Jak účelně a zdravě komunikovat?

Mezilidská komunikace patří mezi nejdůležitější činnosti člověka. Informujeme se navzájem, v jakém vztahu se nacházíme a jaký k sobě máme postoj. Sdělujeme si, co jeden od druhého potřebujeme. Vyměňujeme si informace, učíme se, prohlubujeme své vztahy. Rozhovorem naplňujeme náš společný volný čas a správně vedená komunikace zefektivňuje a zpříjemňuje náš čas pracovní. Všichni asi máme zkušenost s tím, že přes všechny snahy se nám někdy nedaří komunikovat tak, jak bychom si představovali nebo potřebovali. Z tohoto důvodu bych se s vámi chtěl podělit o několik poměrně jednoduchých pravidel, která mohou přispět k vaší efektivnější komunikaci.

Z hlediska procesu komunikace si můžeme její průběh rozdělit do tří částí: zahájení rozhovoru, průběh rozhovoru a jeho závěr.

Na začátku rozhovoru, ještě dřív než začneme s druhým probírat to důležité, potřebujeme s ním vytvořit raport, což znamená, vytvořit spolu užší vztah. To se nám povede, když v druhém svým jednáním a sdělením probudíme důvěru, že věci chceme posunout tím správným směrem a že nám na jeho potřebách a názorech záleží.

Z vlastní zkušenosti všichni víme, že když se s někým setkáme, potřebujeme nejprve nějaký čas pro naladění a rozhovoření. Cítíme, že mít chvíli času, abychom se mohli bezpečně otevřít a svobodně se vyjádřit k tomu, proč jsme se potkali, je zásadní. K vytvoření příslušné raportové atmosféry nám poslouží takové jednoduché úkony, jako je pozdrav s úsměvem, otázka Jak se máte?, sdělení vlastní nálady, vyjádření otevřenosti a podpory.

Z úvodní raportové fáze rozhovoru se můžeme posunout k projednávání a řešení příslušného tématu. Abychom „uhlídali“ směr rozhovoru a dosáhli potřebného výsledku, potřebujeme si uvědomit, k čemu chceme dojít, a definovat si cíl hovoru. Když víme kam, začne se objevovat jak. Pokud jste iniciátoři rozhovoru, rozmyslete si předem, k čemu chcete dojít a jaký výsledek je pro vás na konci přijatelný. Pokud je iniciátorem druhý, ptejte se, k čemu by on rád s vámi v hovoru došel.

Dalším pravidlem, které nám zaručí, že náš raport se prohloubí a my budeme v rozhovoru takzvaně „v obraze“, je, že vědomě zaměříme svou pozornost k naslouchání tomu, co druhý skutečně říká. Naslouchání je komunikační dovednost, která nám zajišťuje, že se dozvíme, co druhý chce či nechce, co potřebuje. Zaručuje, že naše odpověď bude opravdu reagovat na obsah slov druhého. To se nám povede v okamžiku, kdy odložíme stranou svoje přesvědčení a názory a začneme naslouchat s tzv. prázdnou hlavou. Poměrně často se stává, že druhý začne hovořit, a dříve než dokončí myšlenku, my už dávno víme, co chtěl říct, jaké by mělo být řešení nebo jak by se věci měly udělat. Někdy se neudržíme a už v polovině věty mu skočíme do řeči.

Jednou se jeden profesor po několika hodinách rozhovoru se zen-buddhistickým mistrem zeptal: „Co je to Zen?“ Mistr uchopil konev s čajem a začal profesorovi nalévat a naléval dál, i když už čaj začal přetékat. „Dost už, přeléváte,“ znepokojeně vykřikl profesor. „Stejně tak i vaše hlava přetéká vlastními názory, jak by se tam mohlo ještě něco dál vejít?“ opáčil mistr.

Naslouchat s prázdnou hlavou tedy znamená, netvořit si názor dřív, než druhý dohovoří, nevědět dříve, co druhý potřebuje, a než to sám plně vyjádří. K dovednosti naslouchat se potřebujeme naučit, jak zastavit vnitřní tok myšlenek a přesvědčení v naší hlavě a jak si vybudovat respekt k druhému, i když má třeba odlišné názory nebo způsoby, jak věci řešit. Nejjednodušší způsob, jak si tuto dovednost osvojit, je vědomě zaměřit pozornost na slova druhého s uvědoměním: „Ještě není konec příběhu“. Nechte druhého domluvit a teprve potom reagujte, dáte tak najevo, že ho respektujete a že jeho slova mají váhu.

Do aktivního naslouchání patří ověřování faktů:

„Rozumím tomu dobře, že říkáš...?“

„Můžeš mi ještě popsat, jak si myslíš, že...?“

„Co máš přesně na mysli, když říkáš...?“

K vzájemnému porozumění můžeme přispět tím, že se budeme vyjadřovat jasně, stručně a srozumitelně. Jasnost si zajistíme, když budeme ctít zlaté pravidlo: „Obsah zprávy určuje příjemce.“ Nepředpokládejte, že druzí přesně vnímají, co říkáte. Uvědomme si, že naše sdělení je vždy pouze zkratkou toho, co se odehraje v naší mysli. Myslíme daleko komplexněji, než jsme schopni vyjádřit. Mějme na paměti, že to, co řekneme, je pouze tresť toho všeho, co se v naší mysli odehrává, a druhý si naše sdělení překládá do svého myšlenkového světa. Stručnost nám zajistí, že se druhý v naší příliš komplikované řeči neztratí nebo si naše slova nevyloží jinak. Srozumitelnost si uhlídáme, když se svým vyjadřováním přiblížíme mentalitě druhého. Pan Werich to v nadsázce vyjádřil následovně: „Vyjadřujeme se na jevišti tak, jako bychom hráli pro nosorožce.“ Je-li rozhovor delší, komplikovanější, snažte se ho rozdělit do celků po jednotlivých tématech, nepřeskakujte z jednoho na druhý a udělejte vždy nejprve závěr a pak přejděte dál.

Ověřujte si, jak vám druhý rozuměl:

„Jak tomu, co říkám, rozumíš?“

„K čemu z toho, co jsem řekl, se potřebuješ vrátit?“

Raport nenavážeme a dialog se nikam neposune, když si naše chování a naše slova odporují - něco druhému říkáme a něco jiného si myslíme nebo cítíme. Druhá strana instinktivně vnímá, že nejsme v souladu, nevěří nám a uzavře se. Pamatujme, že náš obličej se vyjadřuje dvěma sty mimickými svaly, nad kterými nemáme vládu, a druhý - na rozdíl od nás - je vidí. Sice je vnímá instinktivně a víceméně nevědomě, ale výsledný dojem přijímá skrze pocity. Možná, že jste to také zažili: „Tak krásně mluvila, ale něco mi na ní nesedělo.“ Uvědomte si, co vás vede k takovému jednání - nechcete kritizovat, antipatie, ohledy? Takovému jednání se říká vztahová hra. Prostřednictvím těchto her chceme získat určité výsledky nebo výhody, které bychom podle nás bez nich nezískali. Dostáváme se na hranici předstírání a manipulace.

Z dlouhodobějšího hlediska se takové hry nevyplácí, protože jsou druhými prohlédnutelné a emočně stále více nepřijatelné. Buďte autentičtí, na nic si nehrajte. Dovolte druhým, aby vždy věděli, na čem jsou, potom i vy budete vědět, na čem jste s nimi.

Někdy se stane, že máme nějakou starost a přesto musíme plnit své úkoly, mluvit s druhými a starost se nám stále vrací do mysli. Jindy si neseme emoce z jednoho setkání do druhého. Jsou to situace, kdy hrozí nebezpečí, že si druhá strana přivlastní vaši emoci, tón řeči, gesta, která patřila k jinému rozhovoru. Pokud se vám nedaří pustit své dojmy z dřívějších situací, je potřeba, abyste si jich byli vědomi, stručně je druhému sdělili a ujistili ho, že to není reakce na něj.

Na konci rozhovoru bychom si měli ověřit, zda se nám podařilo dosáhnout cíle, který jsme si na začátku stanovili. Měli bychom se loučit se srozumitelnými, odsouhlasenými závěry.

Jasným ukazatelem naší komunikace je, s jakou energií se loučíme - jsme vysílení a rozladění, nebo spokojení a příjemně nabytí?

Poslední myšlenky na závěr:

Nemusíme se vším, co druhý říká, souhlasit, ale můžeme vytvořit prostor pro vzájemné porozumění.

Nemusíme si ve všem rozumět, stačí, když se budeme vzájemně podporovat.