Povinnosti podle zákona o ochraně osobních údajů vztahující se ke školské dokumentaci

Vydáno:

Při zpracování osobních dat prostřednictvím školské dokumentace zcela jednoznačně dochází ke zpracování osobních údajů. Škola jakožto správce osobních údajů tedy musí dodržovat všechny povinnosti vyplývající ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoOU“), a samozřejmě je přizpůsobit specifikům školního prostředí a zákonům, které toto prostředí regulují.

Povinnosti podle zákona o ochraně osobních údajů vztahující se ke školské dokumentaci
JUDr.
Eva
Janečková
 
ÚOOÚ, Oblastní inspektorát práce hl. m. Praha, přednáší a publikuje na téma pracovní právo a ochrana osobních údajů
Shrneme-li všechny povinnosti, je možné je zaznamenat takto:
 
povinnost stanovit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovány, tj. proč a k jakému cíli se shromažďují a následně zpracovávají údaje;
 
povinnost stanovit
prostředky zpracování
a stanovit
způsob zpracování
osobních údajů, kterých může být při zpracovávání použito; obojí by měl správce stanovit ještě před zahájením zpracování údajů;
 
povinnost zpracovávat pouze přesné osobní údaje, které získal v souladu se zákonem;
 
povinnost uchovávat osobní údaje pouze
po dobu, která je nezbytná
k účelu jejich zpracování;
 
povinnost zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny;
 
povinnost shromažďovat osobní údaje pouze otevřeně; je vyloučeno shromažďovat údaje pod záminkou jiného účelu nebo jiné činnosti;
 
povinnost nesdružovat osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům;
 
povinnost informační;
 
povinnost umožnit přístup subjektu údajůk informacím o něm zpracovávaným;
 
povinnost údaje zabezpečit;
 
povinnost registrační, z níž existují výjimky.
Ve všech případech, kde neexistuje speciální právní úprava obsažená například v zákoně č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“), nebo dalších právních předpisech, je nutné respektovat
obecnou úpravu uvedenou v ZoOU.
Školský zákon obsahuje na několika místech zvláštní úpravu informační povinnosti školy, obecně upravenou v § 11 ZoOU a s ním věcně spjatého přístupu subjektu údajů k osobním údajům a informacím o nich. Tato úprava je dále podrobněji upravena v několika prováděcích předpisech.
Školy jsou ze zákona oprávněny poskytovat údaje z dokumentace a údaje ze školní matriky osobám, které svůj nárok prokáží oprávněním stanoveným zákonem, včetně zákona školského, tedy mj. zletilým žákům a studentům, zákonným zástupcům dětí a nezletilých žáků a rodičům, popřípadě osobám, které vůči zletilým žákům a studentům plní vyživovací povinnost. Ustanovení
§ 21 a § 28 školského zákona
jsou formálně zvláštní úpravou přístupu k informacím, obecně upraveného v ustanovení § 11 odst. 1 a 2 a § 12 odst. 1 a 2 ZoOU. Na první pohled nenese tato úprava žádný odlišný obsah; její základní výhodou je stanovení podstatně volnějšího režimu se všemi pozitivními důsledky pro obě strany.
Na rozdíl od obecné úpravy přístupu subjektu údajů k vlastním osobním údajům, obsažené v ustanovení § 12 odst. 1 a 2 ZoOU, navozuje úprava postulování práva žáků, studentů a zákonných zástupců dětí a nezletilých žáků, provedená školským zákonem, možnost naplňovat jedno ze základních práv při zpracování osobních údajů bez písemných formalit a jako zcela samozřejmou součást vzájemné komunikace školy a žáků a jejich rodičů, případně dalších osob vymezených zákonem. Tam, kde se objeví ve vzájemné komunikaci obou stran problémy, je na místě všechny kroky
dokumentovat
a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, evidovat v rámci spisové služby. Zvláštní úprava přístupu k informacím a informací o zpracování nepředpokládá, že by škola mohla použít ustanovení § 12 odst. 3 ZoOU a požadovat za poskytnutí informace úhradu. Zvláštní úpravou k tomuto ustanovení ZoOU je
úprava úhrady za vystavení stejnopisu a opisu vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu
v § 28 odst. 8 školského zákona.
Školský zákon naproti tomu neobsahuje ani nezakládá žádnou zvláštní úpravu informační povinnosti a přístupu subjektu údajů k osobním údajům a informacím o nich pro jiné kategorie subjektů údajů, tj. zejména pedagogické pracovníky a obecně zaměstnance školy.1)
Potřeba ochrany údajů týkajících se dětí musí vzít v úvahu dva důležité aspekty. Těmi je za prvé různá úroveň vyspělosti, která určuje, kdy mohou děti začít samy nakládat se svými údaji, a za druhé rozsah, nakolik mají zástupci právo zastupovat nezletilé osoby v případech, kdy by sdělení osobních údajů poškodilo zájem dítěte.2)
Podle § 5 odst. 2 ZoOU může správce osobních údajů zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu je může zpracovávat pouze v případech uvedených v § 5 odst. 2 písm. a) až g) ZoOU. Výše uvedené zpracování v rámci školské dokumentace spadá pod výjimku uvedenou v ustanovení § 5 odst. 2 písm. a) ZoOU, tedy zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce, a souhlasu není zapotřebí.
POZNÁMKA
Text vyjadřuje názory a postoje autora, nejedná se o oficiální stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů.
1 MATOUŠOVÁ, M. Povinná dokumentace školy a ochrana osobních údajů.
Řízení školy
. Praha: ASPI Publishing, 2006, 4, s. 19-21
2 Stanovisko WP 29 č. 2/2009 k ochraně osobních údajů dětí (Obecné pokyny a zvláštní případ škol) přijaté dne 11. února 2009.

Související dokumenty

Pracovní situace

GDPR - pro školy
Evidenční list dítěte nepřijatého k předškolnímu vzdělávání
Kamerové systémy v mateřské škole
Ochrana osobních údajů v praxi poradenských pracovníků
Poskytování osobních údajů školami Policii ČR
Předávání osobních údajů žáků pojišťovnám
Metodická pomůcka k aplikaci GDPR ve školství - vydaná MŠMT
GDPR: Jak zjistit, že škola (ne)potřebuje souhlas?
Poskytování osobních údajů při kontrole České školní inspekce
Vysvědčení a rodné číslo
Umožnění přístupu k osobním údajům
Telefonické ověřování výše platu
Zpřístupňování osobních údajů učitelů na webových stránkách školy
Databáze uchazečů o zaměstnání
Evidence návštěvníků při vstupu do budovy školy
Předávání osobních údajů žáků při jeho přestupu na jinou školu
Zpracovávání osobních údajů v podobě výsledků vzdělávání
Záznam z pedagogické rady
Právo na informace o dítěti partnera (nevlastním dítěti)
Poskytování informací o platech zaměstnanců školy

Poradna

Jmenování ředitele
Zveřejňování fotografií
Pracovní náplň
Nekomunikace
Zřizovatel
Doplňková činnost
Zástup
Pracovnělékařské služby
Jmenování ředitelky
Poplatky školní družina
GDPR
Vychovatelka ŠD
Pracovní neschopnost
Škola v přírodě
Střet zájmů
Doprovod do školy
DPČ
Zákoník práce
Výpověď
Úvazky

Zákony

101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů
561/2004 Sb. o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon)
499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů