Efektivní řízení času

není záležitostí posledního století. Již staří Řekové rozlišovali dva druhy chápání času, a tedy dva typy lidí podle toho, jaký typ řízení času uznávají. Typy jsou pojmenovány podle postav řecké mytologie Kronos a Kairos.

Lidé představují dochvilnost, strukturovanost a kontinuitu. Umějí zacházet s vnějším časem, jsou velmi přesní a s respektem přistupují také k času ostatních. Pro je naopak typická spontánnost, umění zapomenout na objektivní čas. Lidé tohoto typu spoléhají na svůj cit a intuici. Mají často potíže při nakládání s časem, bývají chronickými opozdilci, málokdy mají představu o tom, kolik času zabere určitá činnost.

Poznáváte se v některém z uvedených typů? Pravdou je, že ne vždy jsme přesnými typy, ale většinou jeden z typů v nás převažuje. O řízení času se mluví i v klasické literatuře – připomeňme si i známé dílo J. W. Goetha, Faust, kde Mefistofeles říká:

Jak ale tedy konkrétně řídit svůj čas? Východiskem je zcela jistě vize stanovená v rámci seberozvoje. A veškeré činnosti, které děláme, by měly být podřízené této vizi. Pomůcku, která spojuje vizi a čas, vytvořil Steven R. Covey – jedná se o hodiny a kompas. Kompas představuje vizi, tedy směr, kterým se chceme ubírat. Pokud je tedy naší osobní vizí v pracovním životě např. obhájení funkce ředitele školy (a nyní pro mnohé vize velmi aktuální), musíme své aktivity směřovat k jejímu naplnění.

Vzhledem k tomu, že tento cíl je (kromě nás) v rukou zřizovatele, je nutná dobrá spolupráce právě s ním a uskutečnění jeho představ o kvalitní škole – např. navýšení počtu žáků, získání dalších finančních prostředků, spokojenost rodičů (neboť právě oni ho budou volit). Hodiny pak představují časové úseky věnované jednotlivým krokům pro naplnění vize. Např. dílčí vize navýšení počtu žáků představuje z hlediska hodin časové určení dílen pro předškoláky, dne otevřených dveří, termínu konzultací pro rodiče budoucích prvňáčků apod. Je známou pravdou, že většinou sledujeme hodiny a nikoliv kompas. Pak se nám ale prodlužuje cesta k cíli (pozor na to, milí kapitáni) a naše vize mizí za obzorem.

Teorii hodin a kompasu podporuje i řízení času podle nástroje (malá upoutávka na příští článek): první generace představuje úkol (co mám udělat) a druhá čas (kdy to udělat) – tedy jednoduché plánování. Třetí generace naznačuje cestu (jak to udělat) a čtvrtá pak důvod (proč to udělat, tedy je-li úkol či činnost v souladu s naší vizí). Pokud chceme postupovat efektivně, měli bychom vždy řídit čas podle čtvrté generace – tedy dělat pouze ty úkoly a činnosti, které jsou v souladu s naší vizí. Tento nástroj si můžeme ukázat třeba na organizaci dílen pro předškoláky.

První generaci představuje sama akce (dílny pro předškoláky – stačí lísteček na nástěnce), druhou generaci pak určení termínu (první pátek v lednu – už potřebujeme jednoduchý diář). Třetí generaci pak reprezentuje otázka „jak?“ (tedy konkrétní plán – rozpis zajišťujících učitelů, stanovení náplně, potřebné pomůcky...) a čtvrtou generaci pak ujištění, že tato akce směřuje k naplnění vize – získání většího počtu žáků do prvních tříd. Pro třetí a hlavně čtvrtou generaci už nestačí jednoduché diáře, ale je potřebné vytvořit si buď svůj vlastní myšlenkový systém, nebo sáhnout po dražších plánovacích nástrojích – papírových či elektronických.

A jak jste na tom vy osobně s efektivním využitím času? V následujícím testu označte políčko, které vystihuje uvedené tvrzení. Body uvedené v záhlaví (např. pokud zaškrtnete nikdy, je to 1 bod) sečtěte a pod tabulkou si přečtěte vyhodnocení.