Seznamy žáků na internetu

Vydáno:

Právnická osoba - škola, jsme částeční plátci DPH - v doplňkové činnosti, vedeme účetnictví. Můžeme zveřejňovat na svých webových stránkách dostupných široké veřejnosti seznamy našich bývalých studentů (pouze jméno, příjmení a roky, kdy u nás studovali) bez jejich předchozího písemného souhlasu?

Seznamy žáků na internetu
 
David
Borovec
 
Související předpisy:
 
zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
Než zodpovím Vaši otázku, je nejprve nutné zabývat se rozsahem informací, které máte v úmyslu v rámci seznamu Vašich bývalých žáků zveřejnit na webových stránkách školy, a zda by takový rozsah informací mohl naplnit definici osobního údaje tak, jak je zakotvena v zákonu o ochraně osobních údajů.
Podle ustanovení § 4 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů se osobním údajem „rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu“.
Výše uvedená definice je sice široká, což vyplývá z potřeb praxe, ale současně nám ukazuje okruh informací, na které se vztahuje, tedy které již považujeme za osobní údaj. Budou to tedy takové informace, na základě kterých jsme schopni fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat. Z tohoto plyne, že musíme v každém konkrétním případě usuzovat, zda je třetí osoba schopná vyvolat vazbu mezi údajem (nebo několika údaji) a fyzickou osobou.
Obvykle se za osobní údaj považuje kombinace informací o jménu, příjmení a adrese osoby, protože téměř vždy vedou tyto údaje k jednoznačné identifikaci konkrétní osoby, případně představují dostatečný předpoklad pro určenost nebo určitelnost subjektu údajů. V této souvislosti bychom si měli definovat význam pojmů určenost a určitelnost subjektu údajů.
Podle Úřadu pro ochranu osobních údajů „je tedy určitelnost stav, kdy na základě osobních údajů, které má správce k dispozici, nebo z osobních údajů, k nimž má přístup, lze fyzickou osobu jednoznačně odlišit od jiných fyzických osob. Určenost je potom stav, kdy správce má k dispozici přímé identifikační údaje (např. jméno, příjmení a adresu) subjektu údajů“.
V konkrétním řešeném případě by se dle Vašeho dotazu neměla uvádět adresa bývalých žáků ani datum narození toho kterého žáka. Pro posouzení, zda kombinace informací o bývalých žácích již splňuje minimální kritéria vedoucí k možnosti identifikovat konkrétní osoby, tak lze již polemizovat nad tím, nakolik silným vodítkem pro identifikaci osob je údaj o době studia toho kterého bývalého žáka. Pokud bychom dospěli k názoru, že výše uvedená kombinace údajů není způsobilá identifikovat třetí osobu, pak by se nejednalo o osobní údaj. Nicméně konečné slovo by měl v případném sporu Úřad pro ochranu osobních údajů, který je kompetentní v konkrétní věci uvážit a rozhodnout, zda se o osobní údaj jednalo či nikoliv.
Nicméně z hlediska správce (v našem případě je jím Vaše škola) se o osobní údaje jedná, protože Vám byly údaje umožňující identifikovat konkrétní osobu - žáka předány za účelem organizačního zajištění vzdělávání. V této souvislosti bych tedy podotkl, že neexistuje žádný zvláštní právní předpis (tedy ani z oblasti upravující školskou problematiku), jenž by upravoval možnost zveřejňování osobních údajů na internetových stránkách škol. V důsledku toho tak zveřejňování osobních údajů (jako jeden z možných typů zpracování osobních údajů) podléhá obecnému režimu upraveném v zákoně o ochraně osobních údajů.
Podle ustanovení § 5 odst. 1 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů je Vaše škola jako správce povinna nakládat s osobními údaji pouze v souladu s účelem, pro který byly shromážděny, a k jinému účelu jen v mezích ustanovení § 3 odst. 6 tohoto zákona, nebo pokud k tomu dal subjekt údajů předem souhlas. Vzhledem k tomu, že účelem zpracování osobních údajů žáků je ve Vašem případě vedení matriky žáků (komplexněji řečeno organizační zajištění vzdělávání) by případné zveřejnění osobních údajů žáků, byť bývalých, bylo překročením sledovaného účelu. Rovněž výjimky uvedené v ustanovení § 3 odst. 6 zákona o ochraně osobních údajů by se v daném případě nemohly použít. A konečně jste zatím neobdrželi ani Vámi zmíněné souhlasy bývalých žáků, slovy zákona subjektů údajů.
Pro předejití případnému budoucímu sporu bych tak doporučoval volit cestu získání předchozích písemných souhlasů stran Vašich bývalých žáků. Tímto krokem se vyhnete možnému zkoumání, zda údaje Vámi zveřejněné je nutno považovat za osobní údaje či nikoliv (a s tím související další otázky, jak již bylo zmíněno).

Související dokumenty

Pracovní situace

Videokonference pro komunikaci školy na dálku
Zpřístupňování osobních údajů učitelů na webových stránkách školy
Zveřejňování informací poskytnutých podle zákona o svobodném přístupu informacím
Jak fungují sociální sítě
Proč se tolik chytrých lidí nachytalo na BFF?
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů ve školách a školských zařízeních – charakteristika, podmínky legálního zpracování osobních údajů, informační povinnost správce
Informační povinnost školy nebo školského zařízení – příklady
Informační povinnost správce v případě, že osobní údaje nebyly získány od subjektu údajů
Záznamy o činnostech zpracování a školní jídelny
Záznamy o činnostech zpracování a školní družiny
Záznamy o činnostech zpracování - základní školy
Facebook je do výuky sice pohodlný nástroj, ale jeho používáním žáky v on-line prostředí pracovat nenaučíme
Vyvěšení seznamu žáků „po nástupu GDPR“
Časté dotazy škol z oblasti GDPR
Nenávist na internetu se dá řešit včasnou prevencí, ale i aktivitami ve třídě
Vzorová zadávací dokumentace pro tvorbu školních webových stránek
Způsob poskytování poradenských služeb školským poradenským zařízením
Virtuální hospitace: cesta k lepší škole
Narušování online výuky
Bezpečnost osobních údajů podle zákona o ochraně osobních údajů

Poradna

Online výuka

Zákony

101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů