Likvidace osobních údajů v podobě omluvenek

Učitelé na školách všech typů musí denně řešit množství případů, při nichž dochází ke zpracování osobních údajů žáků a studentů. Někdy je to zpracování nahodilé (například zaslání SMS rodičům, že jejich dítě onemocnělo a rodič by si je měl vyzvednout), jindy systematické (například provedení prezence). Jedním z takových případů je i nakládání s omluvenkami, tzn. jejich shromažďování, ukládání a likvidace. A právě v posledním uvedeném, tedy v likvidaci, dochází často k pochybení.

Podle ustanovení § 22 odst. 3 písm. d) zákona č. 561/2004 Sb., zákona o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“), v souladu s podmínkami stanovenými školním řádem. Podle ustanovení § 50 odst. 1 téhož zákona je zákonný zástupce žáka povinen doložit důvody nepřítomnosti žáka ve vyučování

Podmínky pro uvolňování žáka z vyučování a omlouvání neúčasti žáka ve vyučování stanoví školní řád. Omlouvání nepřítomnosti žáka ve vyučování tak nelze vždy ponechat pouze ve výlučné kompetenci zletilého žáka nebo zákonného zástupce nezletilého žáka, neboť v takovém případě by škola mohla přijít o jeden z velmi důležitých podnětů, který může pomoci odhalit, že ve výchově a rodinném zázemí žáka není vše v pořádku.

Z uvedeného vychází základní pravidla pro omlouvání nepřítomnosti žáků. Zletilý žák nebo zákonný zástupce nezletilého žáka je povinen doložit žáka ve vyučování nejpozději do 3 kalendářních dnů od počátku nepřítomnosti. Důležité je použití formulace „doložit důvody nepřítomnosti žáka“ místo „omluvit nepřítomnost žáka“. Podle tohoto ustanovení tedy již nestačí ve stanovené lhůtě 3 kalendářních dnů pouze sdělit, proč je žák ve vyučování nepřítomen, ale zároveň je nezbytné tyto důvody doložit, a to způsobem stanoveným ve školním řádu školy.

Školský zákon tak výslovně počítá s tím, že střední škola je oprávněna v důvodných případech vyžadovat jako součást omluvenky zletilého žáka nebo zákonného zástupce nezletilého žáka určitý doklad potvrzující uváděné důvody. Jedná se především o potvrzení lékaře o nemoci žáka, doklad osvědčující uváděné rodinné důvody pro nepřítomnost žáka ve vyučování (svatba či pohřeb v rodině apod.). Uvedené musí být ve školním řádu výslovně a konkrétně upraveno.

Z toho vyplývá, že může a většinou bude obsahovat velké množství osobních údajů, často i citlivých. Proto je nutné likvidaci takového dokumentu nepodcenit a postupovat v souladu se ZoOU. Ten v ustanovení § 21odst. 1 uvádí, že správce nebo na základě jeho pokynu zpracovatel je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti subjektu údajů podle § 21. Podle ustanovení § 4 písm. i) ZoOU se likvidací osobních údajů rozumí Obecně rozšířená praxe škol, kdy jsou již nerelevantní omluvenky vyhazovány například do kontejnerů, není proto jako způsob likvidace dostačující a může vést k nemalým problémům.

ZoOU však poté, co pomine účel zpracování. Způsob jejího provedení je na správci, který by však měl mít stanoveny standardní postupy.

Jak vyplývá z dikce ZoOU, likvidaci provádí správce nebo na základě jeho pokynu zpracovatel. Problém obvykle nastává u papírových nosičů, kde správce likvidaci často provádí tím způsobem, že dokumenty s osobními údaji předá do sběrných surovin. Takovéto předání bez zvláštních záruk o zabezpečení osobních údajů při jejich likvidaci nelze v žádném případě doporučit. Jak již bylo řečeno, podle ustanovení § 4 písm. i) ZoOU se likvidací osobních údajů rozumí fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování.

Při předání nosičů s osobními údaji sběrným surovinám správce Jestliže by osobní údaje byly předány ve formě, která naplňuje znaky zpracování osobních údajů (například seznamy, evidence, dokumenty uspořádané podle osobních údajů) mohlo by dojít k podle § 13ZoOU, tedy povinnosti přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému

Způsob likvidace závisí na tom, na jakém nosiči jsou informace uchovávány. V zásadě se vždy jedná o fyzickou likvidaci, tedy o skutečnost, že osobní údaje přestanou u správce existovat. U papírových nosičů se nabízí skartace. Pokud správce nechce zlikvidovat všechny osobní údaje jím zpracovávané na předmětných dokumentech, přichází v úvahu také „nadbytečných“ údajů. U elektronických nosičů je možné zlikvidovat údaje jejich způsobem, který vyloučí zpětnou obnovu dat, a to například prázdnými znaky nebo překrytím jiným textem. Definice pojmu „likvidace“ v ustanovení § 4 písm. i) ZoOU připouští i možnost trvalého vyloučení z dalšího zpracování. Tato možnost je nepochybně dána pro případy, kdy dvě první možnosti nebude možno aplikovat, ať už vzhledem k charakteru dat nebo jejich nosiče či média. Tento způsob se tedy formálně a také do jisté míry technologicky blíží jiné formě zpracování, kterou je blokování. Z hlediska věcného informace o osobních údajích stále reálně existují, avšak jsou trvale a nezvratně nepřístupné pro každého, včetně správce samotného.

Za likvidaci není možné považovat takový způsob, po jehož aplikaci by přesto bylo možno, například jinými technickými prostředky, tyto údaje jakkoli obnovit, aby měly charakter osobních údajů.