích akcí.
Uvedený cíl klade důraz na rozvoj pedagoga, ale cíle mohou být zaměřené i směrem k žákům a škole: Dlouhodobým cílem bude podpora inkluzivního vzdělání, střednědobým vytvoření potřebných dokumentů a práce se žáky podle nich a krátkodobým průběžná reflexe této činnosti. Pokud si chcete cíl prověřit ještě důkladněji, nabízím následující test ověření správné formulace cílů z knihy I. Bohoňkové Sám sobě koučem (2010):
1.
Je váš cíl naformulovaný pozitivně?
2.
Jak moc je pro vás důležitý?
3.
Je to skutečně váš cíl? Není to cíl někoho jiného?
4.
Když se vám podaří cíle dosáhnout, k čemu to bude dobré?
5.
Jak poznáte, že jste svého cíle dosáhli? Co bude jinak?
6.
Dokdy chcete dosáhnout svého cíle? Kdy na něm začnete pracovat? Jaké konkrétní termíny máte stanoveny?
7.
Je váš cíl reálný? Jak moc si věříte, že ho dosáhnete?
8.
Je váš cíl zajímavý? Jak moc se těšíte, že se do toho pustíte?
9.
Jakým způsobem jste svůj cíl zaznamenali a zveřejnili?
10.
Jak se odměníte, až cíle dosáhnete?
Pokud máte cíl dobře stanovený, můžete přistoupit k druhé fázi sebeřízení a tou je seberozvoj. Seberozvoj znamená, že začnete realizovat aktivity vedoucí k naplnění cíle. Jenže jak vydržet a od cíle se neodchýlit, když je tolik věcí okolo, pracovních k řešení a osobních lákajících k úžasným zážitkům? Zkusme přejít k motivaci, tu velmi dobře znáte. Navíc lze využít opět množství teorií. Zastavme se tedy u Victora Vrooma. Ten popisuje motivační teorii očekávání, jejíž tři položky podporují dosažení cíle. Jedná se o sdílení cíle, víru v dosažení cíle a obdržení odměny po dosažení cíle. Sdílení cíle znamená, že o svém záměru někomu řeknete. Dotyčný se vás za určitou dobu zeptá „Jak jsi na tom?“ a rozhodně se hůře odpovídá, že špatně (i když v současné době se nenosí, že je něco dobře). Věřit v cíl musíte, nakonec jste si ho sami stanovili, navíc na základě určité analýzy. A odměna? Když vás neodmění okolí, odměňte se sami! Přece vy nejlépe víte, co vás potěší. I když upřímné poděkování od ostatních, že jste jim usnadnili práci, osobně považuji za jednu z největších odměn.
V rámci seberozvoje pomáhá i efektivní řízení času. Nabízí se tedy otázka, zda máme času dostatek a také zda s ním efektivně zacházíme. Možností, jak tyto údaje získat, je provedení časové analýzy neboli denního záznamu činností. Čím delší sledované období (odborníci doporučují minimálně tři týdny), tím kvalitnější analýza, která má větší vypovídající hodnotu. Je nutné si uvědomit čtyři druhy času, které registrujeme: pracovní čas (čas, který trávíme v zaměstnání), volný čas (čas využitý dle vlastního uvážení), zdravotní čas (čas potřebný pro udržení vlastního zdraví - spánek, jídlo, cvičení, relaxace) a rodinný čas (čas, který trávíme s rodinou nebo s přáteli). Některé časy se samozřejmě mohou prolínat, např. volný čas lze trávit s rodinou nebo lze v rámci procházky (zdravotní čas) přemýšlet o pracovních záležitostech.
Po provedení důkladné a objektivní analýzy času a rozdělení činností do jednotlivých oblastí je vhodné zamyslet se nad následujícími otázkami: Jste spokojeni s trávením svého času a rozložením času do jednotlivých oblastí? Jsou tyto oblasti vyvážené? Co vás na analýze nejvíce překvapilo? Analýza vlastního času je tím nejpřístupnějším a přitom systematickým způsobem, jak analyzovat vlastní práci a promyslet si, co je v ní skutečně důležité. Umožňuje ale také objevit položky, které jsou navíc tzv. „žrouty času“. Tito „požírači“ zdánlivě mnoho času neubírají (občasné mrknutí se na internet, zastavení se s kolegou na chodbě a probírání nedůležitých věcí), ale ve skutečnosti jsou velmi mocnými predátory. Abychom je zavřeli do klecí či úplně vyhubili, používáme nástroje řízení času. Velmi mnoho jich najdete v odborné literatuře, zmiňme ale alespoň interní hodiny v řízení času a pravidlo organizace informací.
Interní hodiny v řízení času (někdy označované jako biorytmy nebo lidově skřivan a sova) poukazují na to, že během dne existuje pro každého doba, kdy jde práce „lépe od ruky“. Ne vždy je samozřejmě možné mít důležité jednání s rodiči v šest hodin ráno (skřivan), ale pokud to jen trochu jde, náročné úkoly řešte v tomto časovém úseku. Nezbytným nástrojem řízení času je také pravidlo organizace informací. Množstvím informací je v současné době zahlcen každý. Jejich množství sice přispívá k rozšíření vědomostí, ale špatné třídění může vést k přesycení a přehlédnutí něčeho důležitého. Proto i organizace informací patří mezi nástroje řízení času. Základním krokem této techniky je slovo „jedenkrát“ - jen jednou informaci vyhodnotit a rozhodnout, jak s ní bude naloženo. Tedy zvážit potřebnost vlastní činnosti (pokud není důležitá, tak se s ní dále nezabývat) a její nutnost (možnost přenést na jiného pracovníka, třeba třídního učitele). Mezi dílčí pravidla pak patří vyřizování korespondence včetně e-mailů (čas pro vyřizování, předmět zprávy, výstižnost atp.), zásady telefonických hovorů, zařazování písemných informací, ale třeba i pořádek na pracovním stole a v počítačových dokumentech.
Pokud uzavřete určitou kapitolu seberozvoje (seberozvoj je nekonečný příběh, ale určité milníky si vymezte), můžete začít se sebehodnocením. Nehledejte nic složitého. Podívejte se, co jste si stanovili, třeba odevzdání nového formuláře plánu pedagogické podpory vedení školy, a pokud je úkol splněn, škrtněte ho, probarvěte, vymažte. A rozhodně se pochvalte! Čerstvě uvařenou kávou, procházkou, koupenou knížkou, hlavně s mimoškolní tematikou. Tím zároveň podpoříte i prevenci syndromu vyhoření. Obecně představuje sebehodnocení návrat ke stanoveným cílům a vyhodnocení jejich naplnění. Nicméně ještě jedno upozornění: Výsledek může být splněn, ale cesta k němu i vaše pocity už tak v pořádku být nemusí. Proto Jiří Plamínek (2013) představuje pyramidu spokojenosti, která se skládá ze tří pater. Základním patrem je věcná spokojenost, která představuje konkrétní výsledek činnosti. Následuje procesní spokojenost, tedy cesta, jak jsme se k výsledku dostali. Posledním patrem je osobní spokojenost, tedy náš pocit z dané aktivity. Pokud se do tohoto patra při svých činnostech dostanete, máte vyhráno!
ZDROJE
-
BOHOŇKOVÁ, I. Sám sobě koučem. Cesta k úspěchu v práci i v životě. Olomouc: Poznání, 2010. ISBN 978-8086606-94-1.
-
PLAMÍNEK, J. Mediace . Nejúčinnější lék na konflikty. Praha: Grada Publishing, a.s., 2013. ISBN 80-247-5031-6.