Práce v týmech a týmový duch jsou tradičně považovány za atributy vysoce rozvinuté organizační kultury. A přesto, jak upozorňuje publikace Do You Really Need a Team?, nemusejí být týmy vždy tou nejúčinnější a nejžádanější organizační formou pro dosažení firemních cílů. Ve skutečnosti jsou týmy drahé, jejich budování je časově náročné, vedení týmu znamená značné vytížení toho, kdo tým vede. Manažeři zodpovědní za organizační strukturu by proto podle autorů měli vzít do úvahy všechny potenciální překážky a nevýhody (o nichž se obvykle v příručkách managementu nemluví), pečlivě zvážit, zda je tým pro splnění daného úkolu opravdu vhodný nástroj, a vytěžit z týmu jeho maximální potenciál.
Skutečně potřebujete tým?
PhDr.
Jan
Voda
Ph. D.
Centrum školského managementu, Pedagogická fakulta Univerzity Karlovy v Praze; ředitel školy
Kniha vychází v edici Myšlenky do praxe (Ideas Into Action Guidebook). Tato řada průvodců vydávaných Centrem tvůrčího leadershipu (Center for Creative Leadership1) CCL) v Severní Karolíně v USA staví na praktických zkušenostech téměř třicetileté lektorské a vědeckovýzkumné činnosti Centra a spolupráci s tisíci vedoucích pracovníků. CCL je neakademickou komunitou expertů, kteří společně usilují o porozumění každodenní realitě leadershipu a hledají praktické odpovědi na výzvy, před kterými organizace v dnešním světě stojí. Tím je naplňována mise CCL přispívat ke zkvalitňování praxe ve firmách a rozvoji leadershipu na celém světě.
TÝMY – SKUTEČNÉ ŘEŠENÍ NEBO MÓDNÍ TREND?
Mnoho firem o sobě pyšně hovoří jako
o organizaci založené na týmové spolupráci
(team-based). Stovky komerčních knih i článků v časopisech oslavují práci v týmech a nadřazují ji ostatním formám činnosti. Je snadné pochopit proč: v podmínkách globalizace a informačních technologií se uplatňují firmy s plochou organizační strukturou, v nichž
týmy nahrazují tradiční hierarchické uspořádání
shora dolů a individuální úsilí skupinovou silou. Ale týmy nepředstavují automaticky nejlepší způsob práce. Ve své horlivosti udržet si image týmu organizace často ignorují charakter práce a náklady na ustanovení a udržení týmu. Týmy obvykle potřebují více času a další výcvik pro dosažení efektivní součinnosti, než je tomu v případě jiných organizačních forem. Tlak na týmovou spolupráci se může (ve školství dokonce velmi často) střetnout se zažitou organizační kulturou oceňující individuální výkon. Tyto problémy a řada dalších mohou přínosy týmu ve skutečnosti blokovat. Takže než začnete ustanovovat tým, zamyslete se, jestli je to skutečně ta nejlepší cesta k žádoucím výsledkům. Mnoho činností účinněji a levněji zvládnou jednotlivci nebo pracovní skupina.Týmy jsou vhodné pro komplexní úkoly
Týmy jsou obvykle vhodnou volbou pro řešení komplikovaných problémů, které postihují více organizačních součástí. Prostřednictvím svých členů tým reprezentuje široké myšlenkové spektrum, zohledňující zájmy a potřeby všech zaangažovaných stran. Týmy také mohou napomoci k prosazení náročných organizačních změn, překonání odporu ke změně a k uspíšení akceptace nových myšlenek tím, že jednotliví členové týmu komunikují změnu napříč celou organizací. Naopak pro jednoduché, přímočaré úkoly se týmy nehodí.Týmy zřídkakdy fungují dobře hned od začátku (lidé, kteří mají spojit své zájmy a spolupracovat, potřebují čas). Vzhledem k tomuto omezení by bylo obtížné ospravedlnit náklady na zřízení týmu ke splnění jednoduchého úkolu v krátkém čase.
Týmy jsou vhodné pro inovace
Pokud vaše organizace čelí novým výzvám, pro které je teprve nutné najít vhodné strategie, ustanovení týmu bude pravděpodobně tou nejlepší taktikou. Tým je vynikající prostředek k hledání
originálních a mnohdy i nečekaných řešení.
Tým rozněcuje inovace, protože vytváří prostředí, kde se střetávají a tříbí odlišné názory a pohledy. Tření mezi jednotlivými členy týmu může otevřít perspektivy, které by každému jednotlivě zůstaly zastřeny. Týmy tak mohou přinést výsledky, které nelze od jednotlivců očekávat. Tým může být hnací silou pro navrhování nových systémů, struktur a procesů. Ale jakmile je takový systém vytvořen, jeho řízení už týmovou spolupráci nevyžaduje. Naopak, bylo by plýtváním času a energie mít tým pro řízení běžných systémů.Tým, nebo týmová práce?
Týmová práce znamená spolupráci, která vyžaduje respekt a docenění významu přispění druhých. Je založena na nápomocném a podporujícím postoji jako opaku nevlídnosti a rivality. Týmová práce je cenná hodnota jakéhokoli společného úsilí, ale automaticky neutvoří ze skupiny tým. Tým je složka/celek utvořený za účelem dosažení určitého výsledku – vítězství ve hře, řízení organizace nebo vývoje nějakého produktu. Jinými slovy, vzájemně spolupracující jedinci jsou něco jiného než členové týmu, jejichž spolupráce zvyšuje výsledky.
Podívejte se na svoji organizaci a najdete v ní několik různých forem uspořádání z hlediska spolupráce. Obecně můžeme vysledovat až pět kategorií. Všímejte si, jak každá z těchto jednotek dosahuje svých výsledků a jakou míru spolupráce potřebuje pro naplnění organizačních cílů.
1)
Jednotlivci
(individual) – některé činnosti mohou a měly by být zajišťovány jedinou osobou. Tento jedinec má všechny odborné znalosti a dovednosti potřebné ke svěřené práci, za kterou je výhradně zodpovědný. V případě, že se objem práce zvýší tak, že už ji nezvládne jedna osoba, organizace vytvoří další pracovní pozici.2)
Pracovní četa
(workgroup) – tato organizační jednotka sestává ze skupiny lidí, kteří pracují pospolu, a je jim přidělen v podstatě ten samý druh práce, avšak nejsou na sobě závislí co do sdílení informací a dovedností potřebných pro splnění úkolu. Všichni mají totožnou pracovní agendu, ale objem práce je příliš veliký pro jednoho pracovníka.3)
Spolupracující skupina (collaborative workgroup) – jednotlivci v takové skupině potřebují informace jeden od druhého, aby mohli splnit zadání. Práci si mohou předávat od jednoho k druhému, tak jako ve výrobním systému. Každý jednotlivec dokončí jeden krok z celkového procesu, který vede k finálnímu produktu. Chyba jednoho pracovníka negativně ovlivní výkon celé skupiny. Dobře spolupracující skupina může vypadat jako tým, ale odlišuje ji to, že každý jednotlivec je zodpovědný právě jen za svůj díl práce, za který je také odměňován. Další rozdíl je v tom, že spolupracující skupina je relativně trvalá jednotka organizace, zatímco týmy jsou častěji ustanovovány pro specifické úkoly a zase rozpouštěny, když svůj úkol splní.
4)
Tým
– je malá skupina vzájemně závislých jednotlivců, kteří skládají dohromady potenciál (znalosti, zkušenosti, dovednosti) k provedení zadaného úkolu. Členové týmu mají jasné role, sdílejí vizi a smysl činnosti a jsou kolektivně zodpovědní za dokončení úkolu a dosažení týmových cílů.PŘÍKLAD
Příklady, které dobře ilustrují rozdíl mezi spolupracující skupinou a týmem, si lze vzít například ze sportu. Kupříkladu plavecká družstva jsou skupiny, kde se všichni sportovci zabývají touž činností. Každý plavec může trénovat individuálně. Během tréninku i vlastního závodu jednotliví členové družstva nemusejí kooperovat, nebo dokonce komunikovat. Každý plave štafetu samostatně, jeden po druhém. Takové uspořádání odpovídá více spolupracující skupině. Fotbal, basketbal či baseball oproti tomu sdružuje hráče s odlišnými a vzájemně se doplňujícími dovednostmi. Jedinec sám za sebe nemůže soutěž vyhrát. Všichni členové týmu potřebují sdílet herní strategii a koordinovat své role v ní. Akce konkrétního hráče záleží na tom, co dělají jeho spoluhráči - členové týmu jsou na sobě vzájemně závislí. Tato závislost a společný účel z nich tvoří tým v pravém slova smyslu. Tytéž charakteristiky týmu se uplatňují v kterémkoli jiném odvětví.
5)
Vysoce výkonný tým
(high-performance team) – vykazuje neobvyklou míru synergie mezi členy a překonává očekávání, která můžeme klást na jeho jednotlivé příslušníky. Osobní angažovanost každého člena na osobním růstu a úspěchu druhých je mimořádná. V takovém týmu není neobvyklé, že jedinci obětují individuální odměnu ve prospěch společného úspěchu. Stupeň koordinace a vzájemné provázanosti v týmu je takový, že jednotliví členové jsou schopni předvídat navzájem své potřeby a okamžitě jim vycházet vstříc.Následující otázky vám pomohou určit, jaký druh organizační formy v rámci kontinua jednotlivec–vysoce výkonný tým nejlépe odpovídá vašim potřebám:
Detailně charakterizujte povahu úkolu, který je třeba zpracovat.
Je úkol jednoduchý, nebo složitý a vícedimenzionální?
Jaké překážky se mohou vyskytnout a jaké problémy musejí být vyřešeny k dosažení cíle?
Jaká rozhodnutí musí být činěna pro splnění úkolu? Co může toto rozhodování ztěžovat?
Bude se úkol opakovat, nebo se vyskytl pouze jednou?
Jak dlouho potrvá, než bude úkol dokončen?
Jak snadno dostupné jsou informace, znalosti a dovednosti pro splnění úkolu?
Je k dispozici odborník, který má veškeré potřebné informace, znalosti a dovednosti potřebné k dokončení úkolu?
Vyžaduje úkol více lidí majících stejnou odbornost?
Jak důležitá je rozmanitost myšlenek a názorů pro úspěšné zvládnutí úkolu?
Jak zásadní jsou vztahy s klíčovými partnery, zákazníky, vrcholovým managementem?
Pokud potřebujete tým, potřebujete podporu
Možná jste se na tomto místě rozhodli, že dosažení cílů vaší organizace si vyžaduje ustanovit tým. Ale žádný tým nepracuje ve vakuu.
Týmy musejí fungovat v rámci vaší organizace a její kultury.
Jmenování členů týmu ještě neznamená, že lidé budou pracovat jako skutečný tým. I když jste vybrali jednotlivé členy s velikou pečlivostí a s ohledem na jejich znalosti a odbornost, tato skupina se nikdy nemusí proměnit v tým. Když vaše organizace nemůže nebo nechce podporovat tým, který jste založili, nebo pokud není schopna ocenit výkony týmu podobně, jako je uznáváno individuální úsilí, šance na úspěch vašeho týmu budou omezené. Za těchto podmínek uděláte lépe, když úkol svěříte jinému druhu organizační formy.PŘÍKLAD
Pokud v rámci vaší organizace nesvěříte týmu potřebné pravomoci mimo stávající řídící hierarchii (při zachování povinnosti týmu reportovat nadřízeným o své činnosti), není pravděpodobné, že tým přijde s řešením překračujícím současné funkční uspořádání. Pokud vaše organizace nepodporuje myšlenku, že tým by měli tvořit kvalifikovaní lidé zastávající různá hlediska, pak váš tým může mít problémy nalézt inovativní pohledy na řešení úkolů organizace a strategické rozhodování. Pokud vaše organizace nemá vůli dopřát týmu čas na rozvoj (což může prodloužit dobu splnění úkolu, než kdyby ho řešil jiný typ organizační formy), může tým zápasit s problémem zformovat se do efektivního celku.
Pokud chcete zjistit, zda vaše organizace dokáže podpořit tým – a pokud skutečně potřebuje tým –, podívejte se na její podpůrné systémy. Odpovězte na následující otázky, které zjišťují, do jaké míry je vaše organizace s to podporovat tým v oblasti rozvojových programů, finančních systémů a mechanismů zabezpečujících širokou firemní podporu.
Rozvojové programy
Aby se stal tým efektivní, organizace musejí zabezpečovat rozvojové programy, kde si mohou zaměstnanci osvojit základní interpersonální kompetence a týmové postupy nezbytné pro týmovou spolupráci.
Nabízí vaše organizace nějakou formu tréninku v oblastech jako řešení konfliktů, spolupráce, 360° zpětná vazba?
Pokud organizace nezajišťuje žádný formální výcvik týmů, je přípustné obstarat si takový kurz mimo organizaci?
Součástí jakého rozpočtu jsou náklady na trénink? Jsou zahrnuty do nákladů týmu? Nebo jsou rozpočítány na každého jednotlivého pracovníka? Nebo spadají pod centrální rozpočet organizace?
Pokud na školení nejsou vyčleněny zvláštní prostředky, existuje možnost navštívit jiný srovnatelný tým, od kterého se lze učit?
Finanční systémy
Činnost týmů se obvykle prolíná mnoha oblastmi, ale organizace často váží systém financování jen na jednu z nich. Organizace musejí poskytovat takové finanční systémy, které tým zabezpečí a jejich rozpočet ochrání.
Jak probíhá v rámci organizace proces sestavování rozpočtu pro tým?
Jak to ovlivní rozpočet, pokud je tým tvořen lidmi z různých organizačních úseků, které mají své vlastní nezávislé rozpočty?
Co se musí udělat, aby měl tým jistotu, že bude mít svůj vlastní rozpočet, na který mu nikdo nesáhne?
Pokud tým potřebuje další prostředky, jakou procedurou tyto peníze může získat?
Veřejná, celopodniková podpora
Organizace by měly zajišťovat funkční komunikační nástroje a kanály a zabezpečit celopodnikovou podporu pro práci týmu.
Najdou se ve vaší organizaci příklady úspěšných týmů? Jaká opatření přispěla k tomu, že tým uspěl? Jak byla podpora tomuto týmu komunikována – nejen ve vedení, ale v rámci celé organizace?
Kdo z vaší organizace vedl úspěšný tým? Co se od něho můžeme naučit?
Co v případě týmů, které se neosvědčily, z hlediska celé organizace zapříčinilo jejich selhání?
Odměňování týmu
Vedle těchto tří oblastí organizace podporují týmy prostřednictvím systémů odměňování, které oceňují úspěch týmu souběžně, nebo dokonce namísto individuálních pracovních úspěchů. Pokud organizace neposkytuje takovou formu odměňování, potom je zbytečné na tým pomýšlet. K posouzení této oblasti si zodpovězte následující otázky:
Jak vaše organizace odměňuje výkon týmu?
Jaké můžete uvést příklady prokázaného uznání za mimořádný výkon týmu?
Jak organizace vyvažuje rovnováhu mezi odměňováním individuálního a kolektivního úsilí?
Jaké peněžní a nepeněžní odměny jsou obvykle týmům poskytovány?
Jdeme do týmů
Pokud mají potřebnou podporu, zdroje a mandát,
přinášejí týmy organizaci výjimečné hodnoty.
Ve složitém světě a ve složitých organizacích může jednotlivec vyniknout jen velmi málo. Rozvojové výzvy po organizaci často požadují velkou rozmanitost nápadů a úzkou spolupráci, která je charakteristická právě pro týmy. Když zaměstnanci zažívají úspěch jako týmoví hráči, obvykle nalézají v práci větší uspokojení. Větší perspektiva, kterou mohou týmy svým členům nabídnout, jim umožňuje objevit v práci hlubší smysl. Týmy se tak často stávají klíčovým prvkem organizace vnímané jako dobré místo pro práci, podporující větší angažovanost zaměstnanců a loajalitu, kterou firmy obvykle cení. Práce v týmu přináší prospěch i jednotlivcům. Je to významná pracovní zkušenost, která dává zaměstnancům:Osobní zaujetí pro práci, kdy lidé říkají „moje firma“ (moje škola).
Novou síť kontaktů uvnitř organizace, která může usnadnit či urychlit budoucí projekty i rutinní, každodenní procesy.
Příležitosti k rozvoji znalostí a dovedností.
Prostředek k pochopení potřeb a funkcí různých částí organizace.
Možnosti formulovat a vyjadřovat myšlenky a názory.
Příležitosti k rozvoji vůdčích schopností.
Zkušenosti ze spolupráce při řešení problémů.
ZÁVĚR
Týmy jsou často ty nejlepší prostředky, jimiž
se organizace učí.
Jsou motorem inovací a jedinečným zdrojem nápadů, nových produktů a služeb. Týmy ale nemusejí být nejlepším řešením v každé situaci. Dokonce nemusejí být vůbec dobrým řešením. Má-li organizace mít z týmu prospěch, musejí mít řídicí pracovníci jistotu, že tým je přesně to, co potřebují pro dosažení organizačních cílů.
Pokud je týmu přidělen odpovídající úkol, je-li sestaven z vhodných členů, a když je v prostředí organizace podporován, může tým dosáhnout skutečného průlomu
v práci. Rozvaha, zda jsou splněny tyto tři klíčové momenty, tak představuje první, rozhodujíc krok, který bychom neměli při zakládání týmů opominout.ZDROJE
KOSSLER, M. E. a K. KANAGA.
Do You Really Need a Team?
North Carolina (USA): Center for Creative Leadership, 2007. 28 s. ISBN 1-932973-12-5.1 www.ccl.org