V minulém čísle jsem vytvořila první část vzorového spisového řádu pro školy - úvodní ustanovení, které definuje spisový řád, jeho účel, legislativní podporu a základní pojmy. Tato část je společná pro všechny druhy škol a školských zařízení. Od dnešního čísla se budu zabývat definicí jednotlivých fází oběhu dokumentů ve škole.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
Přestože většina škol vede spisovou službu v listinné podobě, mnoho z nich již přešlo nebo
v nejbližší době přejde na vedení v elektronických systémech spisové služby.
Proto i
spisové řády se tomu musí přizpůsobit a je třeba je upravovat podle aktuálních změn.
Tento vzorový spisový řád bude tvořen pro oba způsoby vedení spisové služby a příslušná škola si vybere pouze ty části, které se jí budou týkat.PŘÍJEM DOKUMENTŮ
Druhou částí spisového řádu je
příjem dokumentů, který definuje místo přijímání dokumentů, jejich kontrolu a označení.
Důležitou součástí této fáze oběhu dokumentu je základní evidenční pomůcka, která je povinná. Školy, které vedou spisovou službu v elektronické podobě, využívají k evidenci dokumentů elektronické systémy spisové služby (software).
Školy, které vedou spisovou službu v listinné podobě, využívají k evidenci dokumentů tzv. podací deník. Na základě vyjádření metodiků archivní správy je již termín „podací deník“ zastaralý a zavádějící, neboť je prý chápán jako evidenční pomůcka pouze pro došlou poštu.
Jelikož platí povinnost dokumenty došlé do školy a vlastní dokumenty ve škole vytvořené evidovat v jedné evidenční pomůcce, je archiváři doporučováno používat vhodnější termín
„jednací protokol“, který zahrnuje kompletní agendu evidence dokumentů.
Jde pouze o doporučení, protože v současné době tento termín neupravuje žádný právní předpis týkající se spisové služby, nicméně je třeba se připravit na to, že se s tímto termínem budou školy setkávat častěji, proto ho budu i já uvádět při tvorbě vzorového spisového řádu.
ZÁVĚR
Dokumenty jsou ve škole přijímány různými způsoby – poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou, ústním podáním apod.
Poštovní zásilky
se nejprve zkontrolují, zda není porušená obálka nebo nepatří jinému adresátovi, a
pokud jsou úřední povahy, zaevidují se v základní evidenční pomůcce
(podací deník/eSSL) a
opatří otiskem podacího razítka, který se vyplní.
Dokumenty doručené do školy elektronicky
(e-mailem, datovou schránkou) se vytisknou, a
pokud jsou úřední povahy, zaevidují se stejně jako dokumenty doručené poštou.
V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v
tvorbě vzorového spisového řádu pro školy
(evidence dokumentů).ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
2. PŘÍJEM DOKUMENTŮ
2.1Doručené dokumenty se přijímají v ............. (
doplňte místo k tomu určené – např. podatelně, sekretariátu školy apod.
). Za doručený dokument se považuje také dokument, který byl škole doručen e-mailem, datovou schránkou, faxem, osobně, nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně.2.2 U došlých poštovních zásilek se kontroluje:
zda je obal zásilky neporušený, a pokud se zjistí závady, ihned se u pošty reklamují,
omylem došlé dokumenty se buď ihned vrátí poště, nebo zašlou přímo správnému adresátovi.
2.3 Veškeré doručené dokumenty, s výjimkou těch, které jsou uvedeny v odstavci 1 a 2 části Evidence dokumentů, je třeba neprodleně zaevidovat v jednacím protokolu (podacím deníku)/elektronickém systému spisové služby (dále jen „eSSL“). Zaměstnanec pověřený vedením jednacího protokolu (podacího deníku)/eSSL je povinen všechny doručené dokumenty opatřit v den, kdy byly doručeny škole, otiskem podacího razítka a vyplnit ho. Došlé telegramy, faxy a elektronicky přijaté dokumenty se evidují obdobně s tím, že se navíc opatří časovým údajem doručení a předají příslušnému zaměstnanci k vyřízení.
2.4 Pokud je dokument doručen v digitální podobě a je-li opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, je nutno ověřit jejich platnost.
2.5 Dokument doručený v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, se v nezměněné podobě uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do eSSL a označí se jednoznačným identifikátorem. Pokud je škodlivý kód zjištěn, škola tento dokument neukládá, ale zničí. V takovém případě se dokument považuje za nedoručený.
2.6 Pokud je zjištěn škodlivý kód, ale dokument obsahuje věcnou informaci schopnou dalšího využití, pověřená osoba, která přijímá dokumenty, ho uloží do zvláštního úložiště s bezpečnostním režimem, pokud tak lze učinit. Dále z informací, získaných z tohoto dokumentu, vytvoří dokument nový a iniciační dokument zničí. O zjištění škodlivého kódu vyrozumí odesílatele.
2.7 Podací razítko obsahuje název školy, datum doručení, číslo jednací/evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
2.8 Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy, přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence.
2.9 Pokud je na doručené obálce na prvním místě před označením školy uvedeno jméno a příjmení zaměstnance, předá se obálka adresátovi neotevřená. Zjistí-li zaměstnanec po otevření obálky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné zaevidování. Obdobně postupuje rovněž zaměstnanec, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě.
2.10 Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást v těchto případech:
je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována škole do vlastních rukou,
je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla škole doručena,
je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.
V ostatních případech se obálka vyřazuje bez skartačního řízení ihned po otevření.