Spisová služba ve školách a školských zařízeních, 1. část

Vydáno: 6 minut čtení

Rok 2010 byl pro školy a školská zařízení rokem legislativních změn ve způsobu vedení spisové služby. Od 1. 7. 2010 musely školy a školská zařízení, kromě výjimek plynoucích ze zákona o archivnictví a spisové službě, začít vést spisovou službu v elektronické podobě. V prosinci 2010 došlo k další legislativní změně, která pro školy znamenala, že od 30. 12. 2010 už tuto povinnost nemají. Tyto náhlé legislativní změny v průběhu jednoho roku způsobily ve školách i u jejich zřizovatelů zmatky hodné vysvětlení na následujících řádcích.

Spisová služba ve školách a školských zařízeních
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ÚVOD
Hlavní náplní práce ředitele/ky školy nebo školského zařízení (dále jen „školy“) je zabezpečit chod instituce, kterou řídí. Pedagogická a výchovná činnost, která plní základní funkci školy, by nebyla úspěšná bez odpovídajícího zázemí, které je zajišťováno jejími provozními (nepedagogickými) zaměstnanci. Jednou z provozních činností školy je péče o dokumenty, jejich
oběh
a následná archivace, příp. skartace, souhrnně nazývaná „výkon spisové služby“, která vyplývá z legislativních předpisů.
Nevíte, jak pečovat o školské dokumenty? Kde je ukládat? Které archivovat a které skartovat? Co s dokumenty, které jste převzali společně s funkcí ředitele/ky a jsou historické? Jak vést spisovou službu? V následujícím textu se dočtete úvodní informace k dané problematice s tím, že v dalších číslech tohoto časopisu budou rozebrány jednotlivé fáze oběhu dokumentů, jak je ve škole zabezpečit a jak si vytvořit důležitou pomůcku - spisový řád se spisovým a skartačním plánem.
CO JE SPISOVÁ SLUŽBA?
Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích k zajištění odborné správy dokumentů, mezi které patří každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (listinné) či digitální, a jsou vzešlé z činnosti organizace (případně z činnosti jejich předchůdců) nebo do organizace došlé. Jejich správa probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu od jeho doručení (vzniku) až po jeho trvalé uložení v archivu nebo vyřazení a následnou skartaci.
Fáze životního cyklu dokumentu:
 
Příjem
 
Evidence
 
Rozdělování a oběh
 
Vyřízení, uzavření
 
Odesílání
 
Ukládání, archivace
 
Skartační řízení a vyřazování
LEGISLATIVNÍ ZMĚNY
Základním právním předpisem v oblasti archivnictví a spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“). V roce 2009 došlo ke změně archivního zákona novelou č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Tato novela
přinesla školám mnoho novinek.
Některé z nich nabyly účinnosti v průběhu loňského roku a jiné nabudou až v roce příštím. K tomuto zákonu byly vydány dvě prováděcí vyhlášky. Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která je pro školy důležitá, protože detailně popisuje jednotlivé fáze výkonu spisové služby, a vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a týká se archivů.
Zásadní změna pro školy se týkala způsobu výkonu spisové služby.
Od 1. 7. 2010 měly školy s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování začít vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby. Pro školy to znamenalo odložení podacího deníku a zahájení evidence dokumentů v software elektronické spisové služby.Přechodné ustanovení novely archivního zákona umožnilo školám od července 2010 vést evidenci dokumentů v jakékoliv elektronické podobě(např. tabulka Excel), tím vznikla dostatečná doba (2 roky) na to, aby si školy pořídily
elektronický systém spisové služby
splňující od 1. 7. 2012 požadavky novely archivního zákona a zároveň tzv.
národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který stanovuje technické požadavky na příslušný software.
Proč k tomu došlo? Hlavním důvodem je postupná elektronizace veřejné správy s využitím nových informačních a komunikačních technologií, která přináší zefektivnění komunikace mezi orgány veřejné moci, právnickými a fyzickými osobami. Změny jsou součástí širokého komplexu legislativních nástrojůzvaného eGovernment, který je nástrojem k odstranění nadbytečného „papírování“, ulehčení styku občana s veřejnou správou, ale také ke zlepšování komunikace uvnitř veřejné správy. Jednou ze změn je nový způsob doručování dokumentů prostřednictvím datových schránek. Účinnost novely archivního zákona byla tedy stanovena shodně s nově vzniklým zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o datových schránkách“) od 1. 7. 2009 z důvodu provázanosti výkonu spisové služby v elektronické podobě s informačním systémem datových schránek.
Dalším důvodem změn v této oblasti ve školách je fakt, že jsou veřejnými institucemi, ve kterých vznikají dokumenty, které jsou veřejným majetkem a dokládají důležitá práva a nároky občanů (např. vysvědčení), proto je třeba o ně náležitě pečovat. Dále školské dokumenty dokládají stav a úroveň vzdělanosti v České republice, jsou tedy součástí tzv. kulturního bohatství. V neposlední řadě obsahují data o občanech, která podléhají
ochraně podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů
a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a je třeba s nimi nakládat tak, aby nebyla zneužita.
Jelikož přechod z evidence dokumentů v listinné podobě na evidenci dokumentů v podobě elektronické působil školám mnoho problémů, ať už finančních či personálních, byl koncem roku 2010 vydán zákon č. 424/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění zákona č. 100/2010 Sb., a další související zákony, mimo jiné i archivní zákon.
Díky této novele, která nabyla účinnosti 30. 12. 2010, mají školy možnost výběru způsobu vedení spisové služby, buď v listinné nebo elektronické podobě.
ZÁVĚR
Z výše uvedeného vyplývá, že
školy a školská zařízení
s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování mají podle archivního zákona
povinnost uchovávat dokumenty a vést spisovou službu buď v listinné nebo elektronické podobě.
Tuto povinnost mají všechny školy a školská zařízení kromě stanovených výjimek bez ohledu na zřizovatele, tedy i školy soukromé a církevní.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat první fází životního cyklu dokumentu -
příjem dokumentů ve škole.
ZDROJE:
 
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
 
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Související dokumenty

Pracovní situace

Úvod ke spisové službě
Spisová služba ve školách a školských zařízeních
Příjem a evidence dokumentů ve škole
Rozdělování, oběh a vyřizování dokumentů ve škole
Odesílání a ukládání dokumentů
Klasifikační práce ve školství a spisová služba
Kdy použít hlavičkový papír
Vnitřní předpis o spisové službě pro školy
Jak na spisový a skartační řád?
Interní dokumentace
Spisová služba v listinné podobě a přihláška ke vzdělávání v digitální podobě
Výroční zpráva o činnosti školy
Uložení dokumentace spojené s maturitní zkouškou
Tvorba spisu
Vyřazování dokumentů
Další postupy ve spisové službě
Základní momenty novely zákona o pedagogických pracovnících a novely školského zákona
Pedagogičtí pracovníci a pracovní poměr na dobu určitou od 1. 9. 2023 (1. část)
Školský zákon a jeho vyhlášky
2022/2023: Činnosti mateřské školy v 1. pololetí školního roku

Poradna

Povinnost archivace dokumentů školní jídelny
Jmenování ředitele
Uchovávání dokumentu - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náklady v případě cesty na soutěž - odborná poradna, odpověď na dotaz
Zahraniční výjezd ředitele školy - odborná poradna, odpověď na dotaz
Cestovní náhrady při cestě na školení - odborná poradna, odpověď na dotaz
Čipy ve školní jídelně - odborná poradna, odpověď na dotaz
Volby do školské rady
Dohoda o výkonu práce z domova
Úplata za zájmové vzdělávání
Směrnice
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR

Články

Skartační řízení a vyřazování dokumentů, 8. část
Ukládání dokumentů ve škole a jejich archivace, 7. část
Odesílání dokumentů ze školy, 6. část
Vyřízení dokumentů a uzavření spisů ve škole, 5. část
Rozdělování a oběh dokumentů ve škole, 4. část
Evidence dokumentů ve škole, 3. část
Spisová služba ve školách a školských zařízeních, 1. část

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
190/2009 Sb. , kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony
300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů
424/2010 Sb. , kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění zákona č. 100/2010 Sb., a další související zákony
111/2009 Sb. o základních registrech
100/2010 Sb. změna zákona o základních registrech

Vyhlášky

191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
192/2009 Sb. , kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
645/2004 Sb. , kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů