Skartační řízení a vyřazování dokumentů, 8. část

Vydáno: 9 minut čtení

Ti z vás, kteří četli seriál o spisové službě pravidelně, jistě vědí, že je dnes čeká poslední fáze životního cyklu dokumentu, kterou je skartační řízení a vyřazování dokumentů. Žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, nemůže škola bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat, protože by porušila zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“).

Skartační řízení a vyřazování dokumentů
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ
Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost školy, a úřední razítka vyřazená z evidence buď z důvodu jejich opotřebení, nebo změny údajů na nich uvedených. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá ředitel školy. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, ale může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud škola dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.
Škola sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení, uspořádaných podle spisových znaků. Odděleně uvede dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ škola posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. Skartační řízení se provádí na základě
skartačního návrhu, který obsahuje název školy, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku a návrh termínu provedení skartačního řízení. Skartační návrh
zašle škola příslušnému archivu k posouzení
a k provedení výběru archiválií. V případě listinné podoby se skartační návrh posílá ve dvojím vyhotovení.
K provedení skartačního řízení jmenuje ředitel školy skartační komisi, která je zpravidla tříčlenná.Na základě skartačního řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení, který obsahuje soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválie do příslušné kategorie, určení, kde bude archiválie uložena, a soupis dokumentů, které lze zničit. Škola předá příslušnému archivu dokumenty, popř. úřední razítka, vybrané jako archiválie k trvalému uložení. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“, popř. úředních razítek, škola zabezpečí jejich zničení, tzn. jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.
Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví škola ve spisovém řádu.
Do 30. 6. 2012 se dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení převádějí po uzavření spisu do analogové (listinné) podoby, tzn. dokumenty úřední povahy doručené do školy prostřednictvím datové schránky nebo e-mailem se tisknou a evidují v základní evidenční pomůcce (podacím deníku/elektronické spisové službě).
Pozor na skartační řízení podacích deníků, které jdou do skartačního řízení až poté, co skartačním řízením prošly všechny dokumenty evidované v daném podacím deníku.
UKLÁDÁNÍ ARCHIVÁLIÍ
Archiválie jsou ukládány do místně příslušných archivů, ve kterých nadále slouží veřejnosti k praktickému využití i odbornému studiu.
V následujícím seznamu naleznete podle sídla školy váš místně příslušný archiv:
Praha
Archiv hlavního města Prahy (2 pracoviště):
 
Archivní 6, Praha 4 – Chodovec
 
Clam-Gallasův palác (Husova 20, Praha 1)
Středočeský kraj
Státní oblastní archiv v Praze se dělí na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv Benešov
 
Státní okresní archiv Beroun
 
Státní okresní archiv Kladno
 
Státní okresní archiv Kolín
 
Státní okresní archiv Kutná Hora
 
Státní okresní archiv Nymburk se sídlem v Lysé nad Labem
 
Státní okresní archiv Mělník
 
Státní okresní archiv Mladá Boleslav
 
Státní okresní archiv Praha-východ se sídlem v Přemyšlení
 
Státní okresní archiv Praha-západ se sídlem v Praze
 
Státní okresní archiv Příbram
 
Státní okresní archiv Rakovník
Moravskoslezský kraj + Olomoucký kraj
Zemský archiv v Opavě dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv Bruntál
 
Státní okresní archiv Frýdek-Místek
 
Státní okresní archiv Jeseník
 
Státní okresní archiv Karviná
 
Státní okresní archiv Nový Jičín
 
Státní okresní archiv Olomouc
 
Státní okresní archiv Opava
 
Státní okresní archiv Prostějov
 
Státní okresní archiv Přerov
 
Státní okresní archiv Šumperk
Archiv města Ostravy
 
školy zřizované městem
Ostrava Pardubický kraj + Královéhradecký kraj
Státní oblastní archiv v Zámrsku dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv Hradec Králové
 
Státní okresní archiv Chrudim
 
Státní okresní archiv Jičín
 
Státní okresní archiv Náchod
 
Státní okresní archiv Pardubice
 
Státní okresní archiv Rychnov nad Kněžnou
 
Státní okresní archiv Svitavy se sídlem v Litomyšli
 
Státní okresní archiv Trutnov
 
Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí
Ústecký kraj + Liberecký kraj
Státní oblastní archiv v Litoměřicích dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv Česká Lípa
 
Státní okresní archiv Děčín
 
Státní okresní archiv Chomutov se sídlem v Kadani
 
Státní okresní archiv Jablonec nad Nisou
 
Státní okresní archiv Liberec
 
Státní okresní archiv Litoměřice se sídlem v Lovosicích
 
Státní okresní archiv Louny
 
Státní okresní archiv Most
 
Státní okresní archiv Semily
 
Státní okresní archiv Teplice
Archiv města Ústí nad Labem
 
školy zřizované městem Ústí nad Labem
Karlovarský kraj + Plzeňský kraj
Státní oblastní archiv v Plzni dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv Domažlice
 
Státní okresní archiv Cheb
 
Státní okresní archiv Karlovy Vary
 
Státní okresní archiv Klatovy
 
Státní okresní archiv Plzeň-jih
 
Státní okresní archiv Plzeň-sever
 
Státní okresní archiv Rokycany
 
Státní okresní archiv Sokolov
 
Státní okresní archiv Tachov
Archiv města Plzně
 
školy zřizované městem Plzeň
Jihomoravský kraj + Vysočina + Zlínský kraj
Moravský zemský archiv v Brně dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv Blansko
 
Státní okresní archiv Brno-venkov
 
Státní okresní archiv Břeclav se sídlem v Mikulově
 
Státní okresní archiv Havlíčkův Brod
 
Státní okresní archiv Hodonín
 
Státní okresní archiv Jihlava
 
Státní okresní archiv Kroměříž
 
Státní okresní archiv Pelhřimov
 
Státní okresní archiv Třebíč
 
Státní okresní archiv Uherské Hradiště
 
Státní okresní archiv Vsetín
 
Státní okresní archiv Vyškov
 
Státní okresní archiv Zlín
 
Státní okresní archiv Znojmo
 
Státní okresní archiv Žďár nad Sázavou
Archiv města Brna
 
školy zřizované městem Brno
Jihočeský kraj
Státní oblastní archiv v Třeboni dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:
 
Státní okresní archiv České Budějovice
 
Státní okresní archiv Český Krumlov
 
Státní okresní archiv Jindřichův Hradec
 
Státní okresní archiv Písek
 
Státní okresní archiv Prachatice
 
Státní okresní archiv Strakonice
 
Státní okresní archiv Tábor
SPISOVÁ ROZLUKA
Znovu si dovolím připomenout důležitou informaci z minulého čísla tohoto časopisu, že se při zrušení nebo sloučení školyprovádí tzv. spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení, kdy se vyřadí dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty se předávají při sloučení nástupnické škole podle předávacích seznamů, při zrušení školy zřizovateli nebo likvidátorovi. Vyřízené dokumenty, kterým ještě neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy, resp. zřizovatele nebo likvidátora.
Nevyřízené dokumenty se předají nástupnické škole, která si je zaeviduje jako doručené.
Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.
KONTROLA PLNĚNÍ POVINNOSTÍ VYPLÝVAJÍCÍCH Z ARCHIVNÍHO ZÁKONA
Kontrolu v oblasti péče o dokumenty a spisové služby provádí archivy podle své územní působnosti. Kontrola je vykonávána
archivními inspektory, kteří jsou oprávněni zakázat činnost, která by mohla způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií, nebo uložit opatření k odstranění zjištěných nedostatků.
Proti rozhodnutí se lze odvolat.
SPRÁVNÍ DELIKTY PRÁVNICKÝCH OSOB
Pokud škola nevykonává spisovou službu podle archivního zákona, nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, anebo neoznačuje dokumenty podle spisového řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami, nebo nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů ve spisovně, může jí být uložena
pokuta do 200 000 Kč.
ZÁVĚR
Dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a nejsou již potřebné pro činnost školy, a úřední razítka vyřazená z evidence, se vyřazují v rámci skartačního řízení, které se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení probíhá na základě skartačního návrhu, který vytvoří škola a předá do místně příslušného archivu k posouzení. Archiv vydá protokol o provedeném skartačním řízení, který bude obsahovat seznam archiválií, které škola do archivu předá a zároveň souhlas se skartací dokumentů se skartačním znakem „S“.
Při reorganizaci (zrušení, sloučení) školy se provádí spisová rozluka, jejíž součástí je vždy skartační řízení. Dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty, se vyřadí, ostatní dokumenty se předají nástupnické škole, resp. zřizovateli nebo likvidátorovi k jejich dalšímu zpracování. Kontrolu nad výkonem spisové služby a péči o dokumenty vykonává místně příslušný archiv, který může škole při porušení povinností vyplývajících z archivního zákona uložit pokutu do výše 200 000 Kč.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat
tvorbou spisového řádu ve škole.
ZDROJE
 
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
 
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Související dokumenty

Pracovní situace

Úvod ke spisové službě
Spisová služba ve školách a školských zařízeních
Rozdělování, oběh a vyřizování dokumentů ve škole
Vnitřní řád školní družiny
Příjem a evidence dokumentů ve škole
Odesílání a ukládání dokumentů
Vyřazování dokumentů
Základní momenty novely zákona o pedagogických pracovnících a novely školského zákona
Školský zákon a jeho vyhlášky
Poskytování školního stravování z pohledu zákazu diskriminace
Souhlas se zpracováním osobních údajů ve školách - nejčastější situace
Co dělat, když škole přijde poškozené zboží?
Co dělat, když škole nepřijde zboží, které si objednala?
Policie ve škole
V jakých případech může škola odmítnout či odložit pomoc Policii ČR
Únor 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Březen 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Vnitřní předpis o spisové službě pro školy
Jak na spisový a skartační řád?
Změna pracovního poměru

Poradna

Povinnost archivace dokumentů školní jídelny
Jmenování ředitele
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost
Škola v přírodě
Střet zájmů
Doprovod do školy
DPČ
Zákoník práce
Výpověď
Úvazky

Články

Ukládání dokumentů ve škole a jejich archivace, 7. část
Odesílání dokumentů ze školy, 6. část
Vyřízení dokumentů a uzavření spisů ve škole, 5. část
Rozdělování a oběh dokumentů ve škole, 4. část
Evidence dokumentů ve škole, 3. část
Tvorba spisového řádu pro školy, 2. část
Spisová služba ve školách a školských zařízeních, 1. část

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Vyhlášky

191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby