Praktické dopady novely archivního zákona účinné od 1. 7. 2012 a jeho nové prováděcí vyhlášky do škol

Vydáno:

V dnešním čísle se budu zabývat aktuálními novinkami v oblasti archivnictví a spisové služby, ke kterým došlo díky níže uvedeným změnám právních předpisů v této oblasti a které se dotýkají škol.

Praktické dopady novely archivního zákona účinné od 1. 7. 2012 a jeho nové prováděcí vyhlášky do škol
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
 
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ARCHIVNÍ ZÁKON
Základním právním předpisem v oblasti archivnictví a spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“). Archivní zákon byl již jedenáctkrát novelizován a jeho poslední novela, zákon č. 167/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a další související zákon, nabyla účinnosti 1. 7. 2012.
PROVÁDĚCÍ VYHLÁŠKY ARCHIVNÍHO ZÁKONA
K archivnímu zákonu byly vydány dvě prováděcí vyhlášky. Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která nabyla účinnosti 1. 8. 2012, ruší předchozí vyhlášku č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a je pro školy důležitá, protože
detailně popisuje jednotlivé fáze oběhu dokumentů v organizaci.
Druhou je vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, jež byla již dvakrát novelizována týká se archivů. Její poslední novela, vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., nabyla účinnosti 1. 7. 2012.
LEGISLATIVNÍ ZMĚNY DOTÝKAJÍCÍ SE ŠKOL
Pro školy a školská zařízení stále platí
možnost výběru způsobu vedení spisové služby:
buď v listinné (podací deník), nebo elektronické podobě (software). Avšak
od 1. 7. 2012
platí pro školy, které vedou spisovou službu v elektronické podobě, že jejich elektronický systém spisové služby musí splňovat požadavky archivního zákona v platném znění a zároveň tzv. Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který stanovuje technické požadavky na příslušný software a byl 11. 7. 2012 novelizován.
Očekávanou změnou je informace týkající se skenování dokumentů. Vyhláška říká:
„Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby,
zpravidla
převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě.“
V předchozí vyhlášce bylo slovo „zpravidla“ ve vztahu ke skenování kontroverzním, neboť si jej každá organizace vykládala po svém. Některé instituce tvrdily, že zpravidla znamená spíše ano, a skenovaly, jiné neskenovaly. Čekalo se tedy na novou vyhlášku, která měla tento rozpor vyřešit. Nevyřešila, neboť slovo zpravidla bylo zachováno. Na základě toho jsem si vyžádala od Ministerstva vnitra ČR stanovisko k tomuto spornému bodu vyhlášky. Koncem srpna 2012 mi přišla odpověď, že
převádění dokumentů z analogové do digitální podoby (autorizovanou konverzí nebo prostým skenováním) je možností, nikoliv povinností organizací.
Co to znamená pro školy? Záleží pouze na nich, zda se rozhodnou skenovat či nikoliv.
Další změna se týká ukládání dokumentů. Všechny vyřízené dokumenty a uzavřené spisy jsou po dobu trvání skartační lhůty
uloženy ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků
dle spisového a skartačního plánu školy, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. Tato nová povinnost ukládání dokumentů podle spisového a skartačního plánu vznikla pod hrozbou pokuty do výše až 200 000 Kč.
Pozitivní novinkou je
zrušení povinnosti jmenovat skartační komisi
v procesu skartačního řízení!
Spisový řád
je povinnou směrnicí ve školách. Od 1. 7. 2012 si musí školy tuto směrnici rozšířit o informaci týkající se spisové rozluky, která se provádí při
zrušení školy, resp. její reorganizaci
(např. sloučení škol).
Rušená (slučovaná) škola zpracuje
plán provádění spisové rozluky
včetně časového rozvrhu, který zašle místně příslušnému archivu, pod který spadá. Připravuje ji a provádí před datem svého zrušení (sloučení) rušená (slučovaná) škola, dokončuje ji její právní nástupce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušená (slučovaná) škola do skartačního řízení.
Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do
spisovny nástupnické školy na základě předávacích seznamů.
Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená (slučovaná) škola pomocí
předávacího seznamu
nástupnické škole, která si je zaeviduje do své evidence dokumentů jako nově doručené. V případě úplného zániku školy bez nástupce, přejdou dokumenty A do místně příslušného archivu, pod který škola spadá, a dokumenty S, u kterých ještě neuplynuly skartační lhůty, si převezme do své spisovny zřizovatel.
Školy, které vedou spisovou službu v elektronické podobě, musí navíc doplnit do svého spisového řádu informaci o vedení spisové služby v mimořádných situacích. V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace přechází škola na vedení spisové služby náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, škola zaeviduje dokumenty evidované v náhradní evidenci v elektronickém systému spisové služby nebo samostatné evidenci dokumentů. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle než 48 hodin, škola je ponechá zaevidované v náhradní evidenci. Náhradní evidence je bezodkladně po ukončení mimořádné situace uzavřena. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci jsou uloženy ve spisovně společně s ostatními dokumenty.
Novou povinností škol je zaslání spisového a skartačního plánu příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně, který si ho uloží.
ZDROJE
 
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
 
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Související dokumenty

Pracovní situace

Základní momenty novely zákona o pedagogických pracovnících a novely školského zákona
Pedagogičtí pracovníci a pracovní poměr na dobu určitou od 1. 9. 2023 (1. část)
Školský zákon a jeho vyhlášky
2022/2023: Činnosti mateřské školy v 1. pololetí školního roku
Klasifikační práce ve školství a spisová služba
Malotřídní základní škola - legislativa
Pravidla rozpočtové odpovědnosti
Shrnutí základních legislativních změn ovlivňujících činnost škol a školských zařízení ve školním roce 2017/2018
Novela maturitní vyhlášky
Shrnutí změn školského zákona k 1. 9. 2015
Jak „číst“ nový občanský zákoník – povaha jeho právních norem
Právní domněnky v novém občanském zákoníku a jejich rizika
Blíží se lhůta pro změnu stanov SRPŠ
Pracovní doba pedagogických pracovníků, její rozvržení a evidence
Zápis do prvního ročníku základního vzdělávání – základní souvislosti v rámci školského zákona a prováděcích vyhlášek
Přijímání ke vzdělávání ve střední škole a konzervatoři - právní předpisy, informace
Leden 2022: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Prosinec 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Červen a červenec 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení
Srpen a září 2021: Právní předpisy a informace významné pro práci škol a školských zařízení

Poradna

Povinnost archivace dokumentů školní jídelny
Jmenování ředitele
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost
Škola v přírodě
Střet zájmů
Doprovod do školy
DPČ
Zákoník práce
Výpověď
Úvazky

Zákony

499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu)

Vyhlášky

259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby
645/2004 Sb. , kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů